Pytanie: Organizacja ma zatrudnić od marca nowego pracownika. Chcemy mu wypłacać dodatek relokacyjny w wysokości 2.000 zł miesięcznie w związku z jego przeprowadzką z innego miasta. Czy ten dodatek będzie kosztem dla jednostki? Czy od dodatku należy naliczyć składki ZUS i podatek? Czy wypłatę dodatku należy ująć w umowie o pracę jako dodatkowy składnik wynagrodzenia?

Odpowiedź: Wydatek na wypłacany dodatek relokacyjny spełnia warunki uznania go za koszt podatkowy.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Tym samym kosztami podatkowymi mogą być wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto wydatek takie nie może znajdować się w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Nie można zaliczyć do kup darowizn. Jednak tutaj mamy do czynienia ewidentnie ze świadczeniem ekwiwalentnym, wynikającym z umowy o pracę – należy ten dodatek wpisać do umowy o pracę.

W mojej ocenie wydatek na wypłacany dodatek relokacyjny spełnia warunki uznania go za koszt podatkowy. Został on bowiem poniesiony w celu uzyskania przychodu. Dodatek ten to element wynagrodzenia pracownika. Wydatki na wynagrodzenia dla pracowników stanowią zaś koszt pracodawcy. Za taki koszt uznawane jest wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, ale też różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty.

Dodatek relokacyjny jest świadczeniem pieniężnym, które, co do zasady, podlega opodatkowaniu PIT. Zgodnie jednak z art. 21 ust. 1 pkt 14 ustawy o PIT, wolne od podatku są kwoty otrzymywane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym, do wysokości 200% wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienie.

Kwota otrzymywana przez pracownika z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłki na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym nie stanowi podstawy wymiaru składek – do wysokości nieprzekraczającej kwoty, która z tego tytułu została zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych

Podstawa prawna:

§ 2 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728),

art. 21 ust. 1 pkt 14 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 226),

art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 2805).

Autor: Katarzyna Siwiec

Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Marii Curie–Skłodowskiej w Lublinie oraz podyplomowych studiów na kierunku Podatki w krajowym i międzynarodowym obrocie gospodarczym w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie i na kierunku Rachunkowość i finanse przedsiębiorstw. Autorka i współautorka książek i artykułów prasowych. Pełnomocnik procesowy uczestniczący w postępowaniach przed organami administracji, sądami powszechnymi, administracyjnymi i polubownym sądem przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie.