Odpowiedź: Do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy włączyć 1/5 premii wypłaconych za: dwa miesiące I kwartału 2025 r. oraz II kwartał, o ile premie są pomniejszane za okresy niezdolności do pracy spowodowanej chorobą.
Jak prawidłowo ustalić podstawę wynagrodzenia chorobowego przy zmianie etatu i premii kwartalnej?
Pytanie: Proszę o pomoc w ustaleniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego dla pracownika, który w ostatnich miesiącach kilkakrotnie zmieniał wymiar etatu. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze oraz premie uznaniowe wypłacane kwartalnie (premia za dany kwartał wypłacana jest w miesiącu następującym po jego zakończeniu). Zmiany etatu: do 30 września 2024 – pełny etat (1/1), 1 października 2024–30 listopada 2024–1/2 etatu, 1 grudnia 2024–31 stycznia 2025 – pełny etat (1/1), od 1 lutego 2025–4/5 etatu. Chorobowe przypada we wrześniu 2025 r. – czy przy ustalaniu podstawy wynagrodzenia chorobowego należy brać pod uwagę wyłącznie wynagrodzenie i premie wypłacone po ostatniej zmianie etatu (czyli od lutego 2025), czy z całego 12-miesięcznego okresu poprzedzającego miesiąc choroby? Jeśli premie kwartalne mają być uwzględnione w podstawie, to:
- czy należy brać pod uwagę wszystkie premie wypłacone w ostatnich 12 miesiącach, czy tylko te przypadające na okres po zmianie etatu?
- czy sumę premii należy podzielić przez 12 miesięcy, czy przez liczbę miesięcy, w których premie były faktycznie wypłacane (np. cztery razy w roku)?
- czy wysokość premii powinna zostać przeliczona proporcjonalnie do aktualnego wymiaru etatu (4/5)?
Z jakiego okresu uwzględnia się wynagrodzenie przy ustalaniu podstawy chorobowego
Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego/zasiłku przysługującego pracownikiem stanowi, co do zasady, przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Chodzi o wynagrodzenie po pomniejszeniu o potrącone z tego wynagrodzenia składki na ubezpieczenia społeczne.
Jak uwzględnia się premie i nagrody przy obliczaniu podstawy zasiłku chorobowego
Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia tej podstawy.
Z kolei zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy kwartalne wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.
Których składników wynagrodzenia nie uwzględnia się w podstawie zasiłku chorobowego
Należy jednak pamiętać, że w myśl art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku.
Kiedy i w jakiej formie składniki wynagrodzenia wlicza się do podstawy zasiłku
W praktyce przepis ten oznacza, że w podstawie wymiaru świadczeń uwzględnia się jedynie te elementy płacy, które są pomniejszane za okresy ich pobierania, przy czym składniki wynagrodzenia:
- pomniejszane proporcjonalnie – przyjmuje się do podstawy po uzupełnieniu,
- pomniejszane w sposób inny niż proporcjonalny – w kwocie faktycznie wypłaconej bez dopełniania.
Jak zmiana wymiaru etatu wpływa na podstawę zasiłku chorobowego
W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach przyjmowanych do wyliczenia podstawy wymiaru zasiłku (art. 40 ustawy zasiłkowej).
W odniesieniu do kwartalnych składników wynagrodzenia
|
1. Jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy nastąpiła w okresie czterech kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy, |
składnik kwartalny powinien być przyjęty do podstawy wymiaru zasiłku w proporcji odpowiedniej do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy przepracowanych po zmianie (stosuje się wtedy, gdy po zmianie etatu, a przed powstaniem niezdolności do pracy, zatrudniony przepracował przynajmniej jeden cały kwartał, za który premia została wypłacona), |
|
2. Jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy nastąpiła po upływie czterech kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy |
składnik kwartalny powinien być przyjęty do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie przeliczonej odpowiednio dla nowego wymiaru czasu pracy. |
Jak ustalić podstawę chorobowego po kilku zmianach etatu i z premiami kwartalnymi
W przedstawionym stanie faktycznym zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce kilka razy. Przy czym ostatnia nastąpiła od lutego 2025 roku, a zatrudniony stał się niezdolny do pracy we wrześniu 2025 roku. Mamy zatem do czynienia z sytuacją wymienioną w pkt 1.
W konsekwencji, do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy przyjąć przeciętne wynagrodzenie zasadnicze wypłacone pracownikowi za miesiące od lutego do sierpnia 2025 r. (po pomniejszeniu o 13,71% składek ZUS) oraz 1/5 premii kwartalnych, które otrzymał za pełne miesiące kalendarzowe po zmianie wymiaru czasu pracy (po pomniejszeniu o 13,71% składek ZUS), pod warunkiem że premia jest pomniejszana o okresy zwolnień chorobowych.
Będą to zatem 2 miesiące pierwszego kwartału (luty i marzec 2025 r.) oraz 3 miesiące drugiego kwartału (kwiecień, maj i czerwiec 2025 r.). Trzeba więc obliczyć wysokość premii przypadającej na luty i marzec 2025 r. Wyliczenia dokonuje się według następującego wzoru:
[Kwota premii za I kwartał 2025 r.: (31 dni stycznia × 1 etat + 59 dni lutego i marca × 0,8 etatu)] × (59 dni lutego i marca × 0,8 etatu) = premia przypadająca na miesiące luty i marzec.
Do tak wyliczonej premii za luty i marzec pierwszego kwartału należy dodać premię za II kwartał, a następnie 1/5 wyliczonej kwoty włączyć do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego.
Może się zdarzyć, że premia kwartalna była proporcjonalnie pomniejszana za okresy pobierania świadczeń chorobowych, a w kwartałach, za które przyjmuje się ją do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego zatrudniony był nieobecny z powodu absencji zdrowotnej lub urlopu bezpłatnego. Wówczas przed dokonywaniem powyżej przedstawionych wyliczeń premię trzeba uzupełnić.
Jak ustalać podstawę wynagrodzenia chorobowego w przypadku zmian etatu i premii kwartalnych – podsumowanie
|
1. Ustal, czy zmiana etatu miała miejsce w okresie 12 miesięcy przed chorobowym. |
Jeśli tak – podstawę zasiłku należy liczyć tylko z miesięcy po zmianie etatu (zgodnie z art. 40 ustawy zasiłkowej). |
|
2. Uwzględniaj tylko składniki wynagrodzenia, które są pomniejszane za czas choroby. |
Premie lub inne dodatki wypłacane niezależnie od obecności pracownika nie wchodzą do podstawy zasiłku. |
|
3. Premie kwartalne wliczaj proporcjonalnie do okresów przepracowanych po zmianie etatu. |
Jeśli pracownik przepracował pełny kwartał po zmianie wymiaru czasu pracy – można uwzględnić 1/12 wypłaconych kwot za ten okres w podstawie świadczenia. |
|
4. Dopilnuj, by premie kwartalne były przeliczone do odpowiedniego wymiaru etatu. |
W przypadku niepełnego etatu premie należy proporcjonalnie przeliczyć do nowego wymiaru czasu pracy przed ich włączeniem do podstawy. |
|
5. Dokumentuj wszystkie wyliczenia i zachowuj zgodność z przepisami. |
W szczególnych przypadkach (np. nieobecności, urlopy bezpłatne) premie trzeba uzupełnić przed ich uwzględnieniem. Działaj zgodnie z art. 36, 40–42 ustawy zasiłkowej. |
Podstawa prawna:
- Art. 36 ust. 1 w związku z art. 3 pkt 3, art. 40, art. 41 ust. 1, art. 42 ust. 1 i 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r, poz. 501).
Podobne artykuły
Zobacz również
Nasz magazyn Pokaż listę wydań »
Nr 297 Styczeń 2026 r.
Dostępny w wersji elektronicznej
Zapisz się na bezpłatny newsletter
