Luka płacowa kobiet i mężczyzn – co powinna wiedzieć księgowa

Obowiązek sprawozdawczości ma dotyczyć pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 osób mają raportować co 3 lata, a pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 osób – co roku. Dane mają dotyczyć poprzedniego roku kalendarzowego.

Sprawozdanie z luki płacowej będzie obejmowało m.in. różnice w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn, medianę tych różnic, dane o składnikach uzupełniających i zmiennych oraz rozkład pracowników w przedziałach wynagrodzeń. Oznacza to, że księgowość i kadry powinny zadbać o prawidłowe przypisanie wynagrodzeń do pracowników, płci, kategorii stanowisk, okresów zatrudnienia oraz rodzaju składników płacowych.

Szczególne znaczenie będą miały składniki uzupełniające i zmienne, takie jak premie, dodatki, nagrody czy inne elementy wynagrodzenia niewynikające bezpośrednio ze stałej stawki miesięcznej lub godzinowej. Wskaźniki dla tych składników mają być liczone łącznie, a nie osobno dla każdego rodzaju świadczenia.

Projekt rozporządzenia przewiduje wzory pozwalające wyliczyć lukę płacową w ujęciu rocznym i godzinowym. Roczna luka płacowa będzie liczona jako różnica między średnim poziomem wynagrodzenia kobiet a średnim poziomem wynagrodzenia mężczyzn, podzielona przez średni poziom wynagrodzenia mężczyzn i wyrażona w procentach.

W praktyce księgowa będzie musiała przygotować dane nie tylko o rocznych wynagrodzeniach, lecz także o wynagrodzeniu godzinowym. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy pracownicy różnią się wymiarem etatu, liczbą przepracowanych miesięcy albo liczbą płatnych godzin nadliczbowych.

Oprócz średnich wynagrodzeń konieczne będzie ustalenie mediany wynagrodzeń kobiet i mężczyzn. Mediana pozwala lepiej ocenić sytuację typowego pracownika, ponieważ nie jest tak podatna na pojedyncze bardzo wysokie lub bardzo niskie wynagrodzenia jak średnia arytmetyczna.

Z punktu widzenia księgowej oznacza to konieczność prawidłowego uporządkowania danych płacowych od najniższych do najwyższych oraz ustalenia wartości środkowej dla kobiet i mężczyzn.

Pracodawca będzie musiał także wykazać odsetek kobiet i mężczyzn w czterech przedziałach wynagrodzeń. W tym celu dane płacowe trzeba będzie podzielić na kwartyle, a następnie ustalić udział kobiet i mężczyzn w każdym przedziale.

Najbardziej pracochłonne może być raportowanie luki płacowej w podziale na kategorie pracowników. Dla każdej kategorii trzeba będzie wyliczyć osobne wskaźniki: dla wynagrodzenia zasadniczego oraz dla składników uzupełniających lub zmiennych, zarówno w ujęciu rocznym, jak i godzinowym.

Księgowa powinna sprawdzić, czy system kadrowo-płacowy pozwala wyodrębnić dane według płci, kategorii pracowników, rodzaju składnika wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy, okresu zatrudnienia i stawek godzinowych. Warto też zweryfikować, czy składniki płacowe są prawidłowo opisane i przypisane do właściwych grup.

Projekt rozporządzenia nie tworzy samodzielnie nowych obowiązków dla pracodawców – ma wskazywać sposób i wzory obliczania wskaźników. Same obowiązki raportowe wynikają z projektowanej ustawy wdrażającej dyrektywę 2023/970.