Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż detaliczną mogą skorzystać z uproszczenia w wystawianiu faktur. Ustawodawca pozwala na wystawienie paragonu z NIP-em jeśli wartość transakcji nie przekracza kwoty 450 zł. W przypadku tych transakcji następuje zmiana, która będzie wprowadzana etapami.
Etap pierwszy od 1 lutego do 31 lipca 2026 roku. W tym okresie będzie możliwość wystawiania faktur uproszczonych oraz faktur z kas fiskalnych na dotychczasowych zasadach. Takie faktury nie będą podlegały wprowadzeniu do KSeF.
Etap drugi od 1 sierpnia 2026 roku, od tej daty dotychczasowe faktury uproszczone będą wystawiane tylko i wyłącznie w postaci e-faktur.
Jak się przygotować?
Dla niektórych będzie to koniec wygody, do której wielu przedsiębiorców zdążyło się przyzwyczaić. Dodatkowo u każdego kto jeszcze nie posiada odpowiednich systemów zaistnieje konieczność dostosowania systemów kasowych i procedur sprzedaży do nowych wymogów. Jak zrobić to mądrze i bez stresu?
Lista zadań do wykonania:
- Sprawdzenie u dostawcy oprogramowania, czy system sprzedaży będzie gotowy na wystawianie e-faktur przez KSeF.
- Przygotowanie się do przekazania informacji o zmianie. Może być potrzebna krótka edukacja: „nie, paragon z NIP-em już nie wystarczy”.
- Zaplanowanie zautomatyzowania procesu - tak, by pełna faktura trafiała do systemu KSeF i jednocześnie do klienta bez konieczności ręcznego przekazywania przy każdej transakcji.
- Organizacja szkoleń dla pracowników aby dobrze poznali system, mieli odpowiednie uprawnienia pozwalające na wystawienie faktur według nowych zasad.
- Wprowadzenie zmiany w zakresie obowiązków i odpowiedzialności u osób, które będą wystawiały faktury.
Jakie zmiany dla firmy?
Z jednej strony więcej pracy, zwłaszcza przy dużej liczbie transakcji detalicznych. Z drugiej strony to również szansa na uporządkowanie i cyfryzację procesu sprzedaży i mniejszej ilości błędów (np. znikające paragony). W dłuższej perspektywie to może się nawet opłacić.
Warto już teraz zaplanować zmianę - choć faktury uproszczone jeszcze chwilę pozostaną w obiegu opóźnienie we wdrożeniu może mocno wpłynąć na organizację pracy firmy i działów księgowych.
