Potwierdzenie odbycia szkolenia BHP od 12 grudnia 2025 r. również elektronicznie

Znowelizowane Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy określa:

1) szczegółowe zasady szkolenia w dziedzinie BHP;

2) zakres szkolenia;

3) wymagania dotyczące treści i realizacji programów szkolenia;

4) sposób dokumentowania szkolenia.

5) przypadki, w których pracodawcy lub pracownicy mogą być zwolnieni z określonych rodzajów szkolenia.

Zmiany objęły wyłącznie przepisy z zakresu wskazanego w punkcie 4.

Po zmianach w rozporządzeniu poza formą pisemną (która obejmuje zarówno formę papierową, jak i kwalifikowany podpis elektroniczny) potwierdzenie odbycia przez pracownika instruktażu ogólnego i instruktażu stanowiskowego w karcie szkolenia wstępnego dopuszczalne będzie również w postaci elektronicznej. Dodatkowo przepisy umożliwiają, aby kierownik komórki organizacyjnej potwierdzał w karcie szkolenia wstępnego, w postaci elektronicznej, przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Rozporządzenie przewiduje, że potwierdzenie w postaci papierowej odbywa się na piśmie w karcie szkolenia wstępnego.

Użycie w nowych przepisach sformułowani „postać”, a nie „forma” nie jest przypadkowe. „Postać elektroniczna” obejmuje zarówno dokument podpisany kwalifikowanym podpisem, jak i inne elektroniczne środki potwierdzenia, które umożliwiają ustalenie osoby składającej oświadczenie (np. wiadomość e-mail). Dzięki temu potwierdzenie może być dokonane również zdalnie i bez dodatkowych kosztów.

Umożliwienie potwierdzania w postaci elektronicznej łączy się z nowymi obowiązkami dokumentacyjnymi. Pracodawca jest bowiem zobowiązany wprowadzić do karty szkolenia adnotację w miejscu przeznaczonym na podpis pracownika lub kierownika, że odbycie szkolenia zostało potwierdzone w postaci elektronicznej. Ponadto do karty szkolenia wstępnego należy dołączyć dokument lub dokumenty w postaci elektronicznej potwierdzające odbycie szkolenia, albo ich odwzorowanie, czyli najczęściej wydruk dokumentu elektronicznego.

Potwierdzenie odbycia przez pracownika instruktaży, a także potwierdzenie przez kierownika komórki organizacyjnej przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku lub dokumenty stanowiące ich odwzorowanie będą stanowiły integralną część karty szkolenia wstępnego. Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek przechowywać je jako dokumentację pracowniczą. Dlatego w § 12 zmienianego rozporządzenia dodano ust. 3, który nakazuje przechowywanie w aktach osobowych pracownika karty szkolenia wstępnego wraz z dołączonym do niej dokumentem lub dokumentami, zawierającymi potwierdzenie przez pracownika odbycia instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego, a także potwierdzenie przez kierownika komórki organizacyjnej przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku, albo ich odwzorowanie.

Zachowano przy tym dotychczasowy sposób potwierdzania szkolenia dokonywane w postaci papierowej. W tym przypadku pracownik lub kierownik składa podpis na karcie szkolenia wstępnego, tak jak to było do tej pory.

Należy przy tym zauważyć, że dodanie potwierdzenia w postaci elektronicznej nie oznacza rozszerzenia możliwości prowadzenia szkoleń wstępnych w formie zdalnej. Szkolenie wstępne w zakresie BHP osoby przyjmowanej do pracy wyłącznie na stanowisko administracyjno-biurowe nadal może być przeprowadzone w całości na odległość. Pracownik potwierdza wówczas w postaci papierowej lub elektronicznej ukończenie szkolenia. Stanowi o tym art. 67³¹ § 2 Kodeksu pracy.