Czy tworzenie imiennych kont pracowników w planie kont jest zgodne z RODO i ustawą o rachunkowości

Odpowiedź: Zgodnie z ustawą o rachunkowości prowadzenie kont imiennych jest prawidłowe, ważna jest przy tym odpowiednia ochrona danych

Biorąc pod uwagę przepisy ustawy o rachunkowości konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia.

Zatem w ustawie wprost przewidziano prowadzenie imiennej ewidencji wynagrodzeń pracowników. W ustawie też brak przy tym wymogu zanonimizowania tych danych. Nie można jednak pomijać wymogów odpowiedniej ochrony danych, w tym oczywiście danych osobowych.

Na podstawie ustawy o rachunkowości zbiory danych rachunkowych (księgowych) należy przechowywać w należyty sposób i chronić m.in. przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać m.in. na:

• stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
• na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, oraz
• na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

W praktyce przy elektronicznym prowadzeniu ksiąg rachunkowych najczęściej stosowanymi zabezpieczeniami są:

• monitorowanie dostępu do informacji,
• opracowanie zasad korzystania przez pracowników jednostki ze służbowego sprzętu,
• zabezpieczanie dostępu danych pracowników na różnych stanowiskach, w tym imienne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi hasłami dostępu,
• wyposażenie systemów informatycznych w wielopoziomowy mechanizm uwierzytelniania oraz w mechanizm identyfikacji użytkowników,
• zawieranie w umowach serwisowych podpisanych z osobami trzecimi zapisów gwarantujących bezpieczeństwo informacji,
• minimalizowanie ryzyka utraty informacji w wyniku awarii,
• zapewnienie ochrony przed wirusami komputerowymi poprzez zakup i aktualizację programów antywirusowych,
• zapewnienie pomieszczeń, w których urządzenia umożliwiające dostęp do systemu informatycznego będą odpowiednio zabezpieczone.

Zakładając, że jednostka odpowiednio chroni dane księgowe, w tym zabezpiecza dostęp do danych imiennych kont pracowników przed nieupoważnionym dostępem, prowadzenie imiennych kont pracowników (z imieniem i nazwiskiem) jest prawidłowe.