5 kroków jak reaktywować niedziałające od lat stowarzyszenie

Przede wszystkim należy mieć wokół siebie osoby zmotywowane, aby wraz z tobą podjąć się pracy społecznej i stać na straży odnowionej, demokratycznej organizacji. Mowa zarówno o dotychczasowych członkach, jak i osobach spoza jej składu, które chcą dołączyć do organizacji. Przed wami dużo pracy. W przypadku reaktywowania organizacji po latach przed zarządem zwykle będzie czekała już na wstępie droga po stromych schodach. Trzeba będzie bowiem złożyć zaległe sprawozdania finansowe, odzyskać dostęp do rachunku bankowego lub założyć nowy, wyjaśnić sprawy z dawnymi umowami, zgłosić zmiany do KRS, zgłosić się do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych itd. Nie mówiąc o odbudowaniu zaufania do organizacji oraz jej marki. Gotowi na wyzwania? To zaczynamy.

Należy zacząć od kontaktu z obecnym zarządem – uwidocznionym w KRS, bądź wybranym, lecz nie zgłoszonym do sądu.

Zawsze trzeba zweryfikować skład osobowy zarządu ujawniony w KRS i upewnić się, czy:

• w międzyczasie nie dokonano w nim zmian niezgłoszonych do sądu,

• osoby z dotychczasowego zarządu są gotowe podjąć na nowo swoją funkcję lub wolą z niej zrezygnować.

Ponadto trzeba sprawdzić w statucie, na jakich zasadach funkcjonuje zarząd. Tutaj „schody” mają swój ciąg dalszy… Pamiętam przypadek stowarzyszenia, w którym członkowie zarządu figurowali oficjalnie nawet lata po śmierci, ponieważ zamiast ich wykreślić, zgłaszano „w ich miejsce” nowych. W efekcie ta mała organizacja oparta de facto w 95% na pracy prezesa miała na raz formalnie 3 skarbników.

Jeżeli zarząd jest wybierany na czas nieokreślony – nieaktywni członkowie zarządu powinni zostać z niego usunięci (np. odwołani lub przekonani, żeby złożyć rezygnację). Skład można wówczas uzupełnić o świeżą krew w drodze kooptacji, czyli w drodze uchwały pozostałych członków zarządu. Oczywiście jeżeli statut przewiduje taką możliwość. Kooptacja polega na możliwości uzupełnienia (dobrania) członka organu na mocy decyzji pozostałych członków danego organu. Warto, aby stosowne regulacje umieścić w statucie, zwłaszcza że nie jest to obowiązek ustawowy. Spotykane w praktyce i dopuszczalne postanowienia statutowe o kooptacji dotyczą:

a) limitu liczby członków dobranych w tym trybie do zarządu, np.:

„W razie wygaśnięcia członkostwa w Zarządzie, Zarząd ma prawo uzupełnić swój skład w miejsce tych, których mandat wygasł, nie więcej jednak niż 1/3 ogólnej liczby członków Zarządu pochodzących z wyboru”.

b) brak możliwości dookoptowania np. prezesa zarządu, np.:

„W przypadku wygaśnięcia mandatu lub niemożności pełnienia funkcji przez Prezesa Zarządu, Zarząd w terminie 20 dni od dnia zwolnienia stanowiska zwołuje Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków w celu wyboru nowego Prezesa Zarządu. Wybór Prezesa Zarządu w takim trybie nie powoduje skrócenia kadencji władz Stowarzyszenia. Do czasu wyboru nowego Prezesa Zarządu funkcję Prezesa Zarządu pełni wybrany przez Zarząd członek Zarządu”.

c) ograniczenie czasowe pełnienia funkcji przez dokooptowanego członka, np.:

„W przypadku ustąpienia, wykreślenia lub śmierci członka władz Stowarzyszenia w trakcie kadencji, skład osobowy władz jest uzupełniany poprzez kooptację. Kooptacja polega na tym, że pozostali członkowie Zarządu lub Komisji Rewizyjnej wybierają spośród członków zwyczajnych osobę do sprawowania funkcji członka Zarządu lub Komisji Rewizyjnej na czas do najbliższego Walnego Zebrania Członków. Na najbliższym Walnym Zebraniu Członków powinien być przeprowadzony wybór nowego członka Zarządu lub Komisji Rewizyjnej”.

Żadne z ww. regulacji nie są wymagane przez ustawę, to kwestia tylko decyzji osób konstruujących statut. Kooptacja nie jest wymagana, jeżeli skład zarządu nie zmniejszył się poniżej minimalnej liczby członków określonej w statucie. Niemniej, w przypadku, gdy statut wymaga obsady funkcji np. prezesa, wiceprezesa i skarbnika, ale liczba członków zarządu nadal jest powyżej minimalnej wymaganej przez statut, wówczas należy uzupełnić skład zarządu – czy to w trybie kooptacji, czy wyborów przez walne zebranie członków.

Gdy zarząd jest wybierany na czas określony – trzeba upewnić się, kiedy (czy) upłynęła jego kadencja i zorganizować wybory nowego składu. W tym celu zwołujemy zwyczajne bądź nadzwyczajne walne zebranie (zgromadzenie) członków. Jak to zrobić? Zacznij od wczytania się w statut organizacji.

W szczególności należy doczytać w statucie organizacji, jaka jest procedura:

• odwołania starego zarządu lub kiedy upływa jego kadencja,

• usunięcia nieaktywnych członków organizacji i przyjęcia nowych członków,

• zwołania walnego zebrania członków organizacji.

Również na tym etapie życie mogą utrudnić nam „schody”... Organizacja nie ma bowiem obowiązku prawnego upublicznić swój statut np. na stronie internetowej, nie ma też obowiązku prowadzić takiej strony. Analiza statutu (i to w wersji zawierającej wszystkie jego nowelizacje wprowadzone „po drodze”) może okazać się niełatwym zadaniem. Zwłaszcza, jeżeli nie mamy dostępu do dokumentacji stowarzyszenia. W takiej sytuacji pozostaje kontakt z sądem rejestrowym (KRS) lub urzędem skarbowym, które powinny dysponować treścią statutu w swoich zbiorach. W najlepszym razie któryś z uprzejmych członków udostępni nam na prośbę stosowne dokumenty (bądź nie).

W tym celu najpierw musimy mieć wiedzę z powyższego punktu. Im mniejsza grupa członków jest uprawniona do zwołania walnego zebrania, tym sytuacja jest prostsza. Może bowiem wystarczyć inicjatywa jednego członka zarządu (bądź kilku), komisji rewizyjnej czy alternatywnie określona grupa członków organizacji. Jeżeli żadna ze wskazanych w statucie osób (organów) nie jest zainteresowana tematem, sprawa jest trudna, ale nie beznadziejna. Wówczas pozostaje ci wyłącznie zasygnalizować do sądu lub organu nadzorującego (starosty) potrzebę o wyznaczenie kuratora stowarzyszenia.

Zgodnie z art. 30 ust1 i 2 ustawy: „jeżeli stowarzyszenie nie posiada zarządu zdolnego do działań prawnych, sąd, na wniosek organu nadzorującego lub z własnej inicjatywy, ustanawia dla niego kuratora. Kurator jest obowiązany do zwołania w okresie nie dłuższym niż 6 miesięcy walnego zebrania członków (zebrania delegatów) stowarzyszenia w celu wyboru zarządu. Do czasu wyboru zarządu, kurator reprezentuje stowarzyszenie w sprawach majątkowych wymagających bieżącego załatwienia.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach, na wniosek organu nadzorującego lub z własnej inicjatywy, sąd może przedłużyć okres, na jaki został ustanowiony kurator, nie dłużej niż o 6 miesięcy, jeżeli jego czynności nie mogły zostać zakończone przed upływem okresu, o którym mowa w ust. 2. Wynagrodzenie kuratora pokrywa się z majątku stowarzyszenia

Wcześniej czy później, trzeba zabrać się za porządki w składzie członków stowarzyszenia. Ten punkt właściwie można umieścić wcześniej, ale to zależy od postanowień statutu i konkretnej sytuacji. Tu również przyda nam się wiedza z punktu 2: kto w naszej organizacji wykreśla i przyjmuje członków? Jeżeli odpowiada za to zarząd, sprawa jest relatywnie prostsza (o ile wcześniej zmotywowaliśmy dotychczasowy zarząd do odnowienia pracy lub odświeżyliśmy jego skład w drodze kooptacji). Jeżeli odpowiada za to walne zebranie (zgromadzenie) członków, może okazać się, że mamy sytuację patową, a sąd powinien wyznaczyć wspomnianego kuratora stowarzyszenia.

Aktualna (i aktywna) baza członkowska jest konieczna, aby niedziałające stowarzyszenie wznowiło działalność oraz mogło podejmować różne decyzje zgodnie ze statutem. W myśl ustawy - Prawo o stowarzyszeniach, stowarzyszenie zwykłe (rejestrowane u starosty) musi liczyć przynajmniej 3 członków, a stowarzyszenie rejestrowe – minimum 7. Pamiętaj przy tym, że liczbę członków pośrednio określa statut organizacji. Może się więc okazać, że zarząd musi współtworzyć min. 5 osób, a komisja rewizyjna z 3, co daje razem już 8 osób. Nie mówiąc o wymogu obsadzenia innych organów stowarzyszenia (komisja rewizyjna, sąd koleżeński, rada programowa itd.).