Jak zaksięgować wydatki dotyczące mediów i towarów na przełomie miesięcy w systemie KSeF?

Najbardziej prawidłowym i przejrzystym rozwiązaniem w pełnej księgowości jest stosowanie kont technicznych, takich jak „Rozliczenie zakupu” lub „Dostawy niefakturowane”.

Zgodnie z zasadą memoriału, koszty mediów (koszty pośrednie) należy ująć w okresie, którego dotyczą, czyli w marcu. Jednak faktura wystawiona w kwietniu (zgodnie z art. 106na ustawy o VAT) nie istnieje prawnie w marcu. Księgowanie jej bezpośrednio w księdze głównej pod datą 31 marca tworzyłoby fikcyjne zobowiązanie i saldo „wiszącego” VAT-u, co jest błędem merytorycznym.

Dla zachowania „czystości zapisów” i zgodności z ustawą o rachunkowości zaleca się poniższy model:

• Na 31 marca (ujęcie kosztu):
• − Wystawiamy polecenie księgowania (PK) na podstawie odczytu licznika, umowy lub specyfikacji.
• − Wn konto kosztów (zespół 4 lub 5).
• − Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” (jako dostawy niefakturowane).
• W kwietniu (po otrzymaniu faktury w KSeF):
• − Ewidencjonujemy fakturę w rejestrze zakupów VAT i rozrachunkach.
• − Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu” (rozliczenie netto).
• − Wn konto 221 „VAT naliczony” (odliczenie w kwietniu).
• − Ma konto 201 „Rozrachunki z dostawcami” (powstanie zobowiązania).

W przypadku towarów przyjętych w marcu (PZ), do których faktura wpłynęła w kwietniu:

• W marcu zwiększamy zapasy (Wn 330) w korespondencji z kontem 300 (Ma).
• W kwietniu rozliczamy fakturę analogicznie jak w przypadku mediów. Dzięki temu w marcu bilans wykaże realny zapas towaru, mimo braku faktury.

Jest to sytuacja najbardziej newralgiczna ze względu na podatek CIT.

• Media jako koszty pośrednie: jeśli ujmiemy je na 31 grudnia jako „dostawy niefakturowane” (na koncie 300), koszt ten jest kosztem uzyskania przychodu w roku zamykanym (zgodnie z memoriałem).
• Ważne: należy unikać stosowania biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (RMK) dla celów podatkowych, gdyż ustawa o CIT wyłącza je z daty poniesienia kosztu, co mogłoby przesunąć koszt na kolejny rok.
• VAT: bez względu na przełom roku, prawo do odliczenia powstaje w dacie otrzymania faktury w KSeF (styczeń), nie wcześniej niż powstanie obowiązku podatkowego u sprzedawcy.

Mimo że program technicznie pozwala na „rozpięcie” dat (marzec w KH, kwiecień w VAT), lepszym rozwiązaniem jest stosowanie dostaw niefakturowanych. Eliminuje to problem sald zobowiązań, które na 31 marca jeszcze de facto nie są wymagalne, i pozwala na pełną kontrolę nad rozliczeniem mediów.