Pytanie: Przy korygowaniu list płac w 2023 roku okazało się, że powstały niedopłaty do wynagrodzeń. Jesteśmy prywatną szkołą, a niedopłaty powstały przy wynagrodzeniach dyrektorów. Jakie będą tego konsekwencje? Jak prawidłowo zrobić dopłaty w tym roku? Czym się kierować i na co zwrócić uwagę?

Korzyści

Dowiesz się jak dokonać korekty niedopłaty wynagrodzenia na gruncie ZUS

Korzyści

Dowiesz się jak dokonać korekty niedopłaty wynagrodzenia na gruncie VAT

Zobacz także

Odpowiedź: Jeśli powstały niedopłaty do wynagrodzeń, należy po niezwłocznie wypłacić pracownikom wyrównanie wynagrodzeń. Wyrównania będą stanowiły przychód ze stosunku pracy w momencie wypłaty, czyli w tym roku. A zatem żadne korekty dokumentów do ZUS czy podatku dochodowego za 2023 r. nie będą wymagane. Zaliczkę na podatek oraz składki ZUS należy pobrać w momencie wypłaty wyrównania.

Pracownicy mogą jednak żądać odsetek ustawowych zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego. Przepisy tego kodeksu stosuje się bowiem również w obszarze prawa pracy, jeśli te nie normują określonych spraw i nie jest to sprzeczne z zasadami prawa pracy.

Na podstawie art. 481 Kodeksu cywilnego, jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była oznaczona, należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5 punktów procentowych. Jednakże gdy wierzytelność jest oprocentowana według stopy wyższej, wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie według tej wyższej stopy.

Obecnie odsetki ustawowe za opóźnienie wynoszą 11,25%. Odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzeń m.in. z tytułu stosunku pracy są zwolnione z podatku dochodowego.

Analogicznego zwolnienia od składek dla odsetek nie ma w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jednak nie podlegają one oskładkowaniu (pismo ZUS z 7 marca 2001 r., FUu 077-7/01).

Wypłata wyrównań za listopad 2023 r. wiąże się również z przeliczeniem świadczeń zasiłkowych, wynagrodzeń chorobowych, wypłaconych począwszy od grudnia 2023 r. gdzie podstawę wymiaru obliczano z okresu zawierającego wynagrodzenia za listopad 2023 r. Podstawę wymiaru zasiłków ustala się bowiem z wynagrodzeń wypłaconych „za okres”, czyli jeśli pracodawca dokona wyrównania wynagrodzenia za listopad 2023 r., zajdzie konieczność przeliczenia podstaw wymiaru świadczeń zasiłkowych i również wypłaty wyrównań tych świadczeń, które zostały zaniżone.

Należałoby również przeliczyć i wyrównać inne należności za listopad, jeśli takie były (np. zwolnienia od pracy typu opieka nad dzieckiem do 14 lat, czy urlop okolicznościowy).

Podstawa prawna:

art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r., poz. 1465 ze zm.).
art. 481 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r., poz. 1610 ze zm.).
art. 11 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.).
art. 36 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 2780).

Autor: Izabela Nowacka

Ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym. Autorka licznych publikacji z zakresu rozliczania wynagrodzeń, współpracuje z wieloma wydawnictwami, jest autorką publikacji m.in. w Rzeczpospolitej, Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Monitorze rachunkowości budżetowej