Czy urlop bezpłatny wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego?

Odpowiedź: Za 2024 rok pracownikowi będzie przysługiwać urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym wynoszącym łącznie 22 dni, a za 2025 r. – 16 dni.

Nie ma przeciwwskazań prawnych do kontynuowania stosunku pracy z pracownikiem, któremu przyznano rentę z tytułu częściowej niezdolności do pracy. W związku z powyższym, pracodawca może takiemu pracownikowi udzielić urlopu bezpłatnego, na czas uzgodniony z pracownikiem. Artykuł 174 Kodeksu pracy w § 1-3 stanowi bowiem, że na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Przy udzielaniu urlopu bezpłatnego, dłuższego niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.

Jak wynika z treści pytania, wolą stron jest korzystanie przez pracownika z urlopu bezpłatnego w okresie od 3 lipca 2024 r. do 31 lipca 2025 r. Dlatego też należy zastosować art. 1552 § 1 pkt 1 i § 2 Kodeksu pracy. Mówi on o tym, że przepis art. 1551 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy (o proporcjonalnym wymiarze urlopu wypoczynkowego) stosuje się odpowiednio do pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie urlopu bezpłatnego. Jeżeli okres urlopu bezpłatnego przypada po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu. Chyba że przed rozpoczęciem tego okresu pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.

Jeżeli okres urlopu bezpłatnego obejmuje przełom roku kalendarzowego, wówczas równocześnie należy stosować § 1 i 2 artykułu art. 1552 Kodeksu pracy – w części przypadającej na 2024 rok okres nieświadczenia pracy redukuje urlop wypoczynkowy przysługujący pracownikowi za ten rok, a w części przypadającej na 2025 r. dzień nabycia prawa do urlopu wypoczynkowego za ten rok zostaje odsunięty do momentu stawienia się pracownika do pracy po okresie nieobecności w pracy. W chwili ustania okresu, w którym pracownik nie nabywa prawa do urlopu, prawo pracownika do urlopu powstaje w wymiarze proporcjonalnym do liczby miesięcy pozostałych do końca tego roku kalendarzowego (M. Gersdorf, Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV, 2024).

Obliczając proporcjonalne wymiary urlopu za 2024 r. i 2025 r., należy odpowiednio zastosować art. 1551 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, z którego wynika, że pracownikowi, który nie przepracował całego roku kalendarzowego, przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym.

Przy ustalaniu proporcjonalnego wymiaru urlopu wypoczynkowego, kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi w skali roku. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Niepełny dzień urlopu wypoczynkowego zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 1552a § 1 i 2, art. 1553 § 1 Kodeksu pracy).

Jeżeli okresy nieobecności w pracy wymienione w art. 1552 § 1 Kodeksu pracy obejmują części miesięcy kalendarzowych, przy proporcjonalnym obniżeniu wymiaru urlopu wypoczynkowego, zgodnie z art. 1552 § 2 Kodeksu pracy, za miesiąc uważa się łącznie 30 dni (§ 2 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Jak wynika z informacji podanej w pytaniu, przysługujący pracownikowi urlop wypoczynkowy w skali roku ma wymiar 36 dni. Wynika to prawdopodobnie z posiadanego przez pracownika prawa do 10 dni dodatkowego urlopu wypoczynkowego przysługującego osobie niepełnosprawnej w stopniu znacznym lub umiarkowanym (art. 19 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Dominuje pogląd, że proporcjonalny wymiar należy obliczyć osobno dla zwykłego urlopu wypoczynkowego (26 dni w skali roku, w przypadku stażu pracy wynoszącego co najmniej 10 lat – patrz art. 154 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy) i dodatkowego urlopu wypoczynkowego (10 dni w skali roku). Następnie należy wyniki zsumować.

W okolicznościach opisanych w pytaniu, za 2024 rok będzie przysługiwać pracownikowi urlop w wymiarze proporcjonalnym odpowiadający 7 miesiącom (styczeń–lipiec 2024 roku, lipiec nie zostaje potraktowany jako miesiąc korzystania z urlopu bezpłatnego, ponieważ urlop ten nie obejmuje 30 dni lipca, lecz 29 dni). Natomiast za 2025 r., przy założeniu, że pracownik pozostanie w zatrudnieniu przynajmniej do 31 grudnia 2025 r., będzie on miał prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym, odpowiadającym 5 miesiącom (sierpień-grudzień 2025 r.).

Za 2024 rok pracownikowi przysługiwać będzie urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym wynoszącym łącznie 22 dni, zgodnie z obliczeniem:

• 26 dni × 7/12 = 15,17 dnia ≈ 16 dni,

• 10 dni × 7/12 = 5,83 dnia ≈ 6 dni,

• 16 dni + 6 dni = 22 dni.

Za 2025 r. pracownikowi przysługiwać będzie urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym wynoszącym łącznie 16 dni, zgodnie z obliczeniem:

• 26 dni × 5/12 = 10,83 dnia ≈ 11 dni,

• 10 dni × 5/12 = 4,17 dnia ≈ 5 dni,

• 11 dni + 5 dni = 16 dni.

Urlop wypoczynkowy zaległy za lata 2022 i 2023 będzie przysługiwać pracownikowi w niezmienionym wymiarze. Korzystanie z urlopu bezpłatnego na przełomie lat 2024 i 2025 nie wpłynie na zmianę urlopu wypoczynkowego za lata 2022 i 2023.