Poznaj podatkowe skutki odwołania pracownika z urlopu

Przepisy pozwalają na odwołanie pracownika z urlopu, jednak jest to możliwe jedynie w wyjątkowych sytuacjach. Jak bowiem stanowi art. 167 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo to zrobić tylko wówczas, gdy obecności tej osoby w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Za takie okoliczności uważa się np. awarię, której usunięcie wymaga specjalistycznych umiejętności bądź uprawnień, chorobę personelu wymagającą pilnego zastępstwa, nieoczekiwane duże zamówienie towarów bądź usług przez kontrahenta, do którego realizacji w krótkim czasie jest potrzebna duża liczba pracowników itp.

Przy czym w przepisach prawa pracy nie wskazano, o jakie koszty chodzi. Analiza piśmiennictwa, wyjaśnień fiskusa i orzecznictwa sądowego w sprawach podatkowych prowadzi do wniosku, że takimi kosztami są np.:

• wykupiony wcześniej przez pracownika pobyt w hotelu, ośrodku wypoczynkowym, pensjonacie itp. – w tej części, w jakiej pracownik nie mógł skorzystać z tych świadczeń z powodu odwołania go z urlopu (i która nie została mu ewentualnie zwrócona przez organizatora wypoczynku),
• koszty powrotu z  miejscowości, w której pracownik  przebywał na wypoczynku (paliwo do samochodu, bilety autobusowe, bilety  za przejazdy  PKP, bilety lotnicze itp.),
• koszty opłaconych już wycieczek, imprez kulturalnych, wstępu do muzeów, galerii  itp., z których pracownik nie zdążył skorzystać z powodu przedwczesnego zakończenia urlopu,
• wydatki na noclegi w drodze powrotnej z urlopu.

Obowiązkiem  tym nie są natomiast objęte wydatki, których nie da się bezpośrednio powiązać z odwołaniem pracownika z urlopu. Dotyczy to przykładowo zakupu przez niego sprzętu sportowego lub turystycznego (np. roweru, bagażnika na rowery do samochodu, namiotu, pontonu, sprzętu do nurkowania, ręczników plażowych), ubrań itp.

Ważne jest również to, aby poniesienie wydatków, których ma dotyczyć zwrot, były przez pracownika odpowiednio udokumentowane. Dokumentami potwierdzającymi to, że pracownik je poniósł, mogą być np. faktury, rachunki, bilety, czy dowody wpłat (np. potwierdzenia przelewów bankowych). 

W takich przypadkach powstaje pytanie o podatkowe skutki zwrotu wydatków, zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika, który został przez niego odwołany z urlopu. Jeśli chodzi o pierwszy ze wskazanych podmiotów, to wydatki poniesione przez przedsiębiorcę na zwrot kosztów, o których była mowa wcześniej – stanowią dla niego koszty uzyskania przychodów. Po pierwsze, są to bowiem typowe tzw. koszty pracownicze.

Po drugie, do ich poniesienia obligują pracodawcę przepisy obowiązującego prawa. Nie powinno też budzić zastrzeżeń, że takie wydatki (np. w celu zastępstwa za chorego pracownika) pozostają w związku z osiąganymi przez podatnika przychodami, względnie z zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła  (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Nie zostały też wymienione w ustawowym katalogu tzw. kosztów niepotrącalnych.  Oczywiście aby taka kwalifikacja wspomnianych wydatków była dopuszczalna, muszą się one mieścić w zakresie wyznaczonym przez art. 167 § 2 Kodeksu pracy.

Według organów podatkowych pracodawca nie zaliczy natomiast do wspomnianych kosztów wydatków, które nie pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem pracownika z urlopu Przepisy nie zabraniają wprawdzie pracodawcom pokrywania takich wydatków z własnej inicjatywy, ale nie mogą one pomniejszać przychodów tych podmiotów do celów rozliczeń w podatku dochodowym.

Zwrot pracownikowi wydatków pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu  wypoczynkowego, nie jest jego przychodem, który mógłby podlegać opodatkowaniu PIT. Jako świadczenie o charakterze odszkodowawczym, nie stanowi bowiem dla tej osoby przysporzenia majątkowego. Nie mieści się zarazem w otwartym katalogu przychodów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. W konsekwencji w związku z dokonaniem takiego. zwrotu na pracodawcy, jako płatniku, nie ciąży obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na PIT. To samo dotyczy kosztów przesuniętego urlopu. Potwierdzały to również organy podatkowe (np. dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z  31 sierpnia 2020 r. nr  0115-KDIT2.4011.454.2020.2.KC).

Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy pracodawca postanowił z własnej inicjatywy zwrócić pracownikowi również koszty, które nie są bezpośrednio związane z odwołanym urlopem. Należy uznać, że zwrot wydatków w zakresie wykraczającym poza obowiązek określony w art. 167 § 2 Kodeksu pracy, będzie dla pracownika, który go otrzymał, przychodem ze stosunku  pracy. Jego wartość płatnik powinien doliczyć do pozostałych przychodów tej osoby z tego źródła, w miesiącu wypłaty pracownikowi (postawienia do dyspozycji) kwoty pieniężnej z tego tytułu.