Kwalifikacja kosztów według typów działalności i ich rozliczenie

Jest to najważniejszy podział kosztów w organizacjach pozarządowych, ponieważ zarówno na potrzeby sprawozdawczości finansowej, jak i merytorycznej (w tym sprawozdań OPP) powinny one dysponować danymi dotyczącymi kosztów prowadzenia działalności statutowej — odpłatnej i nieodpłatnej, działalności gospodarczej oraz kosztów ogólnego funkcjonowania, tzw. administracyjnych.

Konta zespołu 5 zaleca się prowadzić wówczas, gdy:

• charakter, wielkość działalności lub struktura organizacyjna jednostki organizacji wymagają ustalania kwoty i struktury kosztów poszczególnych typów działalności lub jej odmian;

• dokonuje się kalkulacji kosztów produktów;

• wykonuje się długotrwałe umowy dla więcej niż jednego odbiorcy.

Nie ujmuje się natomiast na kontach zespołu 5 następujących rodzajów kosztów:

1. wartości sprzedanych towarów i materiałów w cenach ich zakupu (nabycia);

2. kosztów finansowych;

3. pozostałych kosztów operacyjnych;

4. strat nadzwyczajnych;

5. kosztów realizacji, w tym niepodlegającego odliczeniu VAT naliczonego, obciążających bezpośrednio środki trwałe w budowie lub środki trwałe;

6. kosztów zakładowej działalności socjalnej oraz pokrywanych z pozostałych funduszów specjalnych.

Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wymaga w art. 10 ust. 1, że prowadzenie przez organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 pkt 2—4 tej ustawy:

1. nieodpłatnej działalności pożytku publicznego,

2. odpłatnej działalności pożytku publicznego lub

3. działalności gospodarczej

wymaga rachunkowego wyodrębnienia tych form działalności w stopniu umożliwiającym określenie przychodów, kosztów i wyników każdej z tych działalności, z zastrzeżeniem przepisów o rachunkowości.

Jeśli organizacja będzie sporządzała rachunek zysków i strat zgodnie z nowym załącznikiem nr 6 do uor, to musi w nim zaprezentować koszty podstawowej działalności operacyjnej w następujący sposób:

B. Koszty działalności statutowej

1. Koszty nieodpłatnej działalności pożytku publicznego

2. Koszty odpłatnej działalności pożytku publicznego

3. Koszty pozostałej działalności statutowej

E. Koszty działalności gospodarczej

G. Koszty ogólnego zarządu

Podział działalności organizacji pożytku publicznego

Podział kosztów w ramach zespołu 5 w przypadku organizacji posiadających status OPP powinien także umożliwiać wyodrębnienie kosztów według źródeł finansowania. Najczęściej dokonuje się tego, wprowadzając podział analityczny. Może przedstawiać się on następująco:

501 Koszty działalność statutowej — odpłatnej;

501-1 Koszty sfinansowane z dotacji od... ,

501-2 Koszty sfinansowane z dotacji od..

501-3 Koszty sfinansowane z programu

501-4 Koszty sfinansowane z 1,5%...

Niektóre organizacje prowadzą także podział tych kosztów według szczegółowych realizowanych przez nie projektów/programów/zadań. Taką szczegółowość informacyjną uzyskuje się również poprzez wprowadzenie dodatkowych podziałów analitycznych. 501 Koszty działalność statutowej — odpłatnej; 501-1 Koszty sfinansowane z dotacji od.

501-1-1 Program A;

501-1-2 Program B;

501-1-3 Program C.

Oczywiście szczegółowość podziału albo wskazanie, czy podział na projekty bądź według źródeł finansowania wynikają ze specyfiki konkretnej organizacji.

Ewidencja i rozliczanie kosztów według rodzajów i równocześnie według funkcji polegają na tym, że koszty proste działalności operacyjnej księguje się na bieżąco, na podstawie dokumentów źródłowych, na odpowiednich kontach zespołu 4 — według rodzajów i równolegle do ewidencji na kontach zespołu 4 grupuje się te koszty według funkcji — na właściwych kontach zespołu 5. Przeniesienie kosztów na stanowiska w zespole 5 może odbywać się bieżąco — równolegle do zapisów na kontach zespołu 4 lub po zakończeniu każdego miesiąca — na podstawie sporządzonego w tym celu arkusza rozliczeniowego kosztów. Koszty przenosi się w ciężar kont zespołu 5 za pomocą konta 49 „Rozliczenie kosztów".

Koszty przypadające na miesiąc bieżący wprowadza się na konta zespołu 5 równolegle do zapisów na kontach zespołu 4, natomiast koszty zakwalifikowane do rozliczenia w przyszłych okresach księguje się w ciężar konta 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” - w korespondencji z kontem 49 „Rozliczenie kosztów” i dopiero z tego konta przenosi się je — w części przypadającej na bieżący miesiąc — na odpowiednie stanowisko kosztów w zespole 5.

Ewidencja i rozliczanie kosztów tylko według funkcji polega na tym, że koszty w wielkościach wynikających z dowodów źródłowych księguje się bezpośrednio na odpowiednich kontach zespołu 5 (50, 52, 53, 55) — jeżeli dotyczą okresu sprawozdawczego. Natomiast koszty kwalifikujące się do rozliczenia w czasie, przypadające na przyszłe okresy, odnosi się w całości na konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów". Dopiero z tego konta zalicza się — w części przypadającej na bieżący okres sprawozdawczy — w ciężar odpowiedniego konta zespołu 5.

W przypadku prowadzenia ewidencji i rozliczania kosztów tylko według funkcji — na kontach zespołu 5 — wskazane jest grupowanie kosztów prostych na tych kontach z podziałem na poszczególne ich rodzaje, w podobny sposób, jak to czyni się w jednostkach prowadzących ewidencję i rozliczanie kosztów tylko na kontach zespołu 4. Grupowania kosztów z podziałem na rodzaje dokonuje się w ramach kont zespołu 5 w jednakowym układzie do każdego konta syntetycznego prowadzonego w ramach zespołu 5.

Konto 50 „Koszty działalności statutowej", w tym konto 501 „Koszty działalności statutowej - nieodpłatnej” i konto 502 „Koszty działalności statutowej - odpłatnej”

W tej grupie ujmuje się te koszty, które są ponoszone w celu wytworzenia produktów i usług w ramach działalności statutowej zarówno odpłatnej, jak i nieodpłatnej. W szczególności na tych kontach ujmuje się identyfikując na podstawie dokumentów źródłowych:

• zużycie narzędzi specjalnych niezbędnych do wytworzenia określonych Produktów/ usług/ działań organizacji;

• usługi obce związane z wytworzeniem określonych produktów w tym realizowanych projektów i działań;

• zużycie energii na cele technologiczne, w przypadku możliwości bezpośredniego jej przyporządkowania do realizowanych projektów i działań;

• wartość zużytych do wytworzenia wyrobów i usług materiałów bezpośrednich;

• wynagrodzenia oraz świadczenia na rzecz pracowników bezpośrednio produkcyjnych;

• rozliczone koszty wydziałowe, działalności pomocniczej, koszty ogólnozakładowe, które mają bezpośredni związek z realizowanymi projektami;

• wyroby odzyskane z braków oraz koszty braków wewnętrznych nienaprawialnych ujawnionych w trakcie produkcji;

• koszt wytworzenia produkcji w toku i niezakończonych usług na koniec okresu oraz niezakończonych do końca okresu sprawozdawczego projektów i działań (tzw w toku).

Ewidencje na tych kontach należy prowadzić w taki sposób, aby móc ustalić co najmniej:

• koszty poszczególnych typów działalności podstawowej, z dalszym podziałem na koszty według miejsc powstawania kosztów;

• strukturę kosztów działalności podstawowej — według pozycji kalkulacyjnych;

• rodzaj, ilość i wartość produkcji niezakończonej.

Zasady funkcjonowania konta 50

Ewidencja szczegółowa do konta 50 (501, 502) powinna być prowadzona — w zależności od potrzeb i specyfiki jednostki - w sposób umożliwiający ustalenie co najmniej:

• kosztów poszczególnych typów działalności podstawowej, z dalszym podziałem na koszty według miejsc powstawania kosztów;

• struktury kosztów działalności podstawowej — według pozycji kalkulacyjnych, w szczególności realizowanych projektów z uwzględnieniem (jeśli to potrzebne) ich źródeł finansowania;

• rodzaju, ilości i wartości produkcji niezakończonej.

Typowe zapisy po stronie „Wn” konta 50

Typowe zapisy po stronie „Ma” konta 50

Kwalifikacja zapasów

W bilansie przedstawiacie zapasy w podziale na:

1. Materiały.

2. Półprodukty i produkty w toku.

3. Produkty gotowe.

4. Towary.

5. Zaliczki na dostawy.

Jednak w zespole ewidencjonuje się zapasy i obroty jedynie z materiałów, w tym opakowań i towarów. W szczególności powinny tu też znaleźć się informacje o rozliczeniu zakupu materiałów, towarów i usług oraz przechowywanych zapasach obcych — ewidencja pozabilansowa.

Materiały to różnego rodzaju artykuły, które nabyto do zużycia jako surowce w produkcji do "konania usług lub też nabywane na cele ogólne bądź na potrzeby reklamy lub reprezentacji. Do materiałów zalicza się również paliwa płynne i smary, części do samochodów i innych pojazdów mechanicznych, maszyn i urządzeń, a także nośniki energii. To również odzież ochronna dla pracowników oraz opakowania jednorazowe i wielokrotnego użytku.

W pozycji materiały wykazuje się stanowiące własność jednostki zapasy materiałów i opakowań znajdujące się w jej magazynach lub poza jednostką (składowane przejściowo w obcych magazynach) oraz materiały w drodze, czyli zafakturowane przez sprzedawcę, lecz jeszcze niedostarczone materiały, na które nie zostały wystawione dokumenty magazynowe.

Z kolei do towarów zalicza się aktywa rzeczowe, również produkty rolne, surowce wtórne, nabyte z myślą o dalszej odsprzedaży, przeważnie w stanie nieprzetworzonym.

Zgodnie z art. 17 ust. 2 uor kierownik jednostki podejmuje decyzję w sprawie stosowania jednej z 4 metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, tj.:

1. ewidencję ilościowo-wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych;

2. ewidencję ilościową obrotów i stanów prowadzoną dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych; wartość tego stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych;

3. ewidencję wartościową obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzoną dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu;

4. odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu, połączone z ustaleniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

Zapisy na kontach materiałów i towarów będą występowały w trakcie roku w przypadku wyboru metod l, 2 lub 3. Natomiast jeśli kierownik jednostki podejmie decyzję o zaliczaniu nabytych materiałów i towarów od razu w koszty, to jedynie na dzień bilansowy będą dokonywane zapisy na tych kontach. Zapisy te będą odzwierciedlały wartość tych zapasów na dzień bilansowy ustaloną w drodze spisu z natury.

Składniki rzeczowych aktywów obrotowych towarów i materiałów należy wyceniać na dzień bilansowy według cen nabycia nie wyższych jednak od cen ich sprzedaży netto (art. 28 ust. 1 pkt 6 uor). Wycena zapasów na dzień bilansowy powinna być poprzedzona inwentaryzacją zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 26 ust. l). Należy też pamiętać o aktualizacji ich wartości do stanu rzeczywiście realnej wartości. Przede wszystkim trzeba "eliminować zapasy, które całkowicie utraciły przydatność użytkową z powodu ich zniszczenia, zepsucia lub upływu terminu przydatności do użycia. Stan takich zapasów ustala się w drodze spisu z natury i spisać je z ewidencji, księgując:

• w straty nadzwyczajne w cenach nabycia (zakupu) lub po kosztach wytworzenia, jeśli ich uszkodzenie, zniszczenie nastąpiło z przyczyn trudnych do przewidzenia (pożar, powódź, tąpnięcie lub osunięcie się ziemi, uderzenie pioruna, wybuch gazu itp.);

• odpisy z tytułu utraty wartości w pozostałe koszty operacyjne, jeśli zapasy utraciły częściowo wartość użytkową lub handlową na skutek zdarzeń związanych z ryzykiem prowadzenia działalności gospodarczej, odpisy należy tak oszacować, aby doprowadzić ich wartość do ceny możliwej do uzyskania na dzień bilansowy i zapewniającej upłynnienie zapasów już o obniżonej wartości.

Warto przypomnieć, że na dzień bilansowy wartość składników rzeczowych aktywów obrotowych, wyrażoną w cenach ewidencyjnych (materiały i towary), doprowadza się do poziomu cen nabycia, ewentualnie — zakupu nie wyższych niż możliwe do uzyskania ceny sprzedaży netto.

W odniesieniu do rzeczowych aktywów obrotowych stwierdzenie utraty wartości następuje najczęściej w czasie spisu z natury, oględzin albo analizy danych ewidencji informujących o rotacji (czasie zalegania) itp. Z tych informacji może wynikać, że zapasy utraciły w części lub całości wartość użytkową bądź handlową. W szczególności należy zwrócić uwagę na informacje, że:

• zapasy zostały uszkodzone;

• zapasy mogły ulec zepsuciu, zeschnięciu;

• zapasy utraciły cechy estetyczne;

• zapasy się zestarzały;

• nastąpiły zmiany w upodobaniach klientów;

• nastąpiły znaczne zmiany w zakresie postępu technicznego — ważne dla zapasów z elementami elektroniki;

• upłynął sezon, a mamy zapasy wrażliwe na zmiany trendów;

• zmniejszył się znacząco popyt rynkowy.

Inną przesłanką utraty wartości może być prawdopodobny na dzień bilansowy wzrost szacowanych kosztów, niezbędnych do doprowadzenia sprzedaży do skutku, lub fakt, że ceny nabycia (zakupu) niektórych towarów lub materiałów z uwagi na niekorzystne transakcje bądź koszty wytworzenia niektórych produktów, ze względu na rozruch lub — przeciwnie — wygaszanie procesu produkcji itp., są wyższe od ich cen sprzedaży netto.

Szacunki wartości netto możliwej do uzyskania powinny opierać się na najbardziej wiarygodnych dowodach — dostępnych w czasie ich sporządzania — co do przewidywanej kwoty możliwej do zrealizowania z tytułu sprzedaży zapasów. Szacunki te uwzględniają wahania cen oraz kosztów, odnoszące się bezpośrednio do zdarzeń po zakończeniu okresu w stopniu, w jakim zdarzenia te potwierdzają warunki istniejące na koniec okresu.

Przy szacowaniu wartości netto możliwej do uzyskania bierze się także pod uwagę przeznaczenie zapasów. Na przykład możliwa do uzyskania wartość netto pewnej ilości zapasów mających służyć zrealizowaniu wiążących umów sprzedaży lub świadczeniu usług opiera się na cenie wynikającej z umowy. Jeżeli umowy sprzedaży zawarte są na ilości mniejszej, niż pozostające w zapasach, możliwa do uzyskania wartość netto pozostałej nadwyżki zapasów opiera się na ogólnych cenach sprzedaży.

Odpisy aktualizacyjne od zapasów nie stanowią kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ust. I pkt 26a updop. Można natomiast całą początkową wartość zapasów zliczyć do kosztów podatkowych w chwili ich sprzedaży. Dokonanie zatem odpisu aktualizującego jest przyczyną powstania ujemnej różnicy przejściowej i tworzenia aktywów z tytułu odroczonego podatku dochodowego.

Konto 30 „Rozliczenie zakupu”

Konto „Rozliczenie zakupu” to pierwsze konto w zespole 3, które jest przeznaczone do ewidencji operacji gospodarczych w zakresie rozliczania zakupu. Ewidencja operacji gospodarczych na tym koncie umożliwia skonfrontowanie danych wynikających z dokumentów zakupu wystawionych dla jednostki przez kontrahentów z danymi wynikającymi z dokumentów potwierdzających przyjęcie dostaw lub odbiór wykonanych usług — w celu ustalenia ewentualnych rozbieżności spowodowanych ilością, cenami, stawkami VAT itd. Dzięki temu kontu można ustalić:

• wartości dostaw zafakturowanych, ale jeszcze nieprzyjętych lub nieodebranych, czyli „w drodze”;

• wartości dostaw i usług przyjętych lub odebranych, ale w stosunku do których jednostka nie otrzymała jeszcze dokumentów zakupu, czyli „dostaw niefakturowanych". Przyjmuje się, że najwygodniej wyodrębnić konta albo na poziomie syntetyki, albo analityki odrębnie dla zakupu:

• składników niefinansowych aktywów trwałych: wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych, dóbr do budowy oraz ulepszeń środków trwałych, nieruchomości inwestycyjnych;

• rzeczowych składników aktywów obrotowych: materiałów, opakowań, towarów;

• usług.

Zasady funkcjonowania konta 30

Typowe zapisy po stronie „Wn” konta 30

Typowe zapisy po stronie „Ma” konta 30

Aktywa trwałe

 Obejmują one:

• środki trwałe (konto 01),

• wartości niematerialne i prawne (konto 02),

• długoterminowe aktywa finansowe (konto 03),

• odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe (konto 03-5),

• inwestycje w nieruchomości i prawa (konto 04),

• odpisy umorzeniowe oraz z tytułu trwałej utraty wartości środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości i prawa (konto 07),

• środki trwałe w budowie (konto 08).

Konta zespołu 0 służą również do ewidencji pozabilansowych składników majątku trwałego (konto 09).

W organizacji pozarządowej wystarczy ograniczyć się do kont związanych z występującymi składnikami majątku. Nie we wszystkich NGO są inwestycje czy nieruchomości, jednak liczne organizacje je posiadają.

Konto 01 „Środki trwałe”

Kwalifikacja środków trwałych

Aby aktywa były uznane za środki trwałe, muszą spełniać łącznie następujące warunki (art. 3 ust. I pkt 15 uor):

• przewidywany okres ich ekonomicznej użyteczności musi być dłuższy niż rok, co oznacza, że przedział czasu, w którym jednostka będzie czerpała korzyści ekonomiczne i będzie amortyzowała dany środek trwały, nie może być krótszy niż rok;

• muszą być kompletne i zdatne do użytku, czyli w momencie przekazania do używania środek trwały powinien być sprawny technicznie. Ważne jest, że odpisów amortyzacyjnych dokonuje się nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania;

• przeznaczono je na własne potrzeby. Oznacza to, że rzeczowe aktywa są potrzebne do prowadzenia podstawowej działalności, tzn. działalności operacyjnej, opisanej w umowie (statucie) jednostki.

Tylko przepisy ustaw o podatkach dochodowych podpowiadają dolną granicę wartości środków trwałych na potrzeby podatku dochodowego, która wynosi 10.000 zł. Prawo bilansowe posługuje się kryterium długości użytkowania, używania na własne potrzeby oraz kompletności w momencie przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Przy czym należy zauważyć, że przepisy podatkowe nie pozwalają na amortyzację składników trwałych niesłużących prowadzeniu działalności gospodarczej. Jeśli zakup taki służy prowadzeniu działalności statutowej, to zaliczany jest w całości (w dacie nabycia) w koszty i będzie wpływać na dochód zwolniony z opodatkowania. Mamy zatem w tym zakresie zupełnie inne podejście rachunkowe i podatkowe.

Aktywa o niskiej jednostkowej wartości (tzw. niskocenne), ale spełniające kryteria wymagane przez uor dla środków trwałych, warto ze względów kontrolnych zaliczyć do środków trwałych, jednak nie ma takiego obowiązku. O zaliczeniu tych przedmiotów do środków trwałych decyduje kierownik jednostki, umieszczając tę informację w polityce rachunkowości. Jest to o tyle ważne, że niektóre aktywa niskocenne warto objąć kontrolą. Należy tak postąpić np. z telefonami komórkowymi, których wartość przeważnie jest niższa niż 10.000 zł, ale należy mieć nad nimi kontrolę, chociażby ze względu na możliwość wymiany aparatów przez operatorów. Jeśli jednak organizacja nie zdecyduje się, ze względu na niską wartość jednostkową, na objęcie np. telefonów komórkowych ewidencją bilansową, to wówczas wydanie ich do używania należy traktować jako zużycie materiałów na potrzeby własne, a co za tym idzie — odpisać je w pełnej wartości w cenie nabycia w koszty.

Zaliczając poszczególne składniki majątku do środków trwałych, należy pamiętać o zasadzie istotności (art. 8 ust. 1 uor) i o możliwości stosowania uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie negatywnego wpływu na sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki.

Poszczególne grupy środków trwałych zawierają następujące rodzaje aktywów:

• nieruchomości — grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntów, budynki i budowle, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu użytkowego;

• maszyny, urządzenia, środki transportu i inne;

• ulepszenia w obcych środkach trwałych, za które uznaje się koszty poniesione w celu przystosowania wynajętego lub wydzierżawionego budynku (np. założenie klimatyzacji w pomieszczeniach biurowych) — w okresie opisanym w umowie i na warunkach uzgodnionych z właścicielem tego obiektu (magazynu, biura, budynku);

• inwentarz żywy — są to zwierzęta pociągowe i hodowlane oraz wszystkie zwierzęta, bez względu na ich wartość, znajdujące się w cyrkach i ogrodach zoologicznych.

Szczegółowe wskazówki dotyczące identyfikacji, ujmowania, wyceny oraz prezentacji zawiera Krajowy Standard nr 11 Środki trwałe.

Ustawa o rachunkowości nie wymaga prowadzenia ewidencji środków trwałych w układzie uwzględniającym przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŠT) (Dz.U. poz. 1864). Pamiętając jednak o konieczności dostarczania przez ewidencję bilansową danych umożliwiających jednostce rozliczanie się z podatku dochodowego, wskazane jest prowadzenie ewidencji środków trwałych z podziałem na grupy, podgrupy i rodzaje określone w powołanym rozporządzeniu, gdyż do nich są przyporządkowane stawki amortyzacji podatkowej.

KŚT zawiera szczegółowy podział środków trwałych na następujące grupy:

• Grupa 0 — Grunty,

• Grupa 1 — Budynki i lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu niemieszkalnego,

• Grupa 2 — Obiekty inżynierii lądowej i wodnej,

• Grupa 3 Kotły i maszyny energetyczne,

• Grupa 4 — Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,

• Grupa 5 — Specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty,

• Grupa 6 — Urządzenia techniczne,

• Grupa 7 — Środki transportu,

• Grupa 8 Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie,

• Grupa 9 — Inwentarz żywy.

Artykuł 17 ust. I pkt I uor wymaga prowadzenia dla środków trwałych kont ksiąg pomocniczych (analitycznych). Ewidencja analityczna powinna zapewnić ustalenie dla poszczególnych obiektów inwentarzowych m.in.:

• wartości początkowej,

• terminu oddania do używania,

• miejsca użytkowania.

Na potrzeby ewidencji szczegółowej wykorzystuje się:

• karty identyfikacyjne ilościowo-wartościowe, zawierające przykładowo: nazwę środka trwałego i nadany mu numer inwentarzowy, podstawowe dane techniczne, wartość początkową, miejsce użytkowania, stawkę amortyzacji;

• księgi inwentarzowe, zawierające informacje o poszczególnym środku trwałym (analogicznie jak karta identyfikacyjna); wpisy do księgi powinny być dokonywane w porządku chronologicznym, a numer pozycji wpisu w księdze musi stanowić człon numeru inwentarzowego obiektu, umieszczanego po numerze (symbolu) nadanym mu na podstawie KŚT;

• tabele amortyzacyjne lub umorzeniowe, prowadzone w układzie przewidzianym w KŚT i zawierające indywidualne dane każdego obiektu dotyczące wartości początkowej, przyjętej stawki amortyzacyjnej bądź umorzeniowej, miesięcznej i rocznej kwoty amortyzacji lub umorzenia; na podstawie tabeli powinno być możliwe ustalenie zbiorczych danych w zakresie wartości początkowej i odpisów amortyzacyjnych czy też umorzeniowych środków trwałych na początek roku obrotowego, ich zmian zachodzących w ciągu roku, jak również stanu tych wielkości na koniec roku obrotowego.

Do środków trwałych zalicza się również aktywa, których używacie na podstawie umowy leasingu. Aby były obecne w bilansie, muszą spełniać warunki wynikające z art. 4 ust. 3 uor. Umowa ta musi zaspokajać co najmniej jeden z 7 warunków określonych w uor (art. 3 ust. 4 pkt 1—7 uor):

1. l) przenosić własność wartości niematerialnej i prawnej na jednostkę po zakończeniu okresu, na który została zawarta;

2. zawierać prawo do nabycia wartości niematerialnej i prawnej przez jednostkę po zakończeniu okresu, na jaki została zawarta, po cenie niższej od wartości rynkowej z dnia nabycia;

3. okres, na jaki została zawarta, musi odpowiadać w przeważającej części przewidywanemu okresowi ekonomicznej użyteczności prawa majątkowego, przy czym nie może być on krótszy niż 3/4 tego okresu. Prawo własności wartości niematerialnej i prawnej może być po okresie, na jaki umowa została zawarta, przeniesione na jednostkę;

4. suma opłat pomniejszonych o dyskonto, ustalona w dniu zawarcia umowy i przypadająca do zapłaty w okresie jej obowiązywania musi przekraczać 90% wartości rynkowej przedmiotu umowy na ten dzień. W sumie opłat uwzględnia się wartość końcową wartości niematerialnej i prawnej, którą organizacja zobowiązuje się zapłacić za przeniesienie na siebie własności tego przedmiotu;

5. zawierać przyrzeczenie finansującego do zawarcia z organizacją kolejnej umowy o oddanie w odpłatne używanie tej samej wartości niematerialnej i prawnej lub przedłużenia umowy dotychczasowej, na warunkach korzystniejszych niż w dotychczasowej umowie;

6. przewidywać możliwość jej wypowiedzenia, z zastrzeżeniem, że wszelkie powstałe z tego tytułu koszty i straty poniesione przez finansującego pokrywa firma;

7. wartość niematerialna i prawna musi zostać dostosowana do indywidualnych potrzeb organizacji. Może ona być używana wyłącznie przez organizację, bez wprowadzania w niej istotnych zmian.

Spełnienie chociażby jednego z powyższych warunków oznacza, że powołując się na uor, jednostka powinna amortyzować te prawa majątkowe na zasadach ogólnych. Należy jednak podkreślić, że w przypadku podmiotów małych — spełniających kryteria wskazane w uor, kwalifikując wartości niematerialne i prawne (i środki trwałe) użytkowane na podstawie umów spełniających choć jeden warunek z art. 3 ust. 4 uor, można kierować się regulacjami podatkowymi (art. 3 ust. 6 uor). Od 2019 roku zgodnie z art. 3 ust. 6 uor do uproszczeń w zakresie leasingu mają prawo jednostki, które w poprzednim roku obrotowym nie przekroczyły 2 z 3 progów:

1. 25.500.000 zł — w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

2. 51.000.000 zł — w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,

3. 50 osób - w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.

Od 2009 roku do środków trwałych nie zalicza się nieruchomości, które nie są używane w związku z operacyjną działalnością jednostki. Powinny być one niezależnie od sposobu ich nabycia lub wytworzenia obecnie kwalifikowane i prezentowane jako „Nieruchomości inwestycyjne".

Wycena środków trwałych

Środki trwałe wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia bądź wartości przeszacowanej (po aktualizacji wartości środków trwałych), pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także odpisy z tytułu trwałej utraty ich wartości (art. 28 ust. I pkt I uor). Cena nabycia i koszt wytworzenia środków trwałych, środków trwałych w budowie obejmują ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres ich budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również:

1. niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy;

2. koszty obsługi zobowiązań (np. kredytów) zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszone o przychody z tego tytułu.

Koszty związane z zakupem i przystosowaniem środka trwałego do stanu zdatnego do używania, które zwiększają cenę nabycia, to w szczególności:

• związane z nabyciem (zakupem) opłaty notarialne, skarbowe, cywilnoprawne;

• koszty zainstalowania i montażu maszyn oraz urządzeń zakupionych i przekazanych do używania jako środki trwałe (w tym zużycie do tego celu materiałów);

• koszty przystosowania do używania budynków i budowli nabytych przez jednostkę (remont, przebudowa, modernizacja, adaptacja i inne czynności), poniesione od momentu zakupu do dnia przekazania nabytego obiektu do używania;

• koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu sfinansowania zakupu środka trwałego i różnice kursowe dodatnie związane z tym zakupem, zmniejszające cenę nabycia.

Jeżeli nabycie środka trwałego następuje nieodpłatnie (w formie darowizny), jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu (art. 28 ust. 2 uor). Oznacza to, że do wyceny przyjmuje się cenę rynkową z dnia otrzymania, obejmującą również niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług.

Koszt wytworzenia środka trwałego

Koszt wytworzenia środka trwałego ustalany jest przez przyjęcie całości kosztów bezpośrednio i pośrednio związanych z jego budową, poniesionych za okres trwania budowy, do momentu przyjęcia do używania. Do kosztu wytworzenia zalicza się również niepodlegający odliczeniu VAT i podatek akcyzowy, a także koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związanych z nimi różnic kursowych, pomniejszonych o przychody z tego tytułu.

Koszt wytworzenia nie obejmuje kosztów ogólnego zarządu. Za koszty zwiększające wartość początkową środków trwałych można jednak uznać koszty utrzymania komórek organizacyjnych i stanowisk pracy, które wykonują wyłącznie czynności związane z budową środków trwałych. Konieczne jest jednak posiadanie dokumentacji, z której taki związek wynika.

Do kosztu wytworzenia zalicza się również koszty poniesione produkcji próbnej niezbędnej do wykonania przed przekazaniem środka trwałego do używania oraz uzyskane w wyniku próbnej produkcji wyroby gotowe. Traktuje się je jako produkty pełnowartościowe, które mogą być przeznaczone do sprzedaży lub zużycia na własne potrzeby jednostki. Po przyjęciu ich do magazynu i wycenie według cen sprzedaży netto niższych od kosztu wytworzenia lub sprzedaży bezpośrednio po ich wytworzeniu zalicza się je na zmniejszenie kosztów realizowanej budowy środka trwałego.

Pamiętać należy, że do kosztów budowy środków trwałych zwiększających ich wartość początkową w momencie przekazania do używania zalicza się:

• odszkodowania dla osób fizycznych i prawnych w związku z budową środków trwałych (oprócz odszkodowań z tytułu zdarzeń losowych i zdarzeń związanych z ryzykiem prowadzenia działalności gospodarczych);

• koszty ubezpieczeń rzeczowych związane z daną budową środków trwałych;

• koszty założenia trwałej zieleni w okresie budowy środków trwałych.

Nie zalicza się obecnie do wartości początkowej nowego środka trwałego nieumorzonej części wartości początkowej środków trwałych likwidowanych w celu budowy nowych obiektów. Powinna być ona odniesiona w pozostałe koszty operacyjne jako niezwiększająca wartości użytkowej nowego obiektu. Ewentualne odzyski w wyniku rozbiórki likwidowanych obiektów wycenione w cenach możliwych od uzyskania zalicza się w „Pozostałe przychody operacyjne".

Obniżenie wartości środków trwałych

W odniesieniu do środków trwałych zmniejszenie wartości w księgach rachunkowych objawia się w postaci:

1. planowanych odpisów amortyzacyjnych, obliczonych według z góry ustalonych stawek amortyzacyjnych i metod amortyzacji;

2. nieplanowych odpisów z tytułu utraty wartości, spowodowanej zdarzeniami związanymi z ryzykiem gospodarowania;

3. skutków zdarzeń losowych trudnych do przewidzenia niezwiązanych z ryzykiem gospodarowania, takich jak: pożar, powódź, huragan, osunięcie się lub tąpnięcie ziemi, uderzenia pioruna, eksplozja.

Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Poprawność stosowanych okresów użyteczności ekonomicznej i stawek amortyzacji środków trwałych należy okresowo weryfikować, dokonując odpowiedniej korekty dokonywanych w następnych latach obrotowych odpisów amortyzacyjnych (art. 32 ust. 3 uor).

Od 1 stycznia 2019 r. zgodnie z art. 32 ust. 7 uor oraz art. 3 ust. 2 i 3 pkt 1 i 2 udpp jednostki, które spełniają warunki uznania ich za małe, mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych według zasad określonych w przepisach podatkowych.

Nieplanowych odpisów aktualizujących wartość środków trwałych dokonuje się w następujących przypadkach:

• zmiany technologii produkcji,

• przeznaczenia do likwidacji,

• wycofania z używania lub

• innych przyczyn związanych z ryzykiem prowadzenia działalności (art. 32 ust. 4 uor).

Nieplanowych odpisów amortyzacyjnych można dokonać np. z powodu kradzieży środków trwałych oraz zniszczenia np. w wypadkach samochodowych. Skutki finansowe takich zdarzeń zaliczane są do „Pozostałych kosztów operacyjnych” (art. 3 ust. I pkt 32 uor). Odpisy dotyczące środków trwałych, których wartość zaktualizowano przez przeszacowanie (na dzień 1 stycznia 1995 r.), zmniejszają odniesione na kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny różnice wynikające z aktualizacji wyceny. Powstałą nadwyżkę nieplanowanego odpisu nad różnicami z aktualizacji wyceny zalicza się do „Pozostałych kosztów operacyjnych” (art. 32 ust. 5 uor).

Jeśli likwidowane są środki trwałe np. z powodu przyczyn trudnych do przewidzenia, niezwiązanych z ryzykiem prowadzenia działalności (pożar, powódź, huragan, tąpnięcie lub osunięcie się ziemi, eksplozja, uderzenie pioruna), wówczas niezamortyzowaną część wartości początkowej zalicza się do strat nadzwyczajnych, natomiast otrzymane od ubezpieczyciela odszkodowanie księgujecie w zyskach nadzwyczajnych (art. 3 ust. 1 pkt 33 uor). Do strat nadzwyczajnych, prezentowanych jako pozostałe koszty operacyjne, zalicza się również koszty usuwania skutków zdarzeń losowych.

Konto „Środki trwałe” jest klasycznym kontem bilansowym aktywów, zatem po stronie „Wn” konta Ol „Środki trwałe” ewidencjonowane są zwiększenia stanu i wartości początkowej środków trwałych. Z kolei po stronie „Ma” tego konta księguje się zmniejszenia stanu i wartości początkowej środków trwałych.

Konto 01 może wykazywać wyłącznie saldo debetowe, które odzwierciedla wartość początkową środków trwałych, w tym ulepszeń w obcych środkach trwałych (stanowiących odrębne obiekty inwentarzowe). Wartość początkowa pomniejszona o dokonane narastająco odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe zewidencjonowane po stronie „Ma” konta 07-1 będzie podlegać wykazaniu w bilansie jako wartość księgowa (netto) środków trwałych jednostki.

Typowe zapisy po stronie „Wn” konta 01