Jak rozliczyć koszty dojazdu pracownika na studia podyplomowe

Odpowiedź: Kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Kosztami ponoszonymi w celu osiągnięcia przychodów są między innymi koszty pracownicze (koszty ponoszone w związku z zatrudnieniem pracowników), w tym koszty kształcenia pracowników, o ile pracownicy szkolą się w zakresie przydatnym do wykonywania powierzonej im pracy.

Jednocześnie koszty takie nie zostały wymienione wśród kosztów, których nie uważa się za podatkowe koszty uzyskania przychodów. W konsekwencji koszty pracowników mogą być przez pracodawców we wskazanym zakresie zaliczane do podatkowych kosztów uzyskania przychodów.

Potwierdzają to w udzielanych wyjaśnieniach organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 listopada 2023 r. (sygn. 0111-KDWB.4010.97.2023.2.KKM). W interpretacji tej czytamy, że „podjęte przez pracownika studia mają związek z jego zakresem obowiązków. Ponadto, jak Państwo wskazali, Spółka zatrudniając na podstawie umowy o pracę wspólnika, zrezygnowała z korzystania z tego rodzaju usług innych firm zewnętrznych, a przedmiotowe wydatki przyczynią się do świadczenia przez pracownika lepszej jakości usług na rzecz Spółki, które są niezbędne do prawidłowego jej funkcjonowania, jak również do świadczenia tego rodzaju usług dla innych firm. Tym samym, w ocenie organu poniesione wydatki w postaci opłaty za studia pracownika można uznać za ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. (…) W związku z powyższym wydatki z tytułu pokrycia kosztów studiów ponoszone przez Spółkę na rzecz pracownika mogą stanowić koszty uzyskania przychodów stosowanie do art. 15 ust. 1 updop”.

Kosztami kształcenia pracowników są przy tym wszelkie ponoszone przez pracodawców w tym celu koszty, w tym koszty dojazdów pracowników do miejsca kształcenia. W konsekwencji, jeżeli pracowników w przedstawionej sytuacji studiuje w zakresie przydatnym do wykonywania powierzonej mu pracy, spółka z o.o. do kosztów uzyskania przychodów zaliczać może również wskazane w treści pytania koszty dojazdów.

Wskazać jednocześnie pragnę, że w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT prawo do odliczania VAT przysługiwać może wyłącznie w przypadku zakupów dokonywanych przez podatników. Podatnicy nie mają zatem prawa do odliczenia VAT z faktur dokumentujących zakupy dokonywane przez inne podmioty.

Taki właśnie przypadek ma według mnie miejsce w przedstawionej sytuacji. Skoro bowiem pracownik na studia dojeżdża prywatnym samochodem, ponoszone przez niego koszty paliwa, autostrad oraz parkingu uznać moim zdaniem należy za koszty zakupów dokonywanych przez tego pracownika, a nie przez spółkę. Uważam w związku z tym, że spółce nie przysługuje prawo do odliczania VAT z faktur dokumentujących wskazane koszty (nawet jeżeli wystawiane są błędnie na spółkę). Dlatego też według mnie przedmiotowe koszty stanowią dla spółki podatkowe koszty uzyskania przychodów w kwotach brutto (jako zwrot pracowników poniesionych przez niego kosztów).