Umowa zlecenia stanowi stosunek cywilnoprawny, dla którego nie ma zastosowania Kodeks pracy, w związku z tym nie stosuje się regulacji dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych.
Jaką dokumentację pracodawca powinien przechowywać przy umowie zlecenia?
Pytanie:
Jakie dokumenty, poza formularzem PIT-11, powinien otrzymać zleceniobiorca zgodnie z obowiązującymi przepisami? Co pracodawca musi wydać obowiązkowo, a jakie dokumenty może przekazać dodatkowo po zakończeniu umowy zlecenia?
Odpowiedź:
Poza wymienionym PIT-11 nie występują inne „obowiązkowe” dokumenty, które należy wydawać zleceniobiorcom na koniec roku. Natomiast na zakończenie zatrudnienia można wydać zaświadczenie o wykonywaniu zlecenia zawierające dane dotyczące okresu wykonywania umowy, łączną kwotę wynagrodzenia czy informację o odprowadzonych składkach ZUS bądź zaliczek na PIT.
Korzyści
- Dowiesz się, jakie dokumenty warto gromadzić przy zawieraniu umowy zlecenia.
- Poznasz obowiązki pracodawcy związane z dokumentacją zleceniobiorcy.
- Sprawdzisz, które dokumenty mogą być potrzebne przy kontroli lub rozliczeniach.
- Zrozumiesz, jak uporządkować akta dotyczące współpracy na podstawie umowy zlecenia.
Podstawowym dokumentem w tym przypadku będzie umowa zlecenia, która powinna zawierać wszystkie ustalenia, w tym sposób rozliczeń. Następnie należy gromadzić i przechowywać rachunki (bądź rachunek) wystawione przez zleceniobiorcę zgodnie z postanowieniami umowy. Należy pamiętać, że w przypadku umów, o których mowa w art. 734 i 750 kc, wykonywanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi, wysokość powinna być ustalona w umowie w taki sposób, aby za każdą godzinę wykonania zlecenia nie była niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej.
Wśród zgromadzonych dokumentów mogą znaleźć się również takie, które nie są obligatoryjne z mocy ustawy, jak np.:
- skierowanie na badania medycyny pracy,
- orzeczenie lekarskie lekarza medycyny pracy, w sytuacji gdy zleceniodawca zdecyduje, że rodzaj wykonywanej pracy może nieść za sobą zagrożenia występujące w środowisku pracy,
- zaświadczenie o odbyciu przez zleceniobiorcę szkolenia z zakresu BHP.
Podstawa prawna:
- art. 734, art. 750 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.),
- art. 8a ust. 1, art. 8b ust. 1 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1773).
Autor:
|
Marta Jagiełło specjalista ds. rachunkowości |
Podobne artykuły
Nasz magazyn Pokaż listę wydań »
Nr 307 Lipiec 2026
Dostępny w wersji elektronicznej
Zapisz się na bezpłatny newsletter
