Koszty w organizacjach pozarządowych – jak je analizować i optymalizować?

Organizacje pozarządowe (NGO) odgrywają kluczową rolę w rozwiązywaniu problemów społecznych, wspieraniu lokalnych społeczności i promowaniu wartości, które często są pomijane przez sektor publiczny czy komercyjny. Należy tu głównie wyróżnić fundacje i stowarzyszenia.

Pierwsze z nich należy rozumieć jako organizacje powoływane przez fundatora, które działają na podstawie przekazanego majątku w celu realizacji zadań społecznie użytecznych. Natomiast stowarzyszenie to dobrowolne zrzeszenie osób fizycznych, które wspólnie realizują określony cel na zasadach samorządności i dobrowolności.

Działanie takich jednostek wiąże się jednak z koniecznością efektywnego zarządzania finansami, w tym kontrolowania i optymalizowania kosztów. Zrozumienie struktury wydatków oraz ich wpływu na funkcjonowanie organizacji to nie tylko wyzwanie, ale i podstawa długoterminowej stabilności.

Artykuł koncentruje się na rodzajach kosztów, jakie ponoszą NGO, w jaki sposób można je planować i analizować.

W jednostkach NGO koszty można podzielić na:

1)     Koszty działalności statutowej – wydatki związane wyłącznie z realizacją misji organizacji, czyli jej celów określonych w statucie;

2)     Koszty działalności gospodarczej – wydatki prowadzące do uzyskania korzyści majątkowych dla fundacji lub stowarzyszenia.

Pierwsza z wymienionych kategorii odnosi się do organizacji warsztatów, szkoleń czy też wydarzeń kulturowych. Druga z nich obejmują: zakup towarów i usług przeznaczonych do sprzedaży, wynagrodzenia pracowników związanych z tą działalnością oraz wydatki na marketing i reklamę oferowanych produktów lub usług.

W ewidencji księgowej należy wyszczególnić te typy działalności, aby poprawnie skalkulować ewentualny podatek dochodowy. Dotyczy on jedynie działalności gospodarczej.

Zwyczajowo przyjąć można rozgraniczenie na pierwszym poziomie analityki, tzn. zaraz za syntetycznym podziałem konta lub podzielić konta w zakładowym planie kont na te przeznaczone do ewidencji statutowej oraz gospodarczej, na przykład:

• 430 – koszty wynagrodzeń działalności statutowej,
• 431 – koszty wynagrodzeń działalności gospodarczej.

Problematyczne w takiej sytuacji może być wyodrębnienie dla księgowego, co należy zakwalifikować do kosztów działalności statutowej, a co gospodarczej. Stąd też dobrą praktyką jest prośba do osób przedstawiających dany wydatek do rozliczenia o opisanie go z uwzględnieniem powyższej kwestii.

Odmiennie do ewidencji kosztów w jednostkach prowadzących wyłącznie działalność gospodarczą (mikro, małe, inne wg definicji określonej w uor), w rachunku zysków i strat dla jednostek pozarządowych (zał. 6 do uor) należy wyodrębnić przychody i koszty związane odrębnie z tymi dwoma typami działalności. Część B tego elementu sprawozdania składa się z:

1. Kosztów nieodpłatnej działalności pożytku publicznego,
2. Kosztów odpłatnej działalności pożytku publicznego,
3. Kosztów pozostałej działalności statutowej.

Koszty nieodpłatnej działalności pożytku publicznego to wydatki ponoszone przez organizację na realizację bezpłatnych działań zgodnych z celami statutowymi, służących ogółowi. Obejmują one wydatki związane bezpośrednio z realizacją działań statutowych, które są bezpłatne dla beneficjentów. Przykładem mogą być koszty zakupu materiałów edukacyjnych rozdawanych podczas bezpłatnych warsztatów dla dzieci, wynagrodzenie prelegentów prowadzących darmowe wykłady, wynajem sali na bezpłatne wydarzenie kulturalne, druk ulotek i broszur promujących działania społeczne czy zakup sprzętu medycznego przekazywanego nieodpłatnie potrzebującym.

Koszty odpłatnej działalności pożytku publicznego to wydatki związane z realizacją działań statutowych organizacji, za które pobierane są opłaty, jednak ich celem nie jest osiąganie zysku, lecz pokrycie kosztów tych działań społeczeństwa lub określonej grupie beneficjentów. Obejmują one wydatki związane z realizacją działań statutowych, za które pobierane są opłaty pokrywające wyłącznie koszty tych działań, bez generowania zysku. Przykładami są koszty materiałów do warsztatów artystycznych, gdzie uczestnicy ponoszą niewielką opłatę za udział, wynagrodzenie instruktora prowadzącego płatne zajęcia sportowe, organizacja płatnych szkoleń lub kursów, takich jak pierwsza pomoc, oraz druk materiałów edukacyjnych sprzedawanych uczestnikom konferencji.

Koszty pozostałej działalności statutowej to wydatki związane z realizacją celów statutowych organizacji, które nie mieszczą się w ramach odpłatnej lub nieodpłatnej działalności pożytku publicznego, lecz nadal służą misji organizacji. Obejmują one wydatki związane z realizacją celów organizacji, które nie mieszczą się w ramach odpłatnej lub nieodpłatnej działalności pożytku publicznego. Przykładem mogą być koszty organizacji spotkania integracyjnego dla wolontariuszy, zakup materiałów biurowych na potrzeby codziennego funkcjonowania organizacji, utrzymanie strony internetowej promującej działania statutowe czy zakup sprzętu do archiwizacji dokumentów związanych z realizacją misji organizacji.

Z całą pewnością prowadzać ewidencję kosztów, zgodnie z art. 10 ust. 1 uor należy dokonać odpowiednich zapisów w polityce rachunkowości, jeżeli jednostka ta jest nastawiona wyłącznie na realizację zadań statutowych. Stąd też w dokumencie tym powinny znaleźć się następujące postanowienia:

1)     Koszty dzieli się na odpowiednie rodzaje działalności, w tym nieodpłatną działalność pożytku publicznego, odpłatną działalność pożytku publicznego, działalność gospodarczą oraz administracyjną.

2)     Koszty bezpośrednie przypisuje się bezpośrednio do konkretnych projektów lub działań, takich jak wynagrodzenia osób prowadzących warsztaty, koszty wynajmu pomieszczeń lub zakup materiałów edukacyjnych.

3)     Koszty pośrednie, takie jak wynajem biura, media, usługi telekomunikacyjne czy obsługa administracyjna są rozliczane proporcjonalnie do różnych rodzajów działalności na podstawie przyjętej metodologii alokacji.

4)     Każdy projekt finansowany z dotacji ma przypisane odrębne konta analityczne, które umożliwiają szczegółowe rozliczenie kosztów w zgodzie z budżetem projektu.

5)     Koszty kwalifikowalne, które mogą być pokryte z dotacji, są wyraźnie wyodrębniane w ewidencji, natomiast koszty niekwalifikowalne ujmuje się na kontach związanych z ogólną działalnością statutową.

6)     Środki trwałe wykorzystywane w działalności statutowej są amortyzowane zgodnie z przyjętą polityką amortyzacyjną, a koszty amortyzacji są przypisywane do odpowiednich rodzajów działalności w oparciu o stopień ich wykorzystania.

7)     Koszty administracyjne, takie jak utrzymanie biura, obsługa księgowa czy wynagrodzenie zarządu są alokowane proporcjonalnie do działalności statutowej oraz gospodarczej na podstawie ustalonego klucza podziału, np. liczby godzin pracy lub udziału przychodów. Tu jednak dla „bezpieczeństwa podatkowego”^[1] autor zaleca kwalifikację jako koszty ogólnego zarządu organizacji.

8)     Wszystkie wydatki muszą być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi, takimi jak faktury, rachunki czy listy płac, które jasno wskazują, z jaką działalnością lub projektem są związane.

Powyżej omówiono strukturę kosztów w organizacjach pozarządowych, dzieląc je na koszty działalności statutowej (nieodpłatne, odpłatne i pozostałe) oraz gospodarczej, podkreślając konieczność ich precyzyjnego rozgraniczenia i ewidencji. Koszty statutowe dotyczą realizacji misji organizacji, jak warsztaty czy wydarzenia, a gospodarcze – uzyskiwania korzyści majątkowych. Wskazano praktyki księgowe, takie jak alokacja kosztów bezpośrednich i pośrednich, rozliczanie dotacji czy polityka amortyzacyjna, co wspiera efektywne zarządzanie finansami oraz zgodność z przepisami. Podkreślono znaczenie dokumentacji i klarowności w przypisywaniu wydatków do odpowiednich działań.

Analizowanie i prognozowanie kosztów w NGO zaczyna się od podziału wydatków na kategorie, takie jak działalność statutowa oraz gospodarcza, a także na koszty bezpośrednie i pośrednie. Podział ten pozwala zrozumieć, które obszary generują największe wydatki. Analiza historyczna obejmuje przegląd danych finansowych z poprzednich lat, identyfikację trendów oraz sezonowości. Umożliwia to porównanie rzeczywistych kosztów z planowanymi i określenie odchyleń, co jest kluczowe dla wyciągania wniosków i lepszego planowania budżetu.

Szczegółowe budżetowanie każdego projektu lub działania pozwala na uwzględnienie zarówno kosztów bezpośrednich, jak i pośrednich, a także rezerw na nieprzewidziane wydatki. Koszty pośrednie, takie jak koszty administracyjne, powinny być przypisywane proporcjonalnie do różnych działań na podstawie przyjętych kluczy podziału, np. liczby godzin pracy. Prognozowanie kosztów opiera się na analizie trendów, modelowaniu scenariuszy oraz uwzględnieniu czynników zewnętrznych, takich jak inflacja czy zmiany w przepisach, co pozwala na realistyczne przewidywanie przyszłych wydatków.

Regularne monitorowanie kosztów i ich porównywanie z prognozami umożliwia szybkie reagowanie na odchylenia od budżetu. Raportowanie szczegółowych wyników finansowych do zarządu i interesariuszy zwiększa transparentność i zaufanie. Wdrożenie szczegółowej ewidencji kosztów, z odrębnymi kontami analitycznymi dla każdego projektu, pozwala śledzić wydatki w czasie rzeczywistym i dostosowywać działania do bieżącej sytuacji. Te działania wspierają efektywne zarządzanie finansami i stabilność organizacji.