Ogólna charakterystyka kont zespołu 5

Kwalifikacja kosztów według typów działalności i ich rozliczenie

Jest to najważniejszy podział kosztów w organizacjach pozarządowych, ponieważ zarówno na potrzeby sprawozdawczości finansowej, jak i merytorycznej (w tym sprawozdań OPP) powinny one dysponować danymi dotyczącymi kosztów prowadzenia działalności statutowej — odpłatnej i nieodpłatnej, działalności gospodarczej oraz kosztów ogólnego funkcjonowania, tzw. administracyjnych.

Konta zespołu 5 zaleca się prowadzić wówczas, gdy:

• charakter, wielkość działalności lub struktura organizacyjna jednostki organizacji wymagają ustalania kwoty i struktury kosztów poszczególnych typów działalności lub jej odmian;

• dokonuje się kalkulacji kosztów produktów;

• wykonuje się długotrwałe umowy dla więcej niż jednego odbiorcy.

Nie ujmuje się natomiast na kontach zespołu 5 następujących rodzajów kosztów:

1. wartości sprzedanych towarów i materiałów w cenach ich zakupu (nabycia);

2. kosztów finansowych;

3. pozostałych kosztów operacyjnych;

4. strat nadzwyczajnych;

5. kosztów realizacji, w tym niepodlegającego odliczeniu VAT naliczonego, obciążających bezpośrednio środki trwałe w budowie lub środki trwałe;

6. kosztów zakładowej działalności socjalnej oraz pokrywanych z pozostałych funduszów specjalnych.

Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wymaga w art. 10 ust. 1, że prowadzenie przez organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 pkt 2—4 tej ustawy:

1. nieodpłatnej działalności pożytku publicznego,

2. odpłatnej działalności pożytku publicznego lub

3. działalności gospodarczej

wymaga rachunkowego wyodrębnienia tych form działalności w stopniu umożliwiającym określenie przychodów, kosztów i wyników każdej z tych działalności, z zastrzeżeniem przepisów o rachunkowości.

Jeśli organizacja będzie sporządzała rachunek zysków i strat zgodnie z nowym załącznikiem nr 6 do uor, to musi w nim zaprezentować koszty podstawowej działalności operacyjnej w następujący sposób:

B. Koszty działalności statutowej

1. Koszty nieodpłatnej działalności pożytku publicznego

2. Koszty odpłatnej działalności pożytku publicznego

3. Koszty pozostałej działalności statutowej

E. Koszty działalności gospodarczej

G. Koszty ogólnego zarządu

Podział działalności organizacji pożytku publicznego

Podział kosztów w ramach zespołu 5 w przypadku organizacji posiadających status OPP powinien także umożliwiać wyodrębnienie kosztów według źródeł finansowania. Najczęściej dokonuje się tego, wprowadzając podział analityczny. Może przedstawiać się on następująco:

501 Koszty działalność statutowej — odpłatnej;

501-1 Koszty sfinansowane z dotacji od... ,

501-2 Koszty sfinansowane z dotacji od..

501-3 Koszty sfinansowane z programu

501-4 Koszty sfinansowane z 1,5%...

Niektóre organizacje prowadzą także podział tych kosztów według szczegółowych realizowanych przez nie projektów/programów/zadań. Taką szczegółowość informacyjną uzyskuje się również poprzez wprowadzenie dodatkowych podziałów analitycznych. 501 Koszty działalność statutowej — odpłatnej; 501-1 Koszty sfinansowane z dotacji od.

501-1-1 Program A;

501-1-2 Program B;

501-1-3 Program C.

Oczywiście szczegółowość podziału albo wskazanie, czy podział na projekty bądź według źródeł finansowania wynikają ze specyfiki konkretnej organizacji.

Ewidencja i rozliczanie kosztów według rodzajów i równocześnie według funkcji polegają na tym, że koszty proste działalności operacyjnej księguje się na bieżąco, na podstawie dokumentów źródłowych, na odpowiednich kontach zespołu 4 — według rodzajów i równolegle do ewidencji na kontach zespołu 4 grupuje się te koszty według funkcji — na właściwych kontach zespołu 5. Przeniesienie kosztów na stanowiska w zespole 5 może odbywać się bieżąco — równolegle do zapisów na kontach zespołu 4 lub po zakończeniu każdego miesiąca — na podstawie sporządzonego w tym celu arkusza rozliczeniowego kosztów. Koszty przenosi się w ciężar kont zespołu 5 za pomocą konta 49 „Rozliczenie kosztów".

Koszty przypadające na miesiąc bieżący wprowadza się na konta zespołu 5 równolegle do zapisów na kontach zespołu 4, natomiast koszty zakwalifikowane do rozliczenia w przyszłych okresach księguje się w ciężar konta 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” - w korespondencji z kontem 49 „Rozliczenie kosztów” i dopiero z tego konta przenosi się je — w części przypadającej na bieżący miesiąc — na odpowiednie stanowisko kosztów w zespole 5.

Ewidencja i rozliczanie kosztów tylko według funkcji polega na tym, że koszty w wielkościach wynikających z dowodów źródłowych księguje się bezpośrednio na odpowiednich kontach zespołu 5 (50, 52, 53, 55) — jeżeli dotyczą okresu sprawozdawczego. Natomiast koszty kwalifikujące się do rozliczenia w czasie, przypadające na przyszłe okresy, odnosi się w całości na konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów". Dopiero z tego konta zalicza się — w części przypadającej na bieżący okres sprawozdawczy — w ciężar odpowiedniego konta zespołu 5.

W przypadku prowadzenia ewidencji i rozliczania kosztów tylko według funkcji — na kontach zespołu 5 — wskazane jest grupowanie kosztów prostych na tych kontach z podziałem na poszczególne ich rodzaje, w podobny sposób, jak to czyni się w jednostkach prowadzących ewidencję i rozliczanie kosztów tylko na kontach zespołu 4. Grupowania kosztów z podziałem na rodzaje dokonuje się w ramach kont zespołu 5 w jednakowym układzie do każdego konta syntetycznego prowadzonego w ramach zespołu 5.

Konto 50 „Koszty działalności statutowej", w tym konto 501 „Koszty działalności statutowej - nieodpłatnej” i konto 502 „Koszty działalności statutowej - odpłatnej”

W tej grupie ujmuje się te koszty, które są ponoszone w celu wytworzenia produktów i usług w ramach działalności statutowej zarówno odpłatnej, jak i nieodpłatnej. W szczególności na tych kontach ujmuje się identyfikując na podstawie dokumentów źródłowych:

• zużycie narzędzi specjalnych niezbędnych do wytworzenia określonych Produktów/ usług/ działań organizacji;

• usługi obce związane z wytworzeniem określonych produktów w tym realizowanych projektów i działań;

• zużycie energii na cele technologiczne, w przypadku możliwości bezpośredniego jej przyporządkowania do realizowanych projektów i działań;

• wartość zużytych do wytworzenia wyrobów i usług materiałów bezpośrednich;

• wynagrodzenia oraz świadczenia na rzecz pracowników bezpośrednio produkcyjnych;

• rozliczone koszty wydziałowe, działalności pomocniczej, koszty ogólnozakładowe, które mają bezpośredni związek z realizowanymi projektami;

• wyroby odzyskane z braków oraz koszty braków wewnętrznych nienaprawialnych ujawnionych w trakcie produkcji;

• koszt wytworzenia produkcji w toku i niezakończonych usług na koniec okresu oraz niezakończonych do końca okresu sprawozdawczego projektów i działań (tzw w toku).

Ewidencje na tych kontach należy prowadzić w taki sposób, aby móc ustalić co najmniej:

• koszty poszczególnych typów działalności podstawowej, z dalszym podziałem na koszty według miejsc powstawania kosztów;

• strukturę kosztów działalności podstawowej — według pozycji kalkulacyjnych;

• rodzaj, ilość i wartość produkcji niezakończonej.

Zasady funkcjonowania konta 50

Ewidencja szczegółowa do konta 50 (501, 502) powinna być prowadzona — w zależności od potrzeb i specyfiki jednostki - w sposób umożliwiający ustalenie co najmniej:

• kosztów poszczególnych typów działalności podstawowej, z dalszym podziałem na koszty według miejsc powstawania kosztów;

• struktury kosztów działalności podstawowej — według pozycji kalkulacyjnych, w szczególności realizowanych projektów z uwzględnieniem (jeśli to potrzebne) ich źródeł finansowania;

• rodzaju, ilości i wartości produkcji niezakończonej.

Typowe zapisy po stronie „Wn” konta 50

Typowe zapisy po stronie „Ma” konta 50