Certyfikat KSeF to cyfrowe narzędzie kryptograficzne potwierdzające tożsamość osoby lub podmiotu, które jest wydawane przez Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów. Posiadanie takiego certyfikatu pozwoli na bezpieczne, wydajne i zautomatyzowane korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Czy jeden certyfikat KSeF wystarczy dla pracy w kilku jednostkach?
Pytanie:
Pracownik jest zatrudniony w dwóch organizacjach. W obu będzie miał nadane uprawnienia do wysyłki faktur sprzedaży do KSeF. Czy generując certyfikat na siebie, musi go wygenerować odrębnie dla każdej z organizacji, czy generując w jednej, w drugiej stosuje ten sam certyfikat, czyli stosuje go tak jak podpis kwalifikowany, czyli raz wydany może być wykorzystany w każdej organizacji?
Odpowiedź:
Wystarczy, że pracownik wygeneruje tylko jeden certyfikat KSeF – ten sam certyfikat może być wykorzystywany do pracy w imieniu różnych organizacji, w których posiada nadane uprawnienia.
Korzyści
- Dowiesz się, czy jeden certyfikat KSeF można wykorzystywać w kilku organizacjach.
- Sprawdzisz, kto wydaje certyfikat i jakie daje uprawnienia.
- Poznasz, jak logować się do KSeF w kontekście różnych podmiotów.
- Zrozumiesz, czym certyfikat KSeF różni się od podpisu kwalifikowanego.
- Unikniesz generowania niepotrzebnych certyfikatów i komplikacji organizacyjnych.
Co to jest certyfikat KSeF i kto go wydaje?
Certyfikat KSeF może być między innymi wydany osobie fizycznej identyfikowanej po NIP (np. jednoosobowa działalność gospodarcza) lub po numerze PESEL (np. pracownikowi firmy, pod warunkiem że będzie posiadał jakiekolwiek uprawnienie do korzystania z KSeF).
Czy jeden certyfikat KSeF można wykorzystać w kilku jednostkach
W opublikowanym przez Ministerstwo Finansów podręczniku KSeF 2.0 możemy przeczytać: (…) „jeden certyfikat będzie można wykorzystać do pracy w różnych kontekstach (tj. w ramach różnych podmiotów) i bez znaczenia dla jego ważności będą zmiany w zakresie uprawnień posiadanych przez właściciela certyfikatu”.
Podsumowanie – jak korzystać z certyfikatu KSeF w więcej niż jednej firmie
W przedstawionej sytuacji wystarczy wygenerowanie przez pracownika jednego certyfikatu KSeF. Z wykorzystaniem tego certyfikatu pracownik będzie uprawniony do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF w imieniu obu firm, w których jest zatrudniony (po zalogowaniu się w kontekście odpowiedniej firmy).
Podstawa prawna:
- art. 106gb ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.).
Autor:
|
Tomasz Krywan doradca podatkowy |
Podobne artykuły
Zobacz również
Nasz magazyn Pokaż listę wydań »
Nr 300 Luty/marzec 2026
Dostępny w wersji elektronicznej
Zapisz się na bezpłatny newsletter
