Dotychczas wystarczyło podpisać umowę, uzgodnić zasady współpracy i upewnić się, że nabywca zna procedury wystawiania faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jednak obecnie proces ten jest bardziej złożony i obarczony większymi wymogami formalnymi.
Samofakturowanie w KSeF – czy Twoja organiazacja jest gotowa na nową rzeczywistość?
Dla wielu podmiotów samofakturowanie wciąż pozostaje mało znanym rozwiązaniem, choć w niektórych sektorach, takich jak rolnictwo, handel surowcami wtórnymi czy logistyka to praktyka powszechnie stosowana. Jeśli więc Twoja działalność wykorzystuje tą formę rozliczeń, warto przygotować się na nadchodzące zmiany.
Korzyści
- Dowiesz się, czym jest samofakturowanie w KSeF.
- Poznasz nowe obowiązki organizacji.
- Sprawdzisz, jak przygotować się do zmian.
- Zrozumiesz zasady wystawiania faktur przez nabywcę.
- Nauczysz się bezpiecznie wdrożyć nowe rozwiązania.
Czym w ogóle jest samofakturowanie?
Samofakturowanie to procedura, w której nabywca towarów lub usług wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy. Dzięki temu sprzedawca nie musi sam wystawiać faktury, pod warunkiem spełnienia odpowiednich wymagań (zawarcia umowa, upoważnienia).
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmieniły się zasady funkcjonowania faktur ustrukturyzowanych — co oznacza, że procedura samofakturowania musi zostać dostosowana.
Przykładem takiego rozwiązania jest firma szkoleniowa, która regularnie współpracuje z kilkoma trenerami zewnętrznymi (działającymi na własnej działalności). Zamiast czekać, aż każdy z nich wystawi fakturę po każdym szkoleniu (a czasem zapomni, zrobi to z opóźnieniem lub niepoprawnie), jednostka sama wystawia fakturę w ich imieniu – na podstawie harmonogramu szkoleń i zawartej umowy. Trener otrzymuje kopię faktury do akceptacji i rozlicza ją u siebie.
To właśnie samofakturowanie – wygodne, szybkie i bez zbędnych formalności. Ale z KSeF będzie wymagało więcej formalności.
Co zmienia KSeF?
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia się sposób dokumentowania sprzedaży, również w przypadku samofakturowania. Od tego momentu każda faktura, niezależnie od tego, kto ją wystawia, musi zostać sporządzona w systemie KSeF jako faktura ustrukturyzowana.
Jeśli to nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy, dokument ten musi zawierać wyraźne oznaczenie „samofakturowanie”. Co istotne, nabywca nie może samodzielnie wystawiać takich faktur bez uprzedniego nadania mu odpowiednich uprawnień przez sprzedawcę, konieczne jest formalne przypisanie mu roli w systemie KSeF.
Dodatkowo, zarówno sprzedawca, jak i nabywca muszą być poprawnie zautoryzowani i zintegrowani z systemem, aby możliwe było bezpieczne i zgodne z przepisami wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych.
Co to oznacza w praktyce?
Musisz zaktualizować umowy o samofakturowaniu – uwzględniając nowe wymogi techniczne i formalne.
Obie strony muszą mieć dostęp do KSeF i nadane odpowiednie uprawnienia.
Twój system księgowy (lub ten u nabywcy) musi umieć prawidłowo wygenerować i przesłać fakturę do KSeF z oznaczeniem „samofakturowanie”.
Jeśli korzystasz z biura rachunkowego – upewnij się, że ma ono procedury na taką formę fakturowania.
Podsumowanie
Jeśli Twoja jednostka korzysta z samofakturowania – masz czas, ale nie odkładaj przygotowań.
Samofakturowanie w KSeF jest możliwe i zostanie utrzymane, ale z dodatkowymi wymogami, szczególnie dotyczącymi uprawnień i formalnych procedur. Nowy obowiązek korzystania z KSeF oznacza, że podmioty, które wcześniej korzystały z samofakturowania, muszą się przystosować. Nowa rzeczywistość wymaga działania, żeby uniknąć problemów podatkowych lub operacyjnych.
Podobne artykuły
Zobacz również
Nasz magazyn Pokaż listę wydań »
Nr 302 Kwiecień 2026
Dostępny w wersji elektronicznej
Zapisz się na bezpłatny newsletter
