Termin przesłania faktury do KSeF – do kiedy trzeba ją wysłać?

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Dopóki zatem faktura ustrukturyzowana nie zostanie przesłana do KSeF, nie jest wystawiona. W uproszczeniu można stwierdzić, że dopóki faktura ustrukturyzowana nie zostanie przesłana do KSeF, nie istnieje.

Nie ma przy tym przepisu określającego termin, w którym wygenerowana faktura powinna zostać przesłana do KSeF. W szczególności brakuje przepisu nakazującego czynić to „niezwłocznie” po wygenerowaniu faktury.

 Uznać w tej sytuacji według mnie należy, że faktury przesyłane powinny być do KSeF w wynikającym z przepisów art. 106i ustawy o VAT terminie ich wystawienia (najczęściej nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę – zob. art. 106i ust. 1 ustawy o VAT).

Dodać należy, że wśród odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytania dotyczące KSeF odnaleźć można odpowiedź na pytanie „Czy dokument musi zostać wysłany do KSeF w dniu wystawienia (jeśli data wystawienia w pliku ma być tożsama z datą bieżącą)? Nie ma możliwości wysłania np. następnego dnia?”. Odpowiedź Ministerstwa Finansów brzmi: (…) Dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur.

Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF. Treść tej odpowiedzi potwierdza, że najważniejszym terminem przesyłania wygenerowanych faktur do KSeF jest ustawowy termin ich wystawienia. Jednocześnie w istocie treść tej odpowiedzi nie wyklucza przesyłania faktur do KSeF dłużej niż dzień po dacie wygenerowania faktury (o ile nienaruszony zostanie ustawowy termin wystawienia faktury). Niemniej w świetle treści tej odpowiedzi najbezpieczniej jest przesyłać faktury do KSeF nie później niż następnego dnia po dniu ich wygenerowania.

Dodać należy, że 1 lutego 2026 r. dodany zostanie również art. 106nda ustawy o VAT. Zawierać on będzie przepisy określające alternatywny sposób wystawiania faktur przez podatników obowiązanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Jest to wystawianie faktur w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej (udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT). Ten tryb wystawiania faktur nazywany jest trybem offline24. Faktury wystawiane w tym trybie podatnicy obowiązani będą niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesyłać do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. Jeżeli zatem podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie offline24, obowiązany będzie to jej przesłania do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.