KSeF 2.0: Poznaj nową wersję systemu i harmonogram zmian od 2026 roku

Wdrożenie KSeF 2.0

Terminy i grupy podatników

Ministerstwo Finansów potwierdza wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), w dwóch głównych etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

Okres przejściowy

i brak kar do końca 2026 roku

Do końca 2026 r.:

• będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
• nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
• nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)).

Testy KSeF

Od 30 września będzie można testować interfejs programistyczny (API) z KSeF 2.0 (czyli udostępnionej do użytkowania od 1 lutego 2026 r.) w sposób otwarty przez wszystkich integratorów i duże firmy.

Od listopada 2025 r. planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Wersja produkcja KSeF od 1 lutego 2025 r.

Produkcyjna wersja systemu, czyli pozwalająca na wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym, zostanie udostępniona 1 lutego 2026 r. Od tego momentu podmioty, które zostaną objęte obowiązkowym fakturowaniem, zgodnie z przedstawionym harmonogramem, będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF.

Certyfikat wystawcy faktury przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF

Podatnicy będą mogli pobierać certyfikat wystawcy faktury jeszcze przez datą wejścia w życie obowiązku KSeF, tj. od 1 listopada 2025 r. Wcześniejsze pobranie certyfikatu wystawcy faktury jest warunkiem koniecznym, by podatnik mógł wystawiać faktury w tzw. trybie offline, tj. w okresie trwania awarii lub niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, czy w sytuacji gdy podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie offline24 (art. 106nda projektu). Kwestie techniczne związane z pobraniem certyfikatu wystawcy faktury zostaną przedstawione w dokumencie „Specyfikacja oprogramowania interfejsowego”, który MF opublikuje w Biuletynie Informacji Publicznej Ministra Finansów.

Tryb „offline24” – nowa funkcjonalność w KSeF 2.0

Projekt zakłada wprowadzenie na stałe funkcjonalności umożliwiającej wystawianie faktur w tzw. trybie „offline24”.

Jak wyjaśnia MF, proponowane rozwiązanie odpowiada na dwa kluczowe potrzeby zgłaszane przez przedsiębiorców. Po pierwsze, ułatwia wystawianie i przekazywanie faktur podmiotom zagranicznym oraz tym, które nie posiadają NIP, w sposób dostosowany do ich potrzeb.

Po drugie, tryb „offline24” może być wykorzystywany w sytuacjach gdy pojawiają się problemy z wystawianiem lub przesyłaniem e-faktur do KSeF 2.0 – na przykład z powodu ograniczeń jakościowych w działaniu sieci.

Zaproponowane rozwiązanie, w połączeniu z uzupełnieniem rozwiązań w zakresie trybu online wystawiania faktur w KSeF, realizuje rozwiązania, tj.:

• utrzymanie zasady przekazywania wyłącznie w KSeF faktur wystawianych między przedsiębiorcami,
• ułatwienie obiegu faktur w przypadku gdy nabywca, czy to krajowy, czy zagraniczny, nie posługuje się NIP na potrzeby wystawienia tej faktury,
• ułatwienie w identyfikacji obowiązku stosowania KSeF w przypadku podmiotów zagranicznych i krajowych,
• ujednolicenie daty wystawiania faktur w KSeF – zawsze, bez względu na to, czy faktura będzie wystawiona w trybie online, czy w trybie offline24, data wystawienia będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę.

Aplikacja mobilna KSeF 2.0 – zarządza-nie fakturami na smartfonie

Przedsiębiorcy będą mogli zarządzać fakturami, korzystając z bezpłatnej aplikacji mobilnej KSeF przygotowanej przez Ministerstwo Finansów. Dla przedsiębiorców korzystających już teraz z dobrowolnego KSeF jest ona dostępna do pobrania bezpłatnie w sklepach Google Play i App Store. Docelowo zostanie ona zaktualizowana do wersji KSeF 2.0, dzięki czemu obecni użytkownicy będą mogli płynnie przejść do realizacji obowiązku wystawiania e-faktur po 1 lutego 2026 r.

Po uwierzytelnieniu się Profilem Zaufanym użytkownicy mogą wystawiać, przeglądać oraz bezpieczne udostępniać faktury za pośrednictwem kanałów komunikacji elektronicznej. Aplikacja pozwala zarządzać profilami sprzedawcy, co jest szczególnie przydatne, gdy faktury są wystawiane w ramach różnych przedsiębiorstw. Dodatkowo, aplikacja mobilna pozwala na tworzenie listy nabywców i rachunków bankowych, które są przechowywane w prywatnej chmurze przedsiębiorcy, co realnie skraca czas wystawienia faktury.

Nabywcy, korzystając z Aplikacji Mobilnej KSeF będą mieli możliwość weryfikacji istnienia e-faktury w KSeF.

KSeF 2.0 i faktury dla konsumentów

W nowej wersji KSeF wystawianie e-faktur dla konsumentów będzie możliwe bez ich zgody, pod warunkiem zgłoszenia żądania wystawienia faktury.

Samo wystawienie faktury na rzecz konsumenta będzie wymagało uprzedniego zgłoszenia żądania wystawienia takiego dokumentu przez nabywcę (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT). Podatnik będzie natomiast obowiązany na żądanie konsumenta wydać mu e-fakturę poza KSeF (zgodnie ze zmienianym ust. 4 w art. 106gb), jak również zapewnić mu odpowiedni dostęp do wystawionej faktury w KSeF (zgodnie z art. 106gb ust. 6 ustawy KSeF).

Nowość: Faktura z załącznikiem w KSeF 2.0

Nowa wersja projektu zakłada możliwość przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem. Struktura logiczna FA(3) dla faktury z załącznikiem zostaje rozbudowana o dodatkowy, fakultatywny węzeł Zalacznik. Dane w załączniku do faktury będą miały więc postać ustrukturyzowaną. Dane te będą prezentowane w sposób elastyczny (podatnicy będą mieć możliwość samodzielnego definiowania zawartości niektórych pól) oraz uniwersalny (możliwe będzie wskazywanie danych specyficznych dla różnych branż – czyli danych, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT, lub danych ściśle z tymi danymi powiązanymi). Treści w załączniku będą pogrupowane w bloki danych, w ramach których znajdą się tabele wraz z ich opisami. 

Funkcjonalność przesyłania faktury z załącznikiem będzie dostępna dla podatników po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia te podatnicy będą mogli składać już od 1 stycznia 2026 r. Zakres danych, jakie powinno zawierać ww. zgłoszenie, oraz sposób postępowania w sprawie tych zgłoszeń i wymagania techniczne, jakie powinny być spełnione przy wystawianiu faktur, zostaną określone w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy, wydanym na podstawie art. 106r.

Przesyłanie faktury z załącznikiem do KSeF nie będzie obowiązkowe. Zakres podmiotów mogących przesyłać e-fakturę z załącznikiem nie zostanie ograniczony do konkretnych branż, jednakże rozwiązanie to zostało zaprojektowane z myślą o przedsiębiorcach, którzy w załączniku do faktury zamieszczają rozbudowane dane w zakresie jednostki miary, ilości i ceny towaru lub usługi.