Czy do akt osobowych pracownika trzeba dołączać oryginał orzeczenia lekarskiego

Odpowiedź: Co do zasady, pracodawca powinien włączać do akt osobowych pracownika oryginały orzeczeń lekarskich wydanych po przeprowadzeniu badań wstępnych, okresowych i kontrolnych. Zatem pracodawca powinien włączyć do akt osobowych dokument wypisany długopisem, a nie skopiowany – jeżeli orzeczenie lekarskie zostało wydane w następstwie skierowania wystawionego przez tego pracodawcę.

Z treści pytania wynika, jak się wydaje, że dotyczy ono orzeczenia lekarza wydanego po przeprowadzeniu badań profilaktycznych – wstępnych, okresowych lub kontrolnych – o których mowa w art. 229 § 1, 2 i 5 Kodeksu pracy.

W myśl art. 229 § 4a Kodeksu pracy, wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Zgodnie z art. 229 § 4 Kodeksu pracy, pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.

Przepis art. 229 § 7 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przechowywania orzeczeń wydanych na podstawie badań lekarskich, o których mowa w art. 229 § 1, 2 i 5 Kodeksu pracy, oraz skierowania na te badania.

Jak stanowi § 3 ust. 4 rozporządzenia ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 607), lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne wydaje orzeczenie lekarskie osobie badanej oraz pracodawcy. Orzeczenie sporządza się według wzoru określonego w ww. rozporządzeniu.

Zgodnie z § 3 pkt 1 i pkt 2 lit. r rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 535), w aktach osobowych pracownika gromadzi się m.in. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Przywołane wyżej przepisy mówią o ciążącym na pracodawcy obowiązku przechowywania orzeczeń lekarskich dotyczących wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Dlatego też należy uznać, że do akt osobowych pracownika pracodawca powinien włączyć oryginały tych orzeczeń lekarskich (a więc dokumenty wypisane długopisem, a nie skopiowane) – jeżeli wspomniane orzeczenia zostały wydane w następstwie skierowań wystawionych przez tego pracodawcę.

Nieco inaczej przedstawia się sytuacja, w której kandydat do zatrudnienia przedstawia pracodawcy orzeczenie lekarskie wydane na podstawie skierowania na badania lekarskie wystawionego przez innego (poprzedniego) pracodawcę. Taka możliwość została przewidziana w art. 229 § 1³ Kodeksu pracy. Wtedy zastosowanie powinien, jak się wydaje, znaleźć § 5 rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, zgodnie z którym pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

To skłania do wniosku, że jeśli kandydat do zatrudnienia przedkłada pracodawcy orzeczenie lekarskie wydane w następstwie skierowania wystawionego przez innego (poprzedniego) pracodawcę, to pracodawca, któremu orzeczenie jest przedłożone, powinien włączyć do akt osobowych pracownika odpis lub kopię orzeczenia, poświadczoną przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym orzeczeniem.