KSeF a podatnicy zwolnieni z VAT – co się zmieni?

Nieważne, czy prowadzisz jednoosobową działalność i wystawiasz dwie faktury w miesiącu. Nieważne, że nie odliczasz VAT-u i nie występujesz o jego zwrot. Jeśli wystawiasz faktury – będziesz musiał to robić przez Krajowy System e-Faktur.

KSeF ma być systemem powszechnym – jednolitym i obowiązkowym. A skoro Twoja firma wystawia faktury, to państwo chce je widzieć w jednym, wspólnym systemie – bez względu na to, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT, czy nie.

Do tej pory osoby zwolnione mogły korzystać z wystawiania dokumentów sprzedaży w PDF-ie, Wordzie, Excelu – często ręcznie, bez żadnego systemu księgowego. Od kwietnia 2026 r. faktura będzie musiała być wystawiona wyłącznie przez KSeF.

Obowiązek nie obejmie faktur VAT RR (wystawianych np. przy zakupach od rolnika ryczałtowego). W tym przypadku korzystanie z KSeF będzie dobrowolne, chyba że rolnik złoży stosowne oświadczenie i upoważni nabywcę do wystawiania faktur w systemie — wtedy obowiązek powstaje od momentu upoważnienia.

• Założyć konto w KSeF i uzyskać uprawnienia do wystawiania faktur.

• Korzystać z programu księgowego zintegrowanego z KSeF albo z bezpłatnej Aplikacji Podatnika.

• Uwierzytelniać się – najlepiej poprzez certyfikat wystawcy faktury, dostępny od 1 listopada 2025 r. Certyfikat będzie potrzebny także do pracy w trybie awaryjnym (offline24).

• Do końca 2026 r. można korzystać jeszcze z tokenów, ale od 2027 r. będzie wymagany certyfikat.

• Przeszkolić siebie (lub osobę, która pomaga Ci w fakturowaniu), by uniknąć chaosu po wdrożeniu.

I choć początkowo może to budzić opór – warto potraktować to jako szansę. Dzięki KSeF:

• nie zgubisz już faktury,

• szybciej uzyskasz płatność (bo kontrahent ją od razu zobaczy),

• nie musisz archiwizować faktur – zrobi to system,

• zmniejszysz ryzyko błędów – system sprawdza poprawność dokumentu.

Jeśli więc jesteś przedsiębiorcą zwolnionym z VAT, nie licz na wyjątek – on już nie przyjdzie.