Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym. Zatem 1 stycznia każdego roku pracownik nabywa prawo do kolejnego urlopu za dany rok.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – liczyć dni czy godziny?
Pytanie:
Pracownica jest zatrudniona od września 2013 r. Początkowo pracowała na 1/2 etatu, a od maja 2015 r. – na pełny etat. Umowa o pracę ma zostać rozwiązana 31 sierpnia 2026 r. Po podsumowaniu wymiaru i wykorzystania urlopu wypoczynkowego pojawiła się wątpliwość dotycząca liczby godzin, za które należy wypłacić ekwiwalent. Łączny wymiar urlopu, z uwzględnieniem zatrudnienia na 1/2 etatu, następnie na pełny etat oraz zwiększenia wymiaru urlopu do 26 dni po osiągnięciu 10-letniego stażu, wynosi 268 dni, czyli 2072 godziny. Pracownica wykorzystała łącznie 264 dni urlopu, czyli 2056 godzin. W okresie zatrudnienia na 1/2 etatu jeden dzień urlopu odpowiadał 4 godzinom. Z wyliczenia godzinowego pozostaje więc 16 godzin niewykorzystanego urlopu. Natomiast przy rozliczeniu według liczby dni pozostają 4 dni. Jak prawidłowo ustalić ekwiwalent za niewykorzystany urlop przy rozwiązaniu umowy – na podstawie liczby godzin, czyli za 16 godzin, czy na podstawie 4 dni przeliczonych po 8 godzin, czyli za 32 godziny?
Odpowiedź:
Za 2026 r. pracownicy przysługuje urlop w wymiarze 18 dni, tj. 144 godziny. Jeśli pracownica w tym roku już korzystała z urlopu, to ekwiwalent pieniężny należy jej wypłacić tylko za pozostałe, niewykorzystane godziny.
Wymiar urlopu wynosi:
- 20 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
- 26 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Korzyści
- Poznaj zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop przy rozwiązaniu umowy o pracę.
- Dowiedz się, dlaczego przy rozliczeniu urlopu istotna jest liczba niewykorzystanych godzin, a nie proste podsumowanie wszystkich dni z całego okresu zatrudnienia.
- Sprawdź, jak ustalić urlop proporcjonalny przysługujący pracownikowi w roku zakończenia zatrudnienia.
- Zobacz, jak uwzględnić urlop zaległy i okres jego przedawnienia oraz jakie informacje dotyczące urlopu wpisać do świadectwa pracy.
Jak ustalić wymiar urlopu proporcjonalnego w roku rozwiązania umowy?
W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop – u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.
Przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi zgodnie ogólnym wymiarem według okresu zatrudnienia. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.
Jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.
Zatem pracownicy zatrudnionej w pełnym wymiarze czasu pracy przysługuje urlop za 2026 r. w wymiarze 18 dni, co wynika z wyliczenia:
- 8/12 × 26 dni = 17,33 dnia; po zaokrągleniu 18 dni
- 18 dni × 8 godzin = 144 godziny.
W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Jak uwzględnić urlop zaległy przy obliczaniu ekwiwalentu?
Nie chodzi tu tylko o niewykorzystany urlop bieżący z roku rozwiązania umowy o pracę, ale także urlop z lat poprzednich traktowany jako zaległy, ale nieprzedawniony. Roszczenia ze stosunku pracy, w tym także uprawnienie urlopowe, przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym danego roszczenie stało się wymagalne. Nie należy więc absolutnie analizować całego okresu zatrudnienia pracownika, lecz ewentualnie sprawdzić, czy pracownica ma jakiś zaległy urlop, ale nieprzedawniony, np. za 2025 czy 2024 r. Najdalej należy sięgnąć do roku 2022 r., ponieważ dopiero w tym roku, tj. w 2026, urlop nabyty w 2022 r., ale niewykorzystany uległby przedawnieniu (urlop za 2022 r. przedawni się dopiero 1 października 2026 r.).
Jeśli nie ma zaległego urlopu, to należy jej wypłacić ekwiwalent jedynie za niewykorzystane godziny urlopu za 2026 r. Natomiast jeśli pracownica wykorzystała lub jeszcze wykorzysta tę pulę do dnia rozwiązania stosunku pracy, to nie przysługuje jej żaden ekwiwalent pieniężny.
Na marginesie, w świadectwie pracy wpisuje się dane dotyczące urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku.
Konkretnie pracodawca wpisuje tu wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu przysługującego w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze, lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Zatem, jeśli pracownica nabyła prawo do urlopu proporcjonalnego za 2026 r., tj. 8/12 z 26 dni (18 dni/144 godziny), to tyle należy wpisać w świadectwie pracy.
Podstawa prawna:
- art. 153 § 2, art. 154, art. 1542 § 2, art. 1551 § 1 pkt 1, art. 1552a, art. 1553, art. 291 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.).
Słowa kluczowe:
ekwiwalent za urlopPodobne artykuły
Zobacz również
Nasz magazyn Pokaż listę wydań »
Nr 311 Październik 2026
Dostępny w wersji elektronicznej
Zapisz się na bezpłatny newsletter
