Poniżej wyjaśniam kilka istotnych kwestii, jakie mogą pojawić się w procesie wdrożania KSEF, warto je poznać, bo czasu jest już naprawdę niewiele.
1. Przyjrzyjmy się aktywnościom, na które wpłynie wprowadzenie KSeF. Niezbędne są analiza i harmonogram wdrożenia
Pierwszym etapem, zakładając, że przespaliśmy ostatnie kilka lat i nie interesowaliśmy się fakturami w ogóle, jest analiza przed wdrożeniem KSeF, która ma za zadanie zidentyfikować obszary przedmiotowe (nasza działalność, zakupy, sprzedaż) i podmiotowe (pracownicy odpowiedzialni za przyjmowanie, księgowanie, wystawianie faktur itd. – mogą to być również całe działy przedsiębiorstwa).
Kolejnym obszarem do wstępnego przejrzenia są używane przez nas dotychczas systemy fakturowe. Z dużym prawdopodobieństwem provider tego typu oprogramowania już się do tego przygotował. I wówczas unikniemy częstego problemu z KSEF, jakim jest brak kompatybilności z systemem. Z drugiej strony popularne systemy księgowe, które już mają moduły efakturowania, często oferują rozwiązania bardzo drogie. Alternatywnie mniejsze przedsiębiorstwa informatyczne oferują w obu tych przypadkach opracowanie i wdrożenie połączenia z KSeF-em i to dużo taniej, ale większość z nich jest już dość zajęta – co pokazuje, jak ważne jest niepopełnienie błędu wskazanego na wstępie.
W międzyczasie, jak już zakończymy wyżej opisany etap pierwszy, należy pogłębić tę analizę poprzez mapowanie obecnych procedur wystawiania i odbierania faktur w organizacji od strony tak przedmiotowej, jak i podmiotowej. Wynik tego badania powinien być spisany, jeżeli dotychczas nie mieliśmy ustalonych reguł i osób odpowiedzialnych w tym zakresie. Z wystawianiem i odbieraniem faktur związany jest obieg tych dokumentów. Powinno to być elementem mapowania procedur fakturowych.
Należy zauważyć, że przepisy o KSeF, nie modyfikują zasad wystawiania faktur, a jedynie sposób ich wystawiania. Przy tym nie wszystkie faktury będziemy musieli wystawiać w KSeF. Innymi słowy, zakres obowiązku wystawiania faktur i zakres wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie musi być w naszej jednostce tożsamy. Tematem, który powinniśmy zatem zbadać, jest właśnie zakres, w którym nie będziemy musieli wystawiać faktur ustrukturyzowanych. Wyjątki od obowiązku są bowiem zdecydowanie mniej liczne niż zakres obowiązku wystawiania faktur.
Zanim przejdziemy do kolejnego etapu warto opracować jego harmonogram, pamiętajmy bowiem, że wbrew pozorom czasu na wdrożenie KSeF nie jest zbyt dużo. Harmonogram taki powinien ściśle wskazywać nie tylko kolejne etapy/czynności konieczne do wdrożenia efakturowania, ale również osoby w przedsiębiorstwie (lub zewnętrzni usługodawcy) odpowiedzialne za ich wdrożenie. Unikałbym przy tym nadmiernej szczegółowości takiego dokumentu, określając raczej konieczne do osiągnięcia etapy niż sposoby ich realizacji, bo to raczej powinno leżeć po stronie osób odpowiedzialnych.
