Jak obliczać wynagrodzenie urlopowe – schemat postępowania krok po kroku

Wynagrodzenie urlopowe obliczasz tak, aby pracownik za czas urlopu wypoczynkowego otrzymał takie wynagrodzenie, jakie dostałby, gdyby w tym czasie pracował. Wynika to z art. 172 Kodeksu pracy oraz z rozporządzenia urlopowego.

Najpierw sprawdź, jakie składniki pensji i świadczenia ze stosunku pracy przysługują pracownikowi.

Do podstawy wynagrodzenia urlopowego możesz przyjąć tylko te składniki, które są związane z aktualnym stosunkiem pracy. Nie uwzględniasz wynagrodzenia z poprzedniego zatrudnienia, nawet jeśli pracownik wcześniej pracował u Ciebie na innej podstawie.

Jeżeli pracownik ma z Tobą dwie odrębne umowy o pracę, wynagrodzenie urlopowe liczysz osobno dla każdej z nich.

Nie wliczasz także wynagrodzenia z umowy zlecenia lub umowy o dzieło zawartej dodatkowo z własnym pracownikiem.

Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego nie uwzględniasz m.in.:

• jednorazowych lub nieperiodycznych nagród za konkretne zadanie albo osiągnięcie,
• klasycznych nagród uznaniowych,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestoju,
• nagród jubileuszowych,
• wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy i inne usprawiedliwione nieobecności,
• ekwiwalentu za urlop,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia chorobowego,
• wyrównania do minimalnego wynagrodzenia,
• trzynastej pensji,
• nagród z zakładowego funduszu nagród,
• należności z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych, rentowych i innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzeń i odszkodowań należnych przy rozwiązaniu stosunku pracy.

Po wyłączeniu składników, których nie bierzesz pod uwagę, przyporządkuj pozostałe składniki do jednej z grup:

1. 1) składniki w stałej stawce miesięcznej,
2. 2) składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc,
3. 3) składniki zmienne za okresy dłuższe niż miesiąc,
4. 4) składniki nieregularne.

Każdą grupę rozliczasz inaczej.

Jeżeli pracownik otrzymuje składniki wynagrodzenia w stałej kwocie miesięcznej, przyjmujesz je w wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu. Dotyczy to np.:

• wynagrodzenia zasadniczego określonego miesięcznie,
• stałego dodatku miesięcznego,
• dodatku określonego jako stały procent od miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.

Takich składników nie przeliczasz na godziny. Wypłacasz je w normalnej miesięcznej wysokości, o ile pracownik poza urlopem przepracował pozostałą część miesiąca.

Jeżeli urlop przypada na przełomie dwóch miesięcy, dla każdego miesiąca stosujesz stawkę należną w tym konkretnym miesiącu.

Do tej grupy zaliczasz m.in.:

• stawki godzinowe,
• stawki dzienne,
• wynagrodzenie akordowe,
• wynagrodzenie prowizyjne,
• premie miesięczne,
• dodatki nocne,
• wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny dobowe,
• składniki określone widełkami, np. od 20% do 60% pensji zasadniczej.

Podstawę urlopową tworzysz z łącznej kwoty tych składników wypłaconych w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Jeżeli składniki te znacznie się wahają, możesz przyjąć dłuższy okres, maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Aby obliczyć wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych:

1. 1) Zsumuj składniki zmienne wypłacone w przyjętym okresie, np. z 3 miesięcy.
2. 2) Podziel tę kwotę przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym okresie, razem z nadgodzinami.
3. 3) Otrzymaną stawkę godzinową pomnóż przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby w czasie urlopu zgodnie z harmonogramem.

Wzór

wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych = stawka godzinowa × liczba godzin urlopu według rozkładu czasu pracy

Jeżeli pracownik rozpoczyna urlop w jednym miesiącu, a kończy w kolejnym, podstawę ze składników zmiennych ustalasz według miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Nie ustalasz nowej podstawy tylko dlatego, że urlop przeszedł na kolejny miesiąc.

Jeżeli pracownik otrzymuje składniki za okresy dłuższe niż miesiąc, np. premie kwartalne, półroczne albo roczne, nie uwzględniasz ich przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.

Wypłacasz je w normalnym terminie, zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie. Urlop wypoczynkowy traktujesz w tym przypadku jak okres pracy, więc nie możesz obniżyć takiej premii tylko dlatego, że pracownik był na urlopie.

Jeżeli pracownik otrzymuje składniki periodyczne, ale za okresy o niejednakowej długości, najpierw sprawdź, jak często były wypłacane w ciągu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Jeżeli przeważają wypłaty za okresy nie dłuższe niż miesiąc, traktujesz je jak składniki zmienne miesięczne i wliczasz do podstawy urlopowej. Jeżeli przeważają wypłaty za okresy dłuższe niż miesiąc, nie wliczasz ich do podstawy wynagrodzenia urlopowego.

Normalne wynagrodzenie za nadgodziny wliczasz do podstawy urlopowej jako składnik zmienny za okres nie dłuższy niż miesiąc.

Dodatki za nadgodziny dobowe także wliczasz do podstawy, ponieważ można je ustalić na bieżąco.

Dodatki za nadgodziny średniotygodniowe:

• wliczasz do podstawy, jeżeli pracownik ma okres rozliczeniowy nie dłuższy niż miesiąc,
• pomijasz, jeżeli pracownik ma okres rozliczeniowy dłuższy niż miesiąc.

Jeżeli w całym okresie przyjętym do podstawy pracownikowi nie przysługiwały składniki zmienne, cofasz się do najbliższych miesięcy, w których takie składniki otrzymał.

Tak samo postępujesz, gdy w okresie podstawy wystąpił pełny miesiąc bez składników zmiennych, np. z powodu choroby, urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego albo nieusprawiedliwionej nieobecności.

Nie zawsze jednak możesz wyłączyć miesiąc bez premii. Jeżeli pracownik nie dostał składnika zmiennego, bo nie spełnił warunków jego uzyskania, np. nie zrealizował planu sprzedaży, taki miesiąc zostawiasz w podstawie z kwotą 0 zł.

1. 1) Ustal miesiąc rozpoczęcia urlopu.
2. 2) Sprawdź, jakie składniki wynagrodzenia pracownik otrzymuje.
3. 3) Wyłącz składniki, których nie wolno uwzględniać w podstawie.
4. 4) Składniki stałe przyjmij w wysokości należnej w miesiącu urlopu.
5. 5) Składniki zmienne miesięczne zsumuj z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeżeli składniki znacznie się wahają, przyjmij okres do 12 miesięcy.
6. 6) Podziel sumę składników zmiennych przez liczbę godzin przepracowanych w tym okresie.
7. 7) Otrzymaną stawkę pomnóż przez liczbę godzin urlopu zgodnie z rozkładem czasu pracy.
8. 8) Dodaj wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych do stałych składników należnych za dany miesiąc.
9. 9) Wypłać pracownikowi wynagrodzenie w normalnym terminie wypłaty.