Jaką procedurę zastosować przy przyjęciu uczniów na praktyki w projekcie unijnym?

Przed rozpoczęciem praktyk przedsiębiorca powinien zgromadzić kompletną dokumentację, obejmującą m.in.:

• umowę o organizację praktyk lub stażu,
• program praktyk,
• harmonogram ich realizacji,
• listy obecności uczniów,
• dokumentację potwierdzającą przeprowadzenie szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
• dokumenty dotyczące wydania odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej,
• faktury dokumentujące poniesione wydatki, dowody zapłaty oraz wszelką dokumentację związaną z refundacją kosztów.

Jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy jest zapewnienie uczniom bezpiecznych i higienicznych warunków odbywania praktyk. Zgodnie z art. 237³ Kodeksu pracy, pracodawca nie może dopuścić do wykonywania pracy osoby, która nie posiada wymaganej znajomości przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Dlatego przed rozpoczęciem praktyk uczniowie powinni odbyć szkolenie BHP obejmujące instruktaż ogólny oraz stanowiskowy.

Wydatki poniesione na szkolenie BHP stanowią koszt działalności jednostki i ujmowane są na podstawie otrzymanej faktury jako koszty działalności operacyjnej, z jednoczesnym ujęciem VAT naliczonego, o ile przedsiębiorcy przysługuje prawo do jego odliczenia.

Jeżeli charakter wykonywanych przez uczniów czynności wymaga stosowania odzieży roboczej lub środków ochrony indywidualnej, przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić je zgodnie z art. 237⁶–237⁹ Kodeksu pracy. Dotyczy to m.in. odzieży roboczej, obuwia ochronnego, rękawic, okularów ochronnych, kasków czy innych środków zabezpieczających.

Zakup takich artykułów dokumentowany jest fakturą VAT i ujmowany w księgach rachunkowych jako koszt działalności lub – jeżeli jednostka prowadzi gospodarkę magazynową – początkowo jako materiały, a następnie w momencie wydania do użytkowania jako koszt zużycia materiałów. Dobrą praktyką jest prowadzenie kart wydania odzieży roboczej potwierdzających przekazanie wyposażenia poszczególnym uczniom.

W niektórych przypadkach konieczne może być również skierowanie uczniów na badania profilaktyczne. Obowiązek ten wynika z art. 229 Kodeksu pracy i zależy od charakteru wykonywanych czynności oraz wymagań określonych w przepisach lub dokumentacji projektu.

Koszty badań profilaktycznych, podobnie jak koszty szkolenia BHP, stanowią koszty działalności gospodarczej i są ujmowane w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury.

Jeżeli projekt przewiduje refundację kosztów poniesionych przez przedsiębiorcę, należy prowadzić odrębną ewidencję wydatków umożliwiającą ich jednoznaczną identyfikację. Refundacji mogą podlegać m.in. koszty szkolenia BHP, zakupu odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej, materiałów wykorzystywanych podczas praktyk, badań lekarskich czy wynagrodzenia opiekuna praktyk, jeżeli zostało to przewidziane w umowie.

Otrzymane środki należy ujmować zgodnie z przyjętymi zasadami rachunkowości oraz zapisami umowy o dofinansowanie.

W praktyce najczęściej wykazuje się je jako pozostałe przychody operacyjne lub rozlicza poprzez rozliczenia międzyokresowe przychodów, jeżeli wymagają tego przepisy ustawy o rachunkowości i charakter otrzymanego dofinansowania.

W zakresie podatku od towarów i usług zastosowanie znajduje art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Należy jednak każdorazowo sprawdzić zapisy umowy projektowej, ponieważ w projektach unijnych często wskazuje się, że VAT jest kosztem kwalifikowanym wyłącznie wtedy, gdy beneficjent nie ma możliwości jego odliczenia.

Poniesione wydatki mogą również stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych lub odpowiednio art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pod warunkiem że zostały poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie odrębnych przepisów.

• Z punktu widzenia księgowości niezwykle istotne jest zachowanie pełnej dokumentacji związanej z realizacją projektu. Powinna ona obejmować nie tylko faktury i dowody zapłaty, ale również umowy, program praktyk, listy obecności, dokumentację BHP, potwierdzenia wydania odzieży roboczej, ewidencję kosztów oraz wszelkie dokumenty związane z rozliczeniem refundacji.
• Dokumentacja ta może podlegać kontroli zarówno przez organizatora projektu, jak i instytucje zarządzające środkami unijnymi, dlatego powinna być kompletna, przejrzysta i prowadzona zgodnie z wymaganiami określonymi w umowie o dofinansowanie.