Jak rozliczyć dodatek do wynagrodzenia z tytułu dojazdu do pracy?

Odpowiedź: Dodatek z tytułu dojazdu do pracy jest przychodem ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu na zasadach ogólnych – jeżeli nie jest on objęty zwolnieniem, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o PIT. Wspomniany dodatek podlega oskładkowaniu w ramach ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Dodatek z tytułu dojazdów do pracy uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, chyba że pracownik zachowuje do niego prawo w okresie pobierania tego zasiłku. Dodatek ten uwzględnia się też w podstawie wymiaru wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego i ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Dodatek z tytułu dojazdu do pracy jest przychodem ze stosunku pracy, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Przepis ten stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:

wynagrodzenia zasadnicze,

wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,

różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty

niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wspomniany dodatek podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Jednakże może on zostać zwolniony z opodatkowania w przypadku opisanym a art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o PIT. W myśl tego przepisu wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych jest zwrot kosztów dojazdu pracownika do zakładu pracy, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy wynika wprost z przepisów innych ustaw. Przepisami takimi są w szczególności:

W myśl art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy systemowej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej, do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracownika stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tych osób.

Na marginesie można zauważyć, że jak stanowi § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego, podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. W piśmie z 5 października 2018 r. Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (WPI/200000/43/1084/2018), wskazano, że w myśl § 2 ust. pkt 26 wspomnianego rozporządzenia, składki nie powinny być naliczane od przychodu jaki pracownik uzyskuje korzystając z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji przez co należy rozumieć korzystanie z transportu publicznego na podstawie przekazywanych przez pracodawcę biletów lub z transportu organizowanego przez pracodawcę.

Jednakże, zdaniem Centrali ZUS, na podstawie powołanego przepisu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie można dokonać wyłączenia wypłacanych pracownikom zryczałtowanych stałych kwot pieniężnych – tzw. dodatków do wynagrodzenia ustalonych w jednakowej wysokości przez pracodawcę dla uprawnionych pracowników. To skłania do wniosku, że dodatek z tytułu dojazdów do pracy, o którym mowa w pytaniu, nie podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Zgodnie z art. 36 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 2780), podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. W myśl art. 3 pkt 3 tej ustawy, przez wynagrodzenie rozumie się przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe. Zatem dodatek z tytułu dojazdów do pracy uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego.

Jeżeli jednak pracownik zachowywałby prawo do dodatku z tytułu dojazdów do pracy w okresie pobierania zasiłku chorobowego, zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, i jeżeli dodatek ten byłby wypłacany za okres pobierania tego zasiłku, to dodatku tego nie uwzględniałoby się przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego (art. 41 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa).

Zgodnie z § 6 i 14 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.), wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego i ekwiwalent pieniężny za urlop ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas nie zawinionego przez pracownika przestoju,

gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

W związku z tym dodatek z tytułu dojazdów do pracy uwzględnia się w podstawie wymiaru wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego i ekwiwalentu za urlop.