Polityka rachunkowości – więcej niż nudna formalność

Polityka rachunkowości to nie jest tylko plan kont, o którym przypominamy sobie tylko przed badaniem sprawozdania. To praktyczny kompas – i dla księgowych, i dla zarządu – który porządkuje decyzje, ułatwia codzienną pracę i znajduje odzwierciedlenie w opinii biegłego rewidenta.

Polityka rachunkowości jako punkt odniesienia – nie tylko dla księgowych

Polityka (zasady) rachunkowości to jeden z fundamentów prawidłowo prowadzonej dokumentacji księgowej i sprawozdawczej w każdej jednostce. Z perspektywy biegłego rewidenta ma ona szczególne znaczenie — nie bez powodu znajduje bezpośrednie odzwierciedlenie w opinii z badania sprawozdania finansowego.

Jeśli biegły rewident wydaje opinię niezmodyfikowaną (zwaną potocznie opinią bez zastrzeżeń), to w sprawozdaniu z badania pojawi się fragment, który potwierdza, że:

Sprawozdanie finansowe przedstawia rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej Spółki na dzień bilansowy oraz jej wyniku finansowego i przepływów pieniężnych za rok obrotowy zakończony w tym dniu – zgodnie z mającymi zastosowanie Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej zatwierdzonymi przez Unię Europejską lub zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz (i tu uwaga!) przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości.

To drobne zdanie, ale niesie za sobą spory ciężar. Aby polityka rachunkowości rzeczywiście spełniała oczekiwania – zarówno formalne, jak i praktyczne – i nie budziła zastrzeżeń w oczach biegłego rewidenta, warto zadbać o kilka kluczowych kwestii.

Zatwierdzenie polityki rachunkowości? Koniecznie – i to na czas

Na początek rzecz absolutnie podstawowa: polityka rachunkowości musi być formalnie zatwierdzona przez kierownika jednostki, a więc — w przypadku spółek kapitałowych — przez zarząd. Nie wystarczy tu nieformalne „wiadomo, że stosujemy” – potrzebna jest uchwała, tak jak w przypadku innych kluczowych decyzji podejmowanych w spółce.

Równie istotny co sama forma zatwierdzenia jest moment, w którym to następuje. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, politykę rachunkowości stosuje się w sposób ciągły, co oznacza, że nie ma miejsca na przerwy – przez cały okres sprawozdawczy spółka powinna mieć jasno określone zasady rachunkowości, zgodnie z którymi sporządzi też roczne sprawozdanie finansowe.

Optymalnie – i zgodnie z przepisami – dokument powinien być przyjęty jeszcze przed rozpoczęciem roku obrotowego, którego ma dotyczyć. Dzięki temu można swobodnie stosować jego zapisy od pierwszego dnia danego okresu, bez ryzyka, że coś będzie niejasne lub zakwestionowane podczas badania sprawozdania finansowego.

Co powinna zawierać polityka rachunkowości – obowiązkowe elementy

Ustawa o rachunkowości nie zostawia tu większego pola do domysłów – jasno wskazuje, co powinno znaleźć się w polityce rachunkowości. I choć pierwsze skojarzenie to zazwyczaj rok obrotowy oraz zasady wyceny aktywów, pasywów i ustalania wyniku finansowego, to na tym lista się nie kończy.

Równie ważne są zapisy dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych. W praktyce oznacza to m.in. plan kont, wykaz ksiąg pomocniczych, a także informacje o systemach informatycznych wykorzystywanych w jednostce.

Nie można też zapominać o kwestiach bezpieczeństwa – polityka rachunkowości powinna uwzględniać przyjęte metody ochrony danych oraz zasady i terminy archiwizacji ksiąg i dowodów księgowych. Wszystko oczywiście zgodnie z wymogami ustawy, szczególnie w zakresie terminów. Dzięki temu mamy pewność, że zarówno dane, jak i dokumentacja księgowa są odpowiednio zabezpieczone i gotowe do weryfikacji – również przez biegłego rewidenta.

Trudno w to uwierzyć, ale to właśnie braki formalne w polityce rachunkowości najczęściej stają się powodem zastrzeżeń zgłaszanych do tego dokumentu przez biegłych rewidentów.

Formalnie, ale też po swojemu – czyli o tym, co jest najciekawsze w polityce rachunkowości

Kolejnym istotnym elementem dobrze przygotowanej polityki rachunkowości jest klarowny opis wyborów, jakich może – i powinna – dokonać jednostka w ramach obowiązujących przepisów. Chodzi tu na przykład o stosowane uproszczenia dopuszczone ustawą albo o to, gdzie dokładnie w sprawozdaniu finansowym prezentowane jest przeszacowanie instrumentów finansowych klasyfikowanych do kategorii dostępnych do sprzedaży.

Dlaczego to takie ważne? Bo w wielu przypadkach ustawa nie narzuca jednej słusznej drogi, ale zostawia pewną elastyczność. I właśnie dlatego te decyzje – najczęściej bardzo istotne – powinny być jasno opisane. To one pokazują, jak dana jednostka stosuje przepisy, a nie tylko jak je cytuje.

Tymczasem w praktyce bywa różnie. Polityki rachunkowości są często konstruowane według zasady kopiuj–wklej: przepis ustawy, rozporządzenia, kolejny artykuł... Brakuje za to sedna – czyli tego, co w polityce rachunkowości najciekawsze – decyzji kierownika jednostki w zakresie przyjętych zasad rachunkowości.