Wolontariat zdalny – o jakie dokumenty zadbać

Wolontariat zdalny (e-wolontariat) to bezpłatna, dobrowolna i ochotnicza praca świadczona na rzecz np. organizacji pozarządowej z użyciem Internetu lub innych środków komunikacji elektronicznej. Formalnie rzecz biorąc, nie różni się on od wolontariatu tradycyjnego, a więc należy stosować w tym przypadku przepisy art. 42–50 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 571). Podstawowym dokumentem regulującym współpracę z wolontariuszem jest umowa (porozumienie).

Praca wolontariacka jest świadczona w zakresie, w sposób i w czasie określonych w porozumieniu zawartym z podmiotem korzystającym. Jeżeli świadczenie wolontariusza wykonywane jest przez okres dłuższy niż 30 dni, porozumienie powinno być sporządzone na piśmie. Z tego ustawowego obowiązku nie zwalnia nas fakt zdalnej pracy wolontariusza. Co więcej, należy zachować również formę pisemną umowy, a więc z podpisami własnoręcznymi lub elektronicznymi.W tym drugim przypadku strony muszą posiadać kwalifikowane podpisy elektroniczne. Na podstawie art. 78¹ Kodeku cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Warto zadbać o pisemną umowę, zwłaszcza gdy planujemy długotrwałą współpracę, powierzamy wolontariuszowi szczególnie odpowiedzialne zadania (np. prowadzenie fanpage’u, co wiąże się z udostępnieniem mu haseł dostępu). W umowie można też uzgodnić zwrot kosztów ponoszonych przez e-wolontariusza. Tak jak prawo przewiduje to w przypadku home office.

Podmiot korzystający z pracy e-wolontariusza ma obowiązek m.in. pokrywać, na dotyczących pracowników zasadach określonych w odrębnych przepisach, koszty podróży służbowych i diet. Ponadto korzystający może pokrywać, na dotyczących pracowników zasadach określonych w odrębnych przepisach, także inne niezbędne koszty ponoszone przez wolontariusza, związane z wykonywaniem świadczeń na rzecz korzystającego. Pamiętajmy, że od 2023 r. obowiązuje w Kodeksie pracy cały nowy Rodział IIc nt. pracy zdalnej (art. 67¹⁸– 67³⁴). Na pracodawców nałożono m.in. obowiązek pokrycia różnych kosztów, ponoszonych przez pracownika zdalnego, albo wypłaty mu ekwiwalentu, co może być zastąpione obowiązkiem wypłaty ryczałtu. Jego wysokość ma odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Jeżeli strony porozumienia o e-wolontariacie uzgodnią zwrot kosztów, powinny to wpisać w zawartej umowie. Mowa np. o refundacji lub ryczałcie za zużyte media, używanie własnego sprzętu lub oprogramowanie. Zauważmy, że obsługa sprzętu i oprogramowania może wiązać się z konieczności przeszkolenia wolontariusza.

Korzystająca organizacja może pokrywać również koszty szkoleń wolontariuszy w zakresie wykonywanych przez nich świadczeń określonych w porozumieniu. Zauważmy, że zadania powierzone e-wolontariuszowi mogą wiązać się z koniecznością zapoznania go z rożnym, nawet specjalistycznym oprogramowaniem, wewnętrznymi systemami (np. do fakturowania) czy z zasadami ochrony danych osobowych w Internecie.

Co prawda jest to dodatkowy koszt dla organizacji, lecz z drugiej strony wizja zyskania nowych umiejętności w ramach szkolenia, którego koszty pokrywa korzystający, może stanowić dobrą zachętę dla kandydatów na e-wolontariuszy.

Jeżeli wolontariusz wykonuje świadczenia przez okres do 30 dni, wówczas korzystająca organizacja jest zobowiązana zapewnić mu ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). W razie gdy porozumienie o wolontariat przewiduje czas przekraczający 30 dni, oznacza to, że wolontariusz objęty zostaje z mocy prawa ubezpieczeniem z tytułu nieszczęśliwych wypadków na podstawie przepisów ustawy z 30 października 2002 r. o zaopatrzeniu z tytułu wypadków lub chorób zawodowych powstałych w szczególnych okolicznościach.

Ta podstawowa zasada dotycząca pracy wolontariuszy obowiązuje również e-wolontariatu. Tak samo jak zgoda rodzica/opiekuna prawnego w przypadku wolontariuszy nieletnich.

W sytuacji gdy e-wolontariusz jest w wieku poniżej 13 lat, porozumienie wolontariackie podpisuje w jego imieniu tylko przedstawiciel ustawowy (czyli rodzic lub opiekun prawny).

Natomiast małoletni w wieku 13–18 lat ma już ograniczoną zdolność do czynności prawnych, a więc taki wolontariusz sam podpisuje porozumienie z organizacją, z tym że integralnym jego składnikiem jest oświadczenie rodzica/opiekuna o wyrażeniu zgody na świadczenie pracy wolontaryjnej przez swojego podopiecznego. Bez zgody przedstawiciela ustawowego takie porozumienie jest nieważne.

Można zadać pytanie, dlaczego w interesie organizacji jest zadbanie o tyle dokumentów i spełnienie innych formalności? Nie sposób założyć z góry, że e-wolontariat jest mniej wartościowy lub mniej ważny tylko dlatego, że wolontariusz nie działa w siedzibie naszej organizacji czy przy innych akcjach w terenie. To samo dotyczy też wynagradzanej pracy zdalnej (home office).

Powierzenie określonych zadań e-wolontariuszowi może wiązać się z zupełnie innymi wymaganiami prawnymi, organizacyjnymi oraz ryzykiem dla obu stron, np. z zakresu ochrony danych osobowych, cyberbezpieczeństwa, wizerunku organizacji.

- https://tudu.org.pl/ (platforma z zadaniami dla e-wolontariuszy od organizacji z całej Polski),

- http://e-wolontariat.pl/.