Pytanie: Organizacja wdrożyła PPK. Co miesiąc są naliczane, pobierane i odprowadzone wpłaty. Niestety okazało się, że błędnie przesłano składki w sierpniu. Przez pomyłkę powielono wpłatę z miesiąca poprzedniego, w wyniku czego część pracowników otrzymała wpłaty na rachunki uczestników z zaniżoną wartością, a część z zawyżoną. W jaki sposób można skorygować błąd? Czy od ewentualnych rekompensat należy naliczyć składki ZUS i podatek?

Odpowiedź: Rekompensatę należy wpłacić na konto uczestników PPK.

Dokonywana do PPK wpłata powitalna lub dopłaty roczne, które okazały się nienależne w całości lub w części, podlegają zwrotowi na rzecz finansującego daną wpłatę.

Problem polega na tym, że za nienależne wpłaty w rozumieniu ustawy o PPK uważa się te, których podstawę wymiaru stanowiły kwoty, o jakich mowa w art. 87 § 7 Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, że z wynagrodzenia za pracę odlicza się w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. W praktyce chodzi tu o sytuację, w której pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie lub zaakceptowany przez pracodawcę wniosek o urlop bezpłatny już po wypłacie wynagrodzenia za dany miesiąc. Wówczas do nadpłaty wynagrodzenia, a tym samym składek na PPK, dochodzi bez winy podmiotu zatrudniającego.

Jeżeli pomniejszenie pensji zostanie dokonane w następnym terminie płatności, to nadpłata składki do PPK automatycznie się zbilansuje. Jednak w przypadku uchybienia temu terminowi ujęcie zawyżonego wynagrodzenia będzie możliwe wyłącznie w oparciu o art. 91 Kodeksu pracy, czyli za pisemną zgodą pracownika i z zachowaniem kwoty wolnej od potrąceń. Jeżeli pracodawca taką zgodę uzyska, wówczas może wystąpić do instytucji finansowej, która prowadzi PPK, o zwrot nienależnych wpłat.

W myśl regulacji zawartych w art. 28a ust. 5 i 6 ustawy o PPK, wpłaty finansowane przez osobę, na rzecz której są dokonywane oraz wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający, które okazały się nienależne w całości lub w części oraz za które nie zostały nabyte jednostki uczestnictwa funduszu inwestycyjnego lub jednostki uczestnictwa ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego, bądź które nie zostały przeliczone na jednostki rozrachunkowe funduszu emerytalnego, instytucja finansowa niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych po powzięciu informacji, że wpłaty okazały się nienależne, zwraca:

tej osobie – w przypadku wpłat przez nią finansowanych, przy czym zwrotu dokonuje się na rachunek bankowy tej osoby, a jeżeli instytucja finansowa nie posiada informacji o numerze takiego rachunku – na rachunek bankowy podmiotu zatrudniającego

podmiotowi zatrudniającemu – w przypadku wpłat finansowanych przez podmiot zatrudniający, przy czym zwrotu dokonuje się na rachunek bankowy tego podmiotu

W przypadku gdy instytucja finansowa przekazała kwotę, którą jest obowiązana zwrócić osobie, o której mowa w pkt 1, na rachunek bankowy podmiotu zatrudniającego, podmiot ten jest zobowiązany niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni roboczych, licząc od dnia otrzymania tej kwoty, przekazać ją tej osobie. Z uwagi na fakt, że kwestie związane ze zwrotem składek na PPK nienależnie pobranych od pracownika nadal nie zostały wyczerpująco uregulowane w ustawie, nie mogę udzielić wiążącej odpowiedzi, czy o ich zwrot można wystąpić w przypadku gdy nadpłata jest wynikiem błędu pracodawcy.

Co się zaś tyczy składki przekazanej do PPK w zaniżonej wysokości, wpłaty do PPK, które zostały w terminie naliczone i pobrane, a jedynie nie zostały dokonane do PPK, są wpłatami spóźnionymi i dopuszczalne jest ich późniejsze przekazanie.

Jeśli natomiast wpłaty do PPK nie zostały naliczone i pobrane lub zostały naliczone, lecz nie zostały pobrane przez podmiot zatrudniający w terminie, to nie jest dopuszczalne ich opóźnione naliczenie, pobranie i przekazanie do instytucji finansowej. Kwalifikuje się je jako wpłaty zaległe. Przepisy ustawy o PPK nie przewidują bowiem możliwości wstecznego regulowania wpłat zaległych, jeżeli podmiot zatrudniający nie dopełnił tego obowiązku w ustawowym terminie. Szkoda powstała z tego tytułu powinna zostać zrekompensowana uczestnikowi PPK na zasadach wynikających z Kodeksu cywilnego. Przysługują mu wówczas roszczenia o naprawienie szkody spowodowanej zawinionym działaniem pracodawcy.

Rekompensata może polegać na tym, że podmiot zatrudniający wpłaci do rachunek bankowy pracownika kwotę odpowiadającą wysokości zaniżonej składki do PPK w części finansowanej ze środków tego podmiotu wraz z odsetkami za zwłokę. Kwota rekompensaty stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. A w konsekwencji należy od niej naliczyć i przekazać do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy.

Nie ma również podstaw, aby do rekompensaty zastosować zwolnienie z oskładkowania. Tego rodzaju przychód nie został bowiem wymieniony w § 2 ust. 1 rozporządzenia składkowego.