Czy wysłanie wniosku o urlop wypoczynkowy i jego akceptacja mogą być w formie e-maila?

Odpowiedź: Powszechnie obowiązujące przepisy nie wymagają, aby wnioski o urlop wypoczynkowy miały formę papierową z podpisem pracownika. W opisanym przypadku regulamin pracy mówi o konieczności podpisania przez pracodawcę złożonego przez podwładnego wniosku urlopowego. W mojej ocenie może to być podpis elektroniczny, którym pracodawca opatrzy e-mail wyrażający akceptację urlopu.

Pracownik nie może samodzielnie decydować o terminie wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Samo złożenie wniosku urlopowego nie uprawnia zatrudnionego do rozpoczęcia płatnego wypoczynku. Wielokrotnie podkreślano to w orzecznictwie sądowym, np.:

w wyroku Sądu Najwyższego z 10 listopada 1998 r. (sygn. akt I PKN 364/98), w którym wskazano, że skorzystanie przez pracownika z prawa do urlopu w sytuacji gdy z powodu długotrwałej nieobecności w pracy nie został objęty planem urlopów nie może nastąpić w dowolnym czasie, bez zgody pracodawcy;

w wyroku Sądu Najwyższego z 15 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 306/00), gdzie wyjaśniono, iż pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy.

Zaznaczmy, że przepisy Kodeksu pracy ani wydanych do niego rozporządzeń nie ustanawiają wymogu, by wnioski o urlop wypoczynkowy miały formę papierową z podpisem pracownika lub formę elektroniczną z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Z tego powodu uznaje się, że mogą być one składane przez pracowników w formie dokumentowej, czyli na dowolnym nośniku, np. e-mailem. Chyba że regulacje wewnątrzzakładowe stanowią inaczej. Zgodnie natomiast z:

art. 77² Kodeksu cywilnego, do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

art. 77³ Kodeksu cywilnego, dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

W przedstawionych okolicznościach zapisy regulaminu pracy stanowią, że pracodawca akceptuje wniosek urlopowy poprzez złożenie na nim podpisu. Skoro tak, to moim zdaniem w analizowanym przypadku dopuszczalne jest akceptowanie wniosków o urlop wypoczynkowy poprzez wiadomość mailową opatrzoną podpisem elektronicznym. Jak wynika z art. 18 ust. 1 ustawy z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczna weryfikowane za pomocą certyfikatu wywołują skutki prawne, jeżeli zostały złożone w okresie ważności tego certyfikatu. W konsekwencji oświadczenia woli wyrażane w postaci elektronicznej są prawnie skuteczne.

Na mocy art. 78¹ Kodeksu cywilnego:

do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym;

oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.