W opisanej sytuacji, tj. przy braku regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania oraz objęciu świadczeniem jednej osoby, najbezpieczniejszą formą jest aneks do umowy o pracę (porozumienie zmieniające warunki umowy), a nie sama uchwała zarządu.
Jak zgodnie z prawem przyznać pracownikowi dodatkowy płatny urlop wypoczynkowy?
Pytanie:
Odpowiedź:
Możliwe jest przyznanie pracownikowi dodatkowego urlopu. Pracodawca nie może ograniczać praw pracowniczych zagwarantowanych w Kodeksie pracy, może jednak wprowadzać dla swoich pracowników postanowienia korzystniejsze, niż wynika to z przepisów powszechnie obowiązujących.
Korzyści
- Dowiesz się, czy pracodawca może przyznać pracownikowi więcej dni płatnego urlopu niż przewiduje Kodeks pracy.
- Poznasz najbezpieczniejszy model dokumentowania dodatkowego urlopu, oparty na uchwale zarządu i aneksie do umowy o pracę.
- Sprawdzisz, jakie elementy powinna zawierać uchwała oraz jak określić, czy dodatkowy urlop jest jednorazowy czy przysługuje w kolejnych latach.
- Zobaczysz, jak mogą wyglądać przykładowe zapisy uchwały zarządu i porozumienia zmieniającego warunki zatrudnienia.
Uchwała zarządu i aneks do umowy – najbezpieczniejszy sposób przyznania dodatkowego urlopu
Aneks daje pracownikowi trwały i egzekwowalny tytuł prawny. Uchwała zarządu jest natomiast wewnętrznym aktem decyzyjnym organu fundacji (dotyczącym reprezentacji i wyrażenia woli pracodawcy). Sama w sobie nie kształtuje treści stosunku pracy wobec pracownika, dopóki nie zostanie przełożona na dokument regulujący relację pracodawca – pracownik.
Optymalne rozwiązanie – model dwuetapowy
- 1) uchwała zarządu jako wewnętrzna podstawa decyzyjna (określająca, kto i dlaczego podejmuje decyzję o przyznaniu świadczenia)
- 2) aneks (porozumienie zmieniające) podpisany z pracownikiem jako źródło jego uprawnienia
Co powinna zawierać uchwała o przyznaniu dodatkowego urlopu
Uchwała zarządu wiąże fundację wewnętrznie, ale nie jest dokumentem podpisywanym przez pracownika ani dokumentem, z którego bezpośrednio wynika jego roszczenie o udzielenie urlopu.
Z przedstawionego opisu wynika, że chodzi o 5 dni urlopu wstępnie zaplanowanych do wykorzystania 27–31 lipca. Należy zatem ustalić, czy:
- świadczenie będzie miało charakter jednorazowy (dodatkowe 5 dni wyłącznie w 2026 r.),
- czy będzie stanowiło trwałe podwyższenie wymiaru urlopu (5 dodatkowych dni każdego roku).
Jest to kwestia zasadnicza i wymaga jednoznacznego uregulowania w dokumentacji, ponieważ wpływa na uprawnienia pracownika w kolejnych latach.
Uchwała zarządu powinna zawierać:
- oznaczenie fundacji i organu,
- datę i numer uchwały,
- podstawę statutową kompetencji zarządu,
- oznaczenie pracownika,
- określenie przedmiotu decyzji (liczba dni urlopu oraz wskazanie, czy świadczenie ma charakter jednorazowy, czy stały),
- uzasadnienie,
- podpisy członków zarządu.
Wzór uchwały zarządu
UCHWAŁA NR …/2026Zarządu Fundacji ………………………
w sprawie przyznania pracownikowi dodatkowego płatnego urlopu wypoczynkowego
Na podstawie § … Statutu Fundacji ……………………… oraz art. 9 § 2 i art. 18 § 1 Kodeksu pracy Zarząd Fundacji uchwala, co następuje:
§ 1
Zarząd Fundacji postanawia przyznać Panu/Pani ………………………, zatrudnionemu/zatrudnionej na podstawie umowy o pracę z dnia ……………………… na stanowisku ………………………, dodatkowy płatny urlop wypoczynkowy w wymiarze 5 (pięciu) dni w roku kalendarzowym 2026, ponad wymiar wynikający z art. 154 § 1 Kodeksu pracy.
§ 2
Dodatkowy urlop, o którym mowa w § 1, ma charakter jednorazowy i dotyczy wyłącznie roku kalendarzowego 2026.
lub
Dodatkowy urlop w wymiarze 5 dni przysługuje pracownikowi corocznie, począwszy od 2026 r., do czasu nabycia przez pracownika prawa do urlopu w wymiarze 26 dni na podstawie art. 154 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.
§ 3
Do dodatkowego urlopu stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu pracy dotyczące urlopu wypoczynkowego, w tym w zakresie wynagrodzenia urlopowego.
§ 4
Uzasadnienie …………………
§ 5
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Podpisy członków Zarządu
Aneks do umowy o pracę
(porozumienie zmieniające)
Wzór
POROZUMIENIE ZMIENIAJĄCEAneks do umowy o pracę z dnia ………………………
zawarte w dniu ……………………… w ……………………… pomiędzy:
Fundacją ………………………, reprezentowaną przez ………………………, zwaną dalej „Pracodawcą”,
a
Panem/Panią ………………………, zamieszkałym(-ą) ………………………, zwanym(-ą) dalej „Pracownikiem”,
o następującej treści:
§ 1
Na podstawie art. 9 § 2 oraz art. 18 § 1 Kodeksu pracy, w wykonaniu Uchwały Zarządu Fundacji nr …/2026 z dnia ………………………, strony zgodnie postanawiają wprowadzić do umowy o pracę korzystniejsze dla Pracownika warunki w zakresie wymiaru urlopu wypoczynkowego.
§ 2
1. Pracodawca przyznaje Pracownikowi dodatkowy płatny urlop wypoczynkowy w wymiarze 5 (pięciu) dni ponad wymiar wynikający z art. 154 § 1 Kodeksu pracy.
2. Dodatkowy urlop przysługuje w roku kalendarzowym 2026.
Wariant:
Dodatkowy urlop przysługuje corocznie do czasu nabycia przez Pracownika prawa do urlopu w wymiarze 26 dni.
3. Do dodatkowego urlopu stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu pracy dotyczące urlopu wypoczynkowego, w tym dotyczące ustalania wynagrodzenia urlopowego oraz zasad jego udzielania.
§ 3
Pozostałe warunki umowy o pracę pozostają bez zmian.
§ 4
Porozumienie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Dodatkowy urlop dla jednej osoby – jak ograniczyć ryzyko nierównego traktowania
Przyznanie świadczenia wyłącznie jednej osobie może zostać uznane za nierówne traktowanie lub dyskryminację innych pracowników. Przyznanie większego wymiaru urlopu tylko wybranym pracownikom zatrudnionym u danego pracodawcy może prowadzić do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu.
Uzasadnienie decyzji powinno zostać sformułowane precyzyjnie i indywidualnie, poprzez wskazanie konkretnych, obiektywnie weryfikowalnych okoliczności dotyczących danego pracownika (np. realizacja określonego projektu, szczególne wyniki pracy, zwiększony zakres odpowiedzialności lub potrzeba zatrzymania kluczowego pracownika).
Bezpieczniejszym rozwiązaniem niż przyznanie świadczenia jednej osobie jest przyjęcie obiektywnych kryteriów dostępnych dla wszystkich pracowników (np. dodatkowe dni urlopu dla każdego pracownika spełniającego określone warunki). W takim przypadku każdy pracownik spełniający kryteria może skorzystać ze świadczenia, co ogranicza ryzyko zarzutu arbitralności. W fundacji takie kryteria mogłyby zostać uregulowane w przyszłym regulaminie wynagradzania lub wewnętrznej polityce wewnętrznej.
Podstawa prawna:
- Art. 9 § 1 i § 2, art. 11, art. 18 § 1, art. 154 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.).
Słowa kluczowe:
dodatkowy urlop wypoczynkowyPodobne artykuły
Nasz magazyn Pokaż listę wydań »
Nr 309 Sierpień/wrzesień 2026
Dostępny w wersji elektronicznej
Zapisz się na bezpłatny newsletter
