W jakiej formie fundacja powinna prowadzić rozliczenia ekspertów nagrywających materiały szkoleniowe?

Zgodnie z art. 734 § 1 Kodeksu cywilnego, przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Zleceniobiorca jest zobowiązany do starannego działania przy realizacji powierzonych mu zadań. Z kolei art. 627 Kodeksu cywilnego stanowi, że przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Umowę o dzieło zwykło się określać się jako umowę rezultatu. Wynika to z zasady, że jej efekt końcowy jest przewidziany z góry, jeszcze przez rozpoczęciem pracy.

Z uwagi na fakt, że umowa o dzieło nie stanowi samoistnego tytułu do ubezpieczeń, prawidłowe jej zawieranie jest przedmiotem wnikliwych kontroli ZUS, mających na celu wyeliminowanie przypadków nieuzasadnionego omijania obowiązków składkowych. Dlatego bardzo ważne jest przypisanie wykonywanych czynności do odpowiedniego rodzaju umowy cywilnoprawnej.

Zdaniem ZUS czynnościom polegającym na przeprowadzeniu szkolenia nie jest przypisany efekt końcowy. Pogląd ten oparty jest na założeniu, że „uczyć” nie oznacza „nauczyć”, tak więc warunek uzyskania efektu końcowego wieńczącego realizację dzieła jest niepewny, co dyskwalifikuje formę umowy o dzieło, zalecając zawieranie umowy zlecenia. Ponadto, zasady kwalifikowania czynności polegających na realizacji wykładów, szkoleń czy kursów do jednej z kategorii tych umów jest od wielu lat przedmiotem bogatego orzecznictwa. Dla przykładu można tu powołać wyrok Sądu Najwyższego z 4 czerwca 2014 r. (II UK 420/13). W opinii Sądu, „tylko gdy przedmiotem umowy jest utwór naukowy chroniony prawem autorskim (por. art. 1 § 1 prawa autorskiego), jego zamówieniu tradycyjnie odpowiada umowa o dzieło. W uzasadnieniu wyroku czytamy: „…Możliwa jest zatem umowa o dzieło, nieobjęta obowiązkiem ubezpieczenia społecznego, której przedmiotem jest wygłoszenie wykładu, pod warunkiem jednak, że wykładowi można przypisać cechy utworu. Te warunki spełnia tylko wykład naukowy (cykl wykładów) o charakterze niestandardowym, niepowtarzalnym, wypełniający kryteria twórczego i indywidualnego dzieła naukowego […]. Podobnego zdania był NSA, który w wyroku z 23 stycznia 2020 r. (II GSK 3661/17) stwierdził, że „Warunkiem, aby wykładowi można było przypisać cechy utworu, jest spełnienie przezeń wyłącznie naukowego, niestandardowego charakteru, niepowtarzalności, wypełnienie kryteriów twórczego i indywidualnego dzieła naukowego, a nie – posiadania charakteru odtwórczego, polegającego jedynie na wykonywaniu czynności wymagających określonej wiedzy i zdolności do jej przekazania”.

W rezultacie, jeżeli filmy szkoleniowe nie będą miały atrybutu innowacyjności, polegającego na prezentowaniu własnej, niepowtarzalnej teorii czy wyników badań przeprowadzonych osobiście przez eksperta, to wskazane jest zawarcie umowy zlecenia. Możliwe jest natomiast przygotowanie w ramach umowy o dzieło materiałów szkoleniowych, jak np. prezentacje multimedialne, autorskie skrypty, podręczniki lub artykuły dydaktyczne, jak również zestawy ćwiczeń czy testy. Wówczas zakres współpracy z ekspertem należałoby podzielić na dwie części, tj. pierwsza – przygotowanie materiałów szkoleniowych w ramach umowy o dzieło i druga – nagranie filmu szkoleniowego w ramach umowy zlecenia. Można również podpisać z ekspertem umowę zlecenia na obie te czynności.

Umowa o dzieło nie stanowi samoistnego tytułu do ubezpieczeń, co oznacza, że – o ile nie jest zawarta z własnym pracownikiem – nie odprowadza się od niej żadnych składek ZUS. Trzeba tylko pamiętać o zgłoszeniu tej umowy do ZUS na formularzu RUD w ciągu 7 dni od jej zawarcia. Z tytułu wykonania dzieła przysługują 50% koszty uzyskania przychodów, o ile ekspert przekazuje autorskie prawa majątkowe do tego dzieła. Sporządzenie materiałów szkoleniowych (zawsze) i/lub filmu szkoleniowego (jeżeli spełnia warunek innowacyjności) jest utworem w rozumieniu prawa autorskiego. Aby fundacja mogła swobodnie korzystać z materiałów i/lub filmu, umowa musi zawierać:

• zapis o przeniesieniu autorskich praw majątkowych bądź udzieleniu licencji,
• wskazanie pól eksploatacji (np. odtwarzanie na szkoleniach, publikacja w internecie, na YouTube itp.),

Przeniesienie praw autorskich wymaga podpisu w formie papierowej lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego pod rygorem nieważności.

Gdyby nagranie filmu szkoleniowego spełniało warunek do uznania go za przejaw działalności twórczej, wówczas – oprócz praw autorskich do filmu – fundacja musi uzyskać odrębną zgodę na rozpowszechnianie wizerunku eksperta. Wystarczy poczynić w umowie zapis, że wynagrodzenie obejmuje również zgodę na wykorzystanie jego twarzy i głosu w celach promocyjnych fundacji.

Z kolei zawarcie umowy zlecenia wiąże się, co do zasady, z koniecznością odprowadzenia od niej składek ZUS (z zastrzeżeniem, że składka chorobowa jest dobrowolna). Ograniczenie tego obowiązku do uiszczenia tylko składki zdrowotnej występuje jedynie w razie zbiegu tytułów do ubezpieczeń. Jak wynika z art. 7, art. 9 ust. 1a i art. 12 ust. 1 ustawy systemowej, jeżeli zleceniobiorca jest równolegle pracownikiem innego podmiotu następuje zbieg tytułów do ubezpieczeń. Umowa o pracę zawsze stanowi tytuł do ubezpieczeń obowiązkowych. W przypadku gdy wynagrodzenie należne ze stosunku pracy jest co najmniej równe płacy minimalnej (w 2026 r. 4.806 zł) lub od niej wyższe, wówczas zleceniobiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym tylko jako pracownik. Od umowy zlecenia istnieje obowiązek odprowadzania wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne. Stosownie bowiem do art. 82 ust. 1 ustawy zdrowotnej, w przypadku gdy ubezpieczony uzyskuje przychody z więcej niż jednego tytułu do objęcia obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego, składka na ubezpieczenie zdrowotne opłacana jest z każdego z tych tytułów odrębnie. Warto dodać, że do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, a w konsekwencji również wypadkowego, zleceniobiorca może przystąpić na zasadach dobrowolności, ale w takiej sytuacji nie może zostać objęty dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym, ponieważ jest ono dostępne jedynie ubezpieczonych obowiązkowo.

Jeśli chodzi o działalność nierejestrowaną, to w myśl art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym kwartale 225% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. W 2026 r. przekłada się to na kwotę 10.813,50 zł (4.806 zł płacy minimalnej × 225%). Przekroczenie tego limitu będzie skutkować obowiązkiem zarejestrowania działalności gospodarczej w CEIDG. Co istotne, oceniając, czy został przekroczony limit kwartalny bierze się pod uwagę wyłącznie przychody z działalności nierejestrowanej, a tym samym nie łączy się ich z umową zlecenia czy o dzieło.

Należy jednak dodać, że w przypadku gdy z osobą prowadzącą działalność nierejestrowaną fundacja podpisze umowę zlecenia na nagranie filmów szkoleniowych, wówczas zleceniodawca będzie zobowiązany do odprowadzenia od tej umowy wszystkich składek ZUS.

Wynika to z faktu, że wykonywanie usług w ramach działalności nierejestrowanej jest bardzo ryzykowne, ponieważ, co do zasady, działalność ta powinna polegać na sprzedaży. Sytuacja byłaby zatem inna, gdyby osoba, która ją prowadzi, sprzedawała np. w internecie e-booki z nagranymi przez siebie materiałami szkoleniowymi.

Obowiązków składkowych nie rodzi oczywiście zawarcie z ekspertem umowy o dzieło, ale jak to już wcześniej wyjaśniono, ten rodzaj umowy jest bezpieczny w odniesieniu do przygotowania materiałów szkoleniowych, jednak ryzykowny w przypadku filmu szkoleniowego, jeżeli ten film nie zawiera treści o charakterze twórczym i innowacyjnym.

Przechodząc do kwestii zawarcia umowy zlecenia z przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą, rozróżnia się dwie sytuacje. Mianowicie, jeżeli umowa zlecenia dotyczy tych samych czynności, które stanowią przedmiot prowadzonej działalności gospodarczej, składki ZUS należy opłacić z tytułu tej działalności. Wówczas bowiem dla celów podatkowych przychód z umowy zlecenia należy zakwalifikować do przychodów z działalności gospodarczej. W konsekwencji, zleceniobiorca nie podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu ani obowiązkowo, ani dobrowolnie, tylko wystawia fundacji fakturę za usługę. Jeśli natomiast czynności przypisane do umowy zlecenia są inne niż wykonywane w ramach działalności gospodarczej, to istnieje możliwość wyboru tytułu do ubezpieczeń. Jak wynika z regulacji zawartych w art. 9 ust. 2a i 2c ustawy systemowej, przedsiębiorca realizujący umowę zlecenia w innym zakresie niż prowadzona przez niego działalność może wybrać tę umowę jako tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń tylko wtedy, gdy podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ze zlecenia będzie co najmniej równa najniższej podstawie obowiązującej w danym roku kalendarzowym przedsiębiorców. W odniesieniu do przedsiębiorcy opłacającego standardowy ZUS podstawa ta w 2026 roku wynosi 5.652 zł, natomiast przy korzystaniu z ulgi preferencyjnego ZUS lub małego ZUS plus powinna stanowić co najmniej równowartość minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku kalendarzowym, a więc w 2026 r. – 4.806 zł. Jeżeli przedsiębiorca nie wybierze umowy zlecenia jako tytuł do ubezpieczeń obowiązkowych, wówczas będzie od niej obowiązkowa jedynie składka zdrowotna. Z kolei w przypadku gdy podstawa wymiaru składek społecznych z działalności jest niższa od minimalnej (możliwe tylko przy ulgach preferencyjnego ZUS i małego ZUS plus), to obowiązkowe będą ubezpieczenia społeczne i zdrowotne zarówno z jednoosobowej działalności, jak też ze zlecenia (z wyjątkiem składki na ubezpieczenie chorobowe, która dla zleceniobiorcy i przedsiębiorcy jest dobrowolna).

Na zakończenie warto dodać, że o ile nagrywanie filmów nie wpisuje się w cele statutowe fundacji, a filmy będą sprzedawane, fundacja musi mieć zarejestrowaną działalność gospodarczą.