Jak upoważnić pracownika do wystawiania faktur w KSeF

Odpowiedź: Przedsiębiorca nie musi posiadać specjalnego certyfikatu, aby upoważnić pracownika do wystawiania faktur w KSeF. Wystarczy nadanie odpowiednich uprawnień i zapewnienie pracownikowi możliwości uwierzytelnienia się w systemie. Certyfikaty wystawcy faktur są dodatkowym narzędziem zwiększającym bezpieczeństwo i ciągłość wystawiania faktur.

Do korzystania z Krajowego Systemu eFaktur niezbędne jest posiadanie uprawnień. System opiera się na modelu poświadczeń i daje możliwość dostosowania dostępu do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstw i osób z nimi współpracujących. Użytkownik musi przejść proces uwierzytelnienia i autoryzacji w systemie. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot przez niego upoważniony, taki jak biuro rachunkowe lub konkretna osoba fizyczna.

Zgodnie z informacjami zawartymi w oficjalnej dokumentacji KSeF, uprawnionymi do korzystania z systemu są:

1. Podatnik (sprzedawca) – posiada pełne uprawnienia właścicielskie, w tym do nadawania, zmiany i odbierania uprawnień, wystawiania oraz odbierania faktur.

2. Osoba fizyczna upoważniona przez podatnika – może otrzymać uprawnienia do wystawiania i/lub odbierania faktur oraz opcjonalnie, do nadawania dalszych uprawnień.

3. Podmiot niebędący osobą fizyczną (np. biuro rachunkowe) – może zostać upoważniony przez podatnika do wystawiania i odbierania faktur. Taki podmiot może następnie nadawać uprawnienia swoim pracownikom.

4. Jednostki samorządu terytorialnego (JST) i członkowie grup VAT – mogą korzystać z KSeF w kontekście podmiotu nadrzędnego, na podstawie dodatkowych uprawnień.

5. Komornik sądowy oraz organ egzekucyjny – posiadają uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika oraz dostępu do tych faktur.

W Krajowym Systemie e-Faktur występują uprawnienia do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
• wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
• wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika dokumentujących transakcje, których podatnik jest stroną jako nabywca, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Nadać, zmienić lub odebrać uprawnienia w systemie można na dwa sposoby:

1) elektronicznie (najszybciej i najprościej) - podatnik lub inny uprawniony podmiot po zalogowaniu się na platformie KSeF (ksef.mf.gov.pl) wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień pracownikowi (takich jak numer NIP lub PESEL oraz określenie zakresu uprawnień),

2) w postaci papierowej (dla podmiotów, które nie mogą skorzystać z elektronicznej weryfikacji) przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określa załącznik do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Pracownik, któremu nadano uprawnienia, musi uwierzytelnić się w systemie KSeF, np. za pomocą profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo ciągiem znaków alfanumerycznych przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w określony sposób (§ 5 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur).

Zgodnie z wcześniejszymi komunikatami przedsiębiorcy mogą ubiegać się o certyfikaty wystawcy faktur, które umożliwią bezpieczne uwierzytelnienie w KSeF, również w trybie awaryjnym. Certyfikaty te są przydatne w sytuacjach awaryjnych, takich jak praca offline i mogą być wykorzystywane zarówno przez podatników, jak i przez upoważnionych przez nich pracowników.

Na dzień 27 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów nie opublikowało jeszcze zaktualizowanej dokumentacji API Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zawierającej szczegóły dotyczące certyfikatu wystawcy faktury. Zgodnie z oficjalnym komunikatem, dokumentacja ta ma zostać udostępniona do końca czerwca 2025 r., jednak do chwili obecnej nie została opublikowana.

Podsumowując, przedsiębiorca nie musi posiadać specjalnego certyfikatu, aby upoważnić pracownika do wystawiania faktur w KSeF. Wystarczy nadanie odpowiednich uprawnień i zapewnienie pracownikowi możliwości uwierzytelnienia się w systemie. Certyfikaty wystawcy faktur są dodatkowym narzędziem zwiększającym bezpieczeństwo i ciągłość wystawiania faktur.