organizacje pozarządowe

Klasyfikacja rozrachunków i roszczeń

W praktyce spotyka się wiele różnych typów rozrachunków, które można klasyfikować według wielu kryteriów, np. rozrachunki (należności i zobowiązania) długo- i krótkoterminowe, z tytułu dostaw i usług, publicznoprawne, wobec pracowników, wobec jednostek powiązanych i pozostałych, inne. Efekt tych klasyfikacji został odzwierciedlony przede wszystkim w układzie bilansu według ustawy o rachunkowości.

Co istotne, w samej uor nie znajdziemy definicji należności. Należy ją wyprowadzać z ogólnej definicji aktywów, czyli są to kwoty o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, których otrzymania jednostka się spodziewa (zatem przyniosą korzyści ekonomiczne). Ogólnie należy stwierdzić, że należność to uprawnienie osoby fizycznej lub prawnej do otrzymania w określonym terminie określonego świadczenia rzeczowego lub pieniężnego od innej osoby fizycznej lub prawnej. Są to wszelkie przewidywane wpływy środków pieniężnych, będące efektem prowadzonej działalności – środki jednostki gospodarczej obecnie będące w dyspozycji innych jednostek (jej kontrahentów). Należność prezentuje prawo do otrzymania zapłaty od tego kontrahenta, dłużnika jednostki na określonych w umowie zasadach, w określonym terminie i kwocie.

W przeciwieństwie do należności w uor znajduje się definicja zobowiązań. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 20 uor zobowiązania to wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki. Dodatkowo wprowadzone są definicje zobowiązań finansowych (art. 3 ust. 1 pkt 27 uor) – zobowiązanie jednostki do wydania aktywów finansowych albo do wymiany instrumentu finansowego z inną jednostką, na niekorzystnych warunkach) zobowiązań warunkowych (art. 3 ust. 1 pkt 28 uor) – obowiązek wykonania świadczeń, których powstanie jest uzależnione od zaistnienia określonych zdarzeń.

Zgodnie z uor wyróżnimy przede wszystkim podział na należności i zobowiązania:

• długoterminowe i krótkoterminowe,

• od jednostek powiązanych i od pozostałych jednostek.

Ze względu na stopień wymagalności warto wskazać należności i zobowiązania:

• prawidłowe (terminowe),

• przeterminowane (w tym przedawnione).

Ze względu na stopień realności rozróżnimy szczególnie należności:

• pewne,

• wątpliwe,

• sporne,

• nieściągalne.

W ramach klasyfikacji przedmiotowej (według tytułów) należy wskazać na należności z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty do 12 miesięcy i powyżej 12 miesięcy, z tytułu podatków, dotacji, ceł i ubezpieczeń społecznych, inne należności, dochodzone na drodze sądowej.

Natomiast wśród zobowiązań wyróżnić należy zobowiązania z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności do 12 miesięcy i powyżej 12 miesięcy, kredyty i pożyczki, z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych, inne zobowiązania finansowe, zaliczki otrzymane na dostawy, zobowiązania wekslowe, z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń i innych świadczeń, z tytułu wynagrodzeń i inne. Szczególnym rodzajem zobowiązań są także fundusze specjalne.

Powyższe wyróżnienie opiera się na propozycji prezentacji należności i zobowiązań według ustawy o rachunkowości (załącznik nr 1), ale nie jest to oczywiście katalog zamknięty.

Z punktu widzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych zwykle należy wskazać wiele wyodrębnionych kont, na których będziemy odrębnie ujmować:

• należności i zobowiązania z tytułu dostaw towarów i usług;

• otrzymane i udzielone zaliczki na poczet dostaw i usług;

• rozrachunki z tytułu dostaw środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych, inwestycji w nieruchomości i prawa;

• należności i zobowiązania publicznoprawne;

• należności i zobowiązania z tytułu rozrachunków z pracownikami, zleceniobiorcami czy wolontariuszami;

• należności i zobowiązania z tytułu operacji finansowych, najmu, dzierżawy, leasingu;

• należności i zobowiązania z tytułu rozrachunków wewnątrzzakładowych jednostki z jej oddziałami;

• odpisy aktualizujące wartość należności;

• różnice kursowe z wyceny rozrachunków w walutach obcych;

• roszczenia, czyli należności w części lub całości kwestionowane przez kontrahentów, w tym należności sporne dochodzone na drodze sądowej (również te, które są objęte postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym).

Na kontach zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia” są ewidencjonowane w szczególności:

• należności i zobowiązania z tytułu dostaw towarów i usług (20 i 21);

• otrzymane i udzielone zaliczki na poczet dostaw i usług (20 i 21);

• rozrachunki z tytułu dostaw środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych, inwestycji w nieruchomości i prawa (24);

• należności i zobowiązania publicznoprawne (22);

• należności i zobowiązania z tytułu rozrachunków z pracownikami, zleceniobiorcami czy wolontariuszami (23);

należności i zobowiązania z tytułu operacji finansowych, najmu, dzierżawy, leasingu (24);

• należności i zobowiązania z tytułu rozrachunków wewnątrzzakładowych jednostki z jej oddziałami (24);

• należności i zobowiązania z tytułu udzielonych lub otrzymanych pożyczek (24);

• odpisy aktualizujące wartość należności (28);

• różnice kursowe z wyceny rozrachunków w walutach obcych (20, 21, 23, 24);

• roszczenia, czyli należności w części lub całości kwestionowane przez kontrahentów, w tym należności sporne dochodzone na drodze sądowej (również te, które są objęte postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym) (24).

Obowiązek prowadzenia ewidencji analitycznej wynika wprost z art. 17 ust. 1 uor. Ewidencja ta powinna uwzględniać wymagane prezentacyjnie tytuły i rodzaje należności i zobowiązań. Ustawa o rachunkowości wymaga co najmniej podziału prezentacyjnego, jeśli organizacja będzie sporządzała sprawozdanie finansowe według załącznika nr 1 do uor:

Aktywa – należności	Pasywa – zobowiązania
III. Należności długoterminowe 1. Od jednostek powiązanych 2. Od pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale 3. Od pozostałych jednostek	1. Wobec jednostek powiązanych 2. Wobec pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale 3. Wobec pozostałych jednostek a) kredyty i pożyczki b) z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych c) inne zobowiązania finansowe d) zobowiązania wekslowe e) inne
II. Należności krótkoterminowe 1. Należności od jednostek powiązanych a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty: – do 12 miesięcy – powyżej 12 miesięcy b) inne 2. Należności od pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty: – do 12 miesięcy – powyżej 12 miesięcy b) inne 3. Należności od pozostałych jednostek a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty: – do 12 miesięcy  – powyżej 12 miesięcy b) z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych c) inne d) dochodzone na drodze sądowej	III. Zobowiązania krótkoterminowe 1. Zobowiązania wobec jednostek powiązanych a) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności: – do 12 miesięcy – powyżej 12 miesięcy b) inne 2. Zobowiązania wobec pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale a) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności: – do 12 miesięcy – powyżej 12 miesięcy  b) inne 3. Zobowiązania wobec pozostałych jednostek a) kredyty i pożyczki b) z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych c) inne zobowiązania finansowe d) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności: – do 12 miesięcy  – powyżej 12 miesięcy e) zaliczki otrzymane na dostawy i usługi f) zobowiązania wekslowe g) z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych h) z tytułu wynagrodzeń i) inne

Organizacje, o których mowa w art. 3 ust. 2 udpp, z wyjątkiem spółek kapitałowych oraz jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 tej ustawy, czyli:

• organizacje pozarządowe – osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, w tym fundacje i stowarzyszenia (z wyłączeniem spółek kapitałowych) niebędące jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych lub przedsiębiorstwami, instytutami badawczymi, bankami i spółkami prawa handlowego będącymi państwowymi lub samorządowymi osobami prawnymi oraz niedziałające w celu osiągnięcia zysku;

• osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego;

• stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego,

jeśli będą sporządzały sprawozdanie finansowe według załącznika nr 6 do uor, prezentują jedynie podstawowy podział należności i zobowiązań w bilansie, zatem mogą ograniczyć rozbudowę kont analitycznych.

W praktyce nawet w tych jednostkach, które przygotowują sprawozdanie według załącznika nr 1, nie bedą wystepowały transakcje z podmiotami powiązanymi, ponieważ zgodnie art. 3 ust. 1 pkt 37–43 uor organizacje niebędące spółkami prawa handlowego nie mogą być uznane za jednostki zależne i jednostki dominujące. Nawet jeśli posiadają udziały i akcje innych podmiotów.

Zauważyć należy, że kredyty i pożyczki zarówno zaciągnięte, jak i udzielone podlegają ewidencji nie w zespole 2, lecz w zespole 1.

Szczególną grupą należności są należności dochodzone na drodze sądowej. Zalicza się do nich wszelkie należności skierowane na drogę postępowania sądowego, co do których nie zapadł prawomocny wyrok sądowy. Dotyczy to nie tylko należności z tytułu dostaw i usług, lecz również powstałych z innych tytułów, niespłaconych przez dłużników.

Wycena należności i zobowiązań

Na dzień bilansowy jednostka wycenia rozrachunki z kontrahentami:

a) należności – w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 28 ust. 1 pkt 7 uor),

b) zobowiązania – w kwocie wymagającej zapłaty (art. 28 ust. 1 pkt 8 uor).

Wycena na dzień bilansowy należności od kontrahentów z zachowaniem zasady ostrożności oznacza konieczność zweryfikowania, czy ustalona na dzień bilansowy kwota wymaganej zapłaty odpowiada na ten dzień realnej wartości należności, tj. wartości możliwej do odzyskania (wartość odzyskiwalna). W przypadku gdy wartość należności możliwa do odzyskania na dzień bilansowy jest niższa od kwoty wymaganej zapłaty, jednostka odpowiednio obniża jej wartość przez dokonanie odpisu aktualizującego wartość należności.

Na dzień bilansowy jednostka ustala kwotę wymaganej zapłaty rozrachunków z kontrahentami w walucie obcej w sposób analogiczny do rozrachunków w walucie polskiej. Następnie kwotę wymaganej zapłaty w walucie obcej przelicza na walutę polską, stosując, zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 1 uor, obowiązujący na dzień bilansowy średni kurs ogłoszony dla danej waluty przez NBP.

Zazwyczaj kurs waluty obcej zastosowany do przeliczenia rozrachunków z kontrahentami w walutach obcych na walutę polską na moment ujęcia ich w księgach rachunkowych różni się od kursu waluty obcej zastosowanego do ich wyceny na dzień bilansowy. W konsekwencji powstają różnice kursowe:

1) dodatnie:

a) dla należności, gdy kurs waluty obcej na dzień bilansowy jest wyższy od kursu na dzień ujęcia należności w księgach rachunkowych,

b) dla zobowiązań, gdy kurs waluty obcej na dzień bilansowy jest niższy od kursu na dzień ujęcia zobowiązania w księgach rachunkowych,

2) ujemne:

a) dla należności, gdy kurs waluty obcej na dzień bilansowy jest niższy od kursu na dzień ujęcia należności w księgach rachunkowych,

b) dla zobowiązań, gdy kurs waluty obcej na dzień bilansowy jest wyższy od kursu na dzień ujęcia zobowiązania w księgach rachunkowych.

Jednostka ujmuje różnice kursowe w księgach rachunkowych jako przychody lub koszty finansowe bądź – w przypadkach wskazanych w ustawie – zalicza do kosztu wytworzenia produktów: ceny nabycia towarów, ceny nabycia lub kosztu wytworzenia środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych. Jednocześnie odpowiednio koryguje wartość rozrachunków z kontrahentami. Nie kompensuje różnic kursowych dodatnich z ujemnymi w ewidencji księgowej.

Jeżeli jednostka dokonała odpisu aktualizującego wartość należności od kontrahenta w walucie obcej, wówczas na dzień bilansowy przelicza go na walutę polską według tego samego kursu, po jakim przeliczyła należność, tj. po kursie średnim NBP dla danej waluty obcej obowiązującym na dzień bilansowy.

Należności krótkoterminowe wyceniane są w kwocie wymagającej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności. Oznacza to, że należności na dzień bilansowy powiększa się o należne odsetki z tytułu zwłoki w zapłacie i pomniejsza o odpisy aktualizujące ich wartość. Pamiętać należy, że zgodnie z art. 481 § 1 kc wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Zasady naliczania odsetek w transakcjach zakupu-sprzedaży regulują przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.

Sprzedawca może domagać się od odbiorcy:

1) odsetek ustawowych – gdy termin płatności przewidziany w umowie zakupu-sprzedaży jest stosunkowo długi, tj. przekracza termin płatności zwyczajowo stosowany dla danego rodzaju transakcji lub przewidziany przepisami prawa;

2) odsetek ustawowych za opóźnienie – gdy osoba fizyczna lub inny podmiot niewymieniony w ustawie o terminach zapłaty będący stroną umowy zakupu-sprzedaży opóźnia się z zapłatą, przy czym nie ma znaczenia, czy sprzedawca poniósł z tytułu opóźnienia w zapłacie szkodę oraz że opóźnienie było spowodowane okolicznościami, za które osoba fizyczna nie ponosi odpowiedzialności;

3) odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych – gdy odbiorca (podmiot, o którym mowa w ustawie o terminach zapłaty) opóźnia się z zapłatą, przy czym nie ma znaczenia, czy sprzedawca poniósł z tytułu opóźnienia w zapłacie szkodę oraz że opóźnienie było spowodowane okolicznościami, za które odbiorca nie ponosi odpowiedzialności.

Powinniście wtedy przekazać dłużnikowi notę odsetkową, w której określicie wartość odsetek naliczonych od przeterminowanej należności. Odsetki te zaliczycie do przychodów finansowych. Nie będą to przychody podlegające opodatkowaniu do dnia otrzymania tych odsetek.

Wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa uzyskania ich zapłaty, poprzez dokonanie odpisu aktualizującego (art. 35b ust. 1 uor) od należności:

1) od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości oraz w stosunku do których zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu – do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym;

2) od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej wysokości należności;

3) kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna – do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;

4) stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonaliście odpisu aktualizującego – w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania,

5) przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

Odpisy te ujmuje się jako pozostałe koszty operacyjne (np. od kwoty głównej należności handlowej) lub jako koszty finansowe (np. od naliczonych odsetek lub od należności o charakterze finansowym).

Zobowiązania wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymagającej zapłaty, przy czym zobowiązania finansowe, których uregulowanie zgodnie z umową następuje drogą wydania aktywów finansowych innych niż środki pieniężne lub wymiany na instrumenty finansowe – według wartości godziwej. Stan zobowiązań na dzień bilansowy wykazuje się wraz z odsetkami z tytułu zwłoki w zapłacie, jeżeli jednostka – jako nabywca – została nimi obciążona przez wierzyciela (na mocy art. 481 § 1 kc) lub zgodnie z umową i zasadą memoriału sama je naliczyła. Z ewidencji wyksięgowuje się zobowiązania, które w ciągu roku obrotowego uległy przedawnieniu lub umorzono je – zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. c uor, zarachowując do pozostałych przychodów operacyjnych.

Odsetki do zapłacenia przez jednostkę zalicza się do kosztów finansowych (Wn konto 751, Ma konta 21, 23, 24). Należy mieć na uwadze, że odsetki naliczone, lecz niezapłacone – w myśl przepisów dotyczących podatku dochodowego – nie są uznane za koszt uzyskania przychodu. W księgach rachunkowych ujmuje się – zgodnie z zasadą memoriału – odsetki należne (naliczone), natomiast dla ustalenia dochodu do opodatkowania podatkiem dochodowym przyjmuje się odsetki zapłacone (zasada kasowa).

Zobowiązania oraz należności z tytułu dostaw wyrażane w walucie obcej przelicza się na dzień powstania należności i zobowiązania, w tym również z tytułu pożyczek – według ich wartości nominalnej (art. 28 ust. 11 pkt 2 uor) przeliczonej na walutę polską po kursie średnim ustalonym dla danej waluty obcej przez NBP na ten dzień, a na dzień bilansowy (art. 30 ust. 1 pkt 1 uor), stosując kurs średni ustalony na ten dzień dla danej waluty obcej przez NBP. Wynikające z tej wyceny różnice kursowe zalicza się:

- dodatnie – do przychodów finansowych, natomiast

- ujemne – do kosztów finansowych, z wyjątkiem różnic kursowych za czas trwania budowy środków trwałych, które ujmuje się na koncie 08.

Z kolei w przypadku gdy odsetki są naliczane – zgodnie z umową – po przekazaniu środków z rachunku kredytu na rachunek bieżący i zarazem po wykorzystaniu kredytu, zarachowuje się je w kwocie wymagającej zapłaty na zwiększenie kredytu i równocześnie zalicza do kosztów budowy środków trwałych (Wn konto 08) lub kosztów finansowych (Wn konto 75-1) albo aktywuje jako czynne rozliczenia międzyokresowe (długo- lub krótkoterminowe).

Szczególnym tytułem rozrachunków są przekazane i otrzymane zaliczki na dostawy towarów lub usług. Wartość przekazanych lub otrzymanych zaliczek na poczet dostaw lub usług ujmuje się w księgach rachunkowych na rozrachunkach. Z chwilą otrzymania części należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powstaje obowiązek podatkowy w VAT od tej części. Otrzymujący zaliczkę wystawia więc fakturę zaliczkową, w której wartością brutto jest kwota otrzymanej zaliczki. Faktury tej nie ujmuje w księgach rachunkowych w przychodach, lecz jako rozliczenia międzyokresowe przychodów. Po wykonaniu dostawy towarów lub usług sprzedawca powinien wystawić fakturę końcową. W tej fakturze wartość towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych zaliczek, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych. Na podstawie tej faktury kwota netto zaliczki ujęta na koncie 84 zostanie zarachowana do przychodów ze sprzedaży.

Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 uor jednostka inwentaryzuje rozrachunki z kontrahentami drogą uzyskania od nich potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu rozrachunków oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald).

Ustawa nakłada na jednostkę obowiązek zastosowania metody potwierdzenia sald jedynie do należności od kontrahentów. Wierzyciel inicjuje uzgodnienie salda należności, natomiast dłużnik potwierdza zgodność kwot bądź wskazuje rozbieżności. W przypadku zobowiązań jednostki inicjatywa uzgodnienia pozostaje po stronie jej kontrahentów (wierzycieli). Jednostka może jednakże wystąpić do kontrahenta o potwierdzenie sald swoich zobowiązań (np. w przypadku, gdy widzi potrzebę zweryfikowania kwot zobowiązań). Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 uor jednostka może przeprowadzić inwentaryzację należności metodą potwierdzenia sald na dowolny dzień w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego i 15 dni następnego roku obrotowego, mając przy tym na względzie potrzebę zapewnienia kontrahentowi odpowiedniego czasu na odesłanie odpowiedzi.

Jeżeli we wskazanym przez jednostkę terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności w sposób opisany powyżej, jednostka uznaje, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych i przeprowadza inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor).

Przypomnieć należy, iż sprzedawca może domagać się od odbiorcy:

• odsetek ustawowych, gdy termin płatności przewidziany w umowie zakupu-sprzedaży jest stosunkowo długi, tj. przekracza termin płatności zwyczajowo stosowany dla danego rodzaju transakcji lub przewidziany przepisami prawa. W przypadku transakcji handlowej odsetki przysługują sprzedawcy po 30 dniach liczonych od dnia spełnienia świadczenia i doręczenia odbiorcy dokumentu potwierdzających dostawę dobra lub wykonanie usługi (faktury lub rachunku), do dnia zapłaty, ale nie dłużej niż do dnia wymagalności zapłaty (ustawa o terminach zapłaty, art. 5);

• odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, gdy odbiorca (podmiot, o którym mowa w ustawie o terminach zapłaty) opóźnia się z zapłatą, przy czym nie ma znaczenia, czy sprzedawca poniósł z tytułu opóźnienia w zapłacie szkodę oraz że opóźnienie było spowodowane okolicznościami, za które odbiorca nie ponosi odpowiedzialności;

• odsetek ustawowych za opóźnienie, gdy osoba fizyczna, lub inny podmiot niewymieniony w ustawie o terminach zapłaty będąca stroną umowy zakupu-sprzedaży opóźnia się z zapłatą, przy czym nie ma znaczenia, czy sprzedawca poniósł z tytułu opóźnienia w zapłacie szkodę oraz że opóźnienie było spowodowane okolicznościami, za które osoba fizyczna nie ponosi odpowiedzialności. Za czas opóźnienia w zapłacie sprzedawca ma prawo naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości równej stopie referencyjnej Narodowego Banku Polskiego podwyższonej o 5,5 punktów procentowych, chyba, że w umowie ustalono je w innej wysokości (art. 481 par. 1–2, 4 kc).

Jeżeli sprzedawca spełnił świadczenie wynikające z umowy i nie otrzymał zapłaty w terminie wskazanym w umowie, wówczas odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych przysługują mu od dnia wymagalności zapłaty do dnia otrzymania płatności (ustawa o terminach zapłaty, art. 7) . Wysokość odsetek ustawowych równa się stopie referencyjnej Narodowego Banku Polskiego podwyższonej o 3,5 punktów procentowych, chyba, że w umowie ustalono je w innej wysokości – wówczas określa się je mianem odsetek umownych (art. 359 par. 2 kc).

Z kolei wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych równa się stopie referencyjnej Narodowego Banku Polskiego podwyższonej o 8 punktów procentowych, chyba, że w umowie ustalono je w innej wysokości. W przypadku, gdy termin płatności nie został ustalony w umowie odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych przysługują sprzedawcy (bez wezwania) po upływie 30 dni liczonych od dnia spełnienia przez niego świadczenia do dnia zapłaty.

Nie stosuje się metody potwierdzenia sald do inwentaryzacji należności:

1) spornych i wątpliwych;

2) od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych;

3) z tytułów publicznoprawnych.

Te należności jednostka inwentaryzuje metodą porównania danych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor).

Jednostka uzgadnia z kontrahentem kwotę wymaganej zapłaty należności, czyli należność główną oraz naliczone na dzień uzgodnienia: odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie), kary umowne, zasądzone koszty postępowania sądowego.

Wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail), jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione. Szczegółowe zasady powinny być opisane w instrukcji inwentaryzacyjnej.

Organizacja powinna uzgadniać z kontrahentem również salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub wolumenu obroty z tym kontrahentem.

Ustawa o rachunkowości nie zezwala na stosowanie przez jednostkę tzw. milczącego potwierdzenia salda, to jest zamieszczania na wezwaniu do potwierdzenia stanu wzajemnych rozrachunków z kontrahentami klauzuli, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta w terminie wskazanym w wezwaniu zostanie uznany.

Konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”

Jest to jedno z podstawowych kont w każdej jednostce. Wskazane jest tu rozwinięcie analityczne w podziale na jednostki powiązane i pozostałe, na termin spłaty do i powyżej 12 miesięcy oraz na poszczególnych kontrahentów. Ewidencja na kontach analitycznych powinna bowiem umożliwić:

• ustalenie na dany dzień stanu należności krajowych i zagranicznych według poszczególnych rodzajów rozrachunków, z wyodrębnieniem należności od jednostek powiązanych;

• ustalenie stanu należności według kontrahentów;

• ustalenie stanu należności według poszczególnych walut obcych;

• wyodrębnienie na dzień bilansowy (z ogólnej kwoty) stanu należności podlegających wykazaniu w poszczególnych pozycjach bilansu.

Zasady funkcjonowania konta 20 „Rozrachunki z odbiorcami”

Po stronie „Wn”	Po stronie „Ma”
Należności (łącznie z VAT należnym) z tytułu dostaw i usług, roszczenia podwyższające należność główną, np. odsetki za zwłokę, kary umowne, kwoty zasądzone od kontrahentów, zwrócone kontrahentom nadpłacone przez nich kwoty z tytułu dostaw i usług, dodatnie różnice kursowe (zrealizowane lub ustalone w związku z wyceną na dzień bilansowy) od należności i roszczeń wyrażonych w walutach obcych	Spłata należności z tytułu dostaw i usług oraz roszczeń podwyższających należność główną, zmniejszenie należności z tytułu dostaw i usług o udzielone rabaty, bonifikaty, skonta oraz w związku z uznaniem reklamacji odbiorców, wniesienie wierzytelności jako wkładu do innej jednostki, sprzedaż lub cesja należności na rzecz innego podmiotu, przeniesienie należności na konto roszczeń spornych w związku z wystąpieniem przeciw dłużnikowi na drogę sądową, odpisanie należności umorzonych, przedawnionych lub nieściągalnych, ujemne różnice kursowe (zrealizowane lub ustalone w związku z wyceną na dzień bilansowy) od należności i roszczeń wyrażonych w walutach obcych
Saldo debetowe (Wn) odzwierciedla stan należności jednostki z tytułu dostaw i usług	Rzadko – saldo kredytowe (Ma) odzwierciedlające np. wielkość otrzymanych od odbiorców zaliczek na przyszłe dostawy lub usługi, wielkość udzielonych im rabatów, opustów, skont czy wielkość nadpłat w stosunku do kwot zarachowanych jako należne jednostce

Typowe zapisy po stronie „Wn” konta 20

Lp.	Treść operacji gospodarczej	Konto strona „Ma”
1.	Należność za wykonane dostawy i usługi wynikająca z dokumentu źródłowego (faktury VAT, zwykłego rachunku): przychód ze sprzedaży	70-0, 73-0, 74-0
2.	Należność za wykonane dostawy i usługi wynikająca z dokumentu źródłowego (faktury VAT, zwykłego rachunku): VAT należny	22-2
3.	Faktura VAT na zaliczkę otrzymaną na poczet przyszłych dostaw lub usług – kwota zaliczki ogółem	84
4.	Ewidencja wpływu środków pieniężnych: Wn konta 10, 13, Ma konto 20
5.	Zarachowanie zobowiązania z tytułu należnego VAT zawartego w otrzymanej zaliczce – kwota podatku z faktury: Wn konto 84, Ma konto 22-2
6.	Zarachowanie do przychodów kwoty zaliczki rozliczanej w czasie (w dacie wykonania dostawy lub usługi): Wn konto 84, Ma konta 70-0, 73-0, 74-0
7.	Naliczone odsetki za zwłokę w zapłacie należności (również na dzień bilansowy)	75-0
8.	Zasądzone należności – kwoty wynikające z uprawomocnionego wyroku sądowego: zasądzone odsetki za zwłokę w przypadku, gdy należność główna została uprzednio objęta odpisem aktualizującym	28
9.	Zasądzone należności – kwoty wynikające z uprawomocnionego wyroku sądowego: zasądzone odsetki za zwłokę w przypadku, gdy należność główna nie została objęta odpisem aktualizującym	75-0
10.	Zasądzony zwrot kosztów sądowych w przypadku, gdy należność główna została uprzednio objęta odpisem aktualizującym	28
11.	Zasądzony zwrot kosztów sądowych w przypadku, gdy należność główna nie została objęta odpisem aktualizującym	76-0
12.	Inne księgowania dotyczące zasądzonych należności to ewentualne dokonanie odpisu aktualizującego wartość zasądzonych kwot zarachowanych do przychodów: Wn konta 75-1, 76-1, Ma konto 28
13.	Zapłata zobowiązań z tytułu powstałych nadpłat należności, udzielonych bonifikat, opustów i skont, uznanych reklamacji	10, 13
14.	Dodatnie różnice kursowe od wierzytelności w walutach obcych (zrealizowane i z wyceny bilansowej)	75-0

Typowe zapisy po stronie „Ma” konta 20

Lp.	Treść operacji gospodarczej	Konto strona „Wn”
1.	Wpływ należnych kwot do kasy lub na rachunek bankowy. Jeżeli wierzytelność objęta była odpisem aktualizującym, to równolegle powinno nastąpić rozliczenie zbędnej kwoty odpisu (art. 35c uor): Wn konto 28, Ma konta 76-0, 75-0	10, 13
2.	Zapłata należnych kwot wekslem obcym – nadwyżka sumy wekslowej nad należnością (dyskonto): Wn konto 14, Ma konto 75-0	14
3.	Zapłata należnych kwot czekiem obcym	14, 10
4.	Kompensata należności ze zobowiązaniem	21, 24
5.	Wpływ zaliczki na poczet przyszłych dostaw lub usług	10, 13
6.	Korekta kwoty należności na podstawie wystawionej przez jednostkę faktury korygującej – w związku z udzielonym rabatem, bonifikatą, opustem lub zaliczonej do przychodu (netto)	70-0, 73-0, 74-0
7.	Korekta kwoty należności na podstawie wystawionej przez jednostkę faktury korygującej – w związku z udzielonym rabatem, bonifikatą, opustem lub stanowiącej VAT należny	22-2
8.	Należność skierowana na drogę postępowania sądowego. Inne księgowanie towarzyszące zdarzeniu to ewentualne dokonanie odpisu aktualizującego wartość należności (art. 35b uor): Wn konta 76-1, 75-1, Ma konto 28	24-6
9.	Odpisanie należności umorzonych, przedawnionych lub uznanych za nieściągalne (art. 3 ust. 1 pkt 32 oraz art. 35b ust. 3 i 4 uor): kwota objęta odpisem aktualizującym (do wysokości odpisu)	28
10.	Odpisanie należności umorzonych, przedawnionych lub uznanych za nieściągalne (art. 3 ust. 1 pkt 32 oraz art. 35b ust. 3 i 4 ustawy): kwota nieobjęta odpisem lub przekraczająca jego wysokość	76-1, 75-1
11.	Wyksięgowanie wierzytelności sprzedanej lub wniesionej jako wkład do spółki kapitałowej (zamiana na udziały lub akcje spółki)	75-1
12.	Ujemne różnice kursowe od wierzytelności w walutach obcych (zrealizowane i z wyceny bilansowej)	75-1