Odpowiedź: Generalnie od 1 lutego 2026 r. wejdą w życie przepisy określające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej KSeF). Obowiązek ten będzie wynikał z obowiązującego od tego dnia art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Nie będzie on jednak miał charakteru bezwzględnego.
Czy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF dotyczy wszystkich podatników
Pytanie: W jakich sytuacjach i kto nie będzie musiał wystawiać faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF?
Korzyści
- Dowiesz się, które grupy podatników nie będą objęte obowiązkiem korzystania z KSeF.
- Poznasz konkretne sytuacje, w których dopuszczalne będzie nadal wystawianie faktur papierowych lub elektronicznych poza KSeF.
- Sprawdzisz, czy Twoja firma będzie musiała obowiązkowo korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur.
- Unikniesz nieporozumień związanych z wyjątkami w obowiązku e-fakturowania.
Kogo nie obejmie obowiązek wystawiania faktur w KSeF?
W przypadkach określonych przepisami art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie będzie konieczne.
Wyłączenia obowiązku e-fakturowania w KSeF– kto nie musi korzystać z systemu?
1. Faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.
2. Faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
3. Faktury wystawiane przez podatnika korzystającego z określonej przepisami art. 131–134 ustawy o VAT procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług (tzw. pozaunijnej procedury OSS), określonej przepisami art. 134a–134c szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób oraz określonej przepisami art. 138a–138h ustawy o VAT szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych (tzw. procedury IOSS), dokumentujące czynności rozliczane w tych procedurach.
4. Faktury wystawiane na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (tzw. faktury konsumenckie).
5. Faktury wystawiane w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych przepisami wykonawczymi (na tej podstawie wyłączony ma zostać – jak wynika z uzasadnienia projektu omawianej ustawy – obowiązek e-fakturowania biletów kolejowych i lotniczych, płatność za autostrady oraz dokumentowanie świadczenia usług w zakresie nadzoru i kontroli ruchu lotniczego).
6. Przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
W takich przypadkach wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej (jednakże w przypadkach 1, 2 i 4 dopuszczalne również będzie wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF; w przypadkach 3, 5 i 6 nie będzie to możliwe).
Czy podatnik zagraniczny musi korzystać z KSeF?
Jak widać, obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie zostaną objęci podatnicy zagraniczni, tj. podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju oraz podatnicy posiadający wyłącznie stałe miejsce prowadzenia działalności, którzy nie uczestniczą w dokonywanej transakcji. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie w przypadku tych podatników fakultatywne (zob. art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT).
Czy faktura dla osoby fizycznej musi być wystawiona przez KSeF?
Ponadto zwrócić należy uwagę na fakt, że wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie będzie dotyczyć faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
Przykład
10 lipca 2026 r. firma A zarejestrowana jako czynny podatnik VAT sprzeda firmie B towar. Sprzedaż tego towaru będzie musiała zostać udokumentowana przez firmę A fakturą ustrukturyzowaną wystawioną przy użyciu KSeF.
Przykład
W sierpniu 2026 roku niemiecka firma A (tj. firma posiadająca siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Niemiec) nieposiadająca w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej dokona dostawy towarów na rzecz polskiej firmy B. Towar ten zostanie do firmy B dostarczony bezpośrednio z polskiej firmy C, od której firma A nabędzie ten towar. Ponieważ firma A jest zarejestrowana w Polsce dla celów VAT, firma ta będzie obowiązana w Polsce do rozliczenia VAT z tytułu dokonanej dostawy towarów (nie będzie bowiem spełniony jeden z warunków wystąpienia tzw.dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca) i wystawienia na podstawie polskich przepisów faktury dokumentującej tę dostawę. Faktura ta nie będzie musiała (chociaż będzie mogła) zostać wystawiona w formie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF.
Przykład
We wrześniu 2026 roku podatnik prowadzący warsztat samochodowy wykona usługę na zlecenie osoby prywatnej. Osoba ta zażąda od podatnika wystawienia faktury. Fakturę tę podatnik będzie mógł wystawić osobie prywatnej w „zwykły” sposób (np. w formie papierowej), jak również w formie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF.
Nie wszyscy podatnicy będą zobowiązani do korzystania z KSeF. Przepisy zawierają wyjątki – dotyczące m.in. zagranicznych firm, konsumentów oraz niektórych procedur specjalnych. Warto je znać, by prawidłowo stosować nowe zasady i uniknąć błędów.
Podstawa prawna:
• Art. 106ga oraz art. 145l ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.).
• Ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.z 2023 r. poz. 1598).
Podobne artykuły
Zobacz również
Nasz magazyn Pokaż listę wydań »
Nr 295 Listopad 2025 r.
Dostępny w wersji elektronicznej
Zapisz się na bezpłatny newsletter
