Wydatki na Wielkanoc a podatki – jak rozliczyć paczki i spotkania firmowe

O tym, jak rozliczać do celów PIT wydatki poniesione na zakup paczek, decyduje m.in. źródło, z jakiego pracodawca sfinansował wydatki.

Warto przy tym pamiętać, aby wydatki miały związek z przychodami osiąganymi przez podatnika, względnie zostały poniesione w celu zachowania albo zabezpieczenia ich źródła.

Przy spełnieniu określonych warunków paczki wielkanocne dla pracowników będą zwolnione z PIT. Pozwala na to przepis art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Określone w nim zwolnienie przysługuje, pod warunkiem że:

• paczki zostały w całości sfinansowane przez pracodawcę ze środków ZFŚS (lub funduszy związków zawodowych) oraz
• wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń rzeczowych i pieniężnych sfinansowanych z ww. źródeł  nie przekroczyła w roku podatkowym kwoty 1.000 zł.

Natomiast jeżeli zakup paczek (materiałów do paczek) został sfinansowany ze środków obrotowych pracodawcy, to zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez wiele lat przez organy podatkowe,  wartość tego świadczenia nie będzie korzystać ze zwolnienia od PIT. Trzeba ją więc będzie doliczyć do pozostałych przychodów pracownika w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać oraz odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy (por. interpretację indywidualną dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej  z  4 sierpnia 2021 r.  nr 0114-KDIP3-1.4011.407.2021.2.MG).

W analogiczny sposób należy postępować w sytuacji, gdy paczki otrzymały dzieci pracowników (np. na tzw. Zająca z okazji Dnia Dziecka itp.). Trzeba też podkreślić, że „świadczeniami rzeczowymi”  które mogą korzystać ze zwolnienia na podstawie przytoczonej regulacji,   nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Coraz częściej można  jednak spotkać się z korzystniejszymi wyjaśnieniami fiskusa, że jeśli przekazanie drobnych upominków okolicznościowych (np. z okazji Wielkanocy) dla pracowników czy przyznanie paczek świątecznych  dla ich dzieci nie stanowi formy gratyfikacji tych osób  za  pracę i nie zależy od ich zaangażowania  w  jej wykonywanie  –  to wartość tego świadczenia nie jest przychodem pracownika ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). 

Wówczas należy je rozpatrywać jako darowiznę, która podlega przepisom o podatku od spadków i darowizn (co oznacza brak powstania obowiązku podatkowego w podatku dochodowym od osób fizycznych, w związku z treścią art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT). Przy czym przy spełnieniu określonych przepisami warunków, taka darowizna może być zwolniona od podatku od spadków i darowizn (por. np. interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 czerwca 2024 r. nr 0115- KDIT1.4011.284.2024.1.AS i z 19 listopada 2025 roku, nr 0111-KDIB2-2.4015.151.2025.5.DR).

Jeżeli przedsiębiorca przekazuje swoim pracownikom albo ich dzieciom np. paczki świąteczne, których zakup został sfinansowany z ZFŚS, to nie ma prawa do odliczenia naliczonego VAT od ich zakupu (tak samo jak z faktur zakupowych dotyczących artykułów, z których później zostały przygotowane takie paczki). Związane ze sferą socjalną czynności – mieszczące się poza zakresem prowadzonej przez ten podmiot  działalności gospodarczej – nie są bowiem podejmowane przez niego jako podatnika VAT.

Inaczej będzie w sytuacji, gdy zakup np. paczek świątecznych został sfinansowany ze środków obrotowych przedsiębiorcy, a pracownicy, którzy je otrzymali, są przez niego zatrudnieni w związku z wykonywaniem działalności opodatkowanej VAT. Istnieją przesłanki do przyjęcia, że w takim przypadku podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego z tego tytułu.

Firma nie będzie miała obowiązku rozliczenia podatku należnego od wartości przekazanych pracownikom prezentów, jeżeli będą spełniały warunki do uznania ich za „prezenty o małej wartości” w rozumieniu przepisów o VAT (ich przekazanie nastąpi zaś na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika). Przez prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

• o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł – jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,
• których przekazania nie ujęto w ww. ewidencji – jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł.

Zatem po przekazaniu pracownikowi prezentu o wartości do 20 zł netto, przedsiębiorca nie będzie miał żadnych obowiązków związanych z rozliczeniem VAT. Natomiast jeżeli wartość nieodpłatnie przekazanego prezentu będzie się mieścić w przedziale 20,01−100 zł, to brak po stronie przedsiębiorcy takich obowiązków wystąpi jedynie pod warunkiem prowadzenia specjalnej ewidencji osób obdarowanych (która pozwoli mu ustalić, czy w konkretnym przypadku doszło do przekroczenia rocznego limitu wskazanego w art. 7 ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT). Z kolei przekazanie prezentu pracownikowi o wartości przekraczającej 100 zł trzeba będzie opodatkować VAT.

Tabela. Zwolnienia podatkowe dla prezentów o małej wartości

Można się jednak spotkać z odmiennym stanowiskiem w tej kwestii, coraz częściej prezentowanym w ostatnim czasie również przez organy podatkowe. Zakłada ono, że przekazywanie pracownikom towarów, w tym paczek, jako prezentów świątecznych – służy przede wszystkim zaspokajaniu osobistych (prywatnych) potrzeb tych osób. 

Nie pozostaje więc w związku z działalnością gospodarczą pracodawcy. Dlatego wspomniany podmiot (jako podatnik) nie ma prawa odliczać VAT od zakupu tych towarów (por. interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 marca 2022 r. nr 0112-KDIL1-1.4012.842.2021.4.EB i z 17 maja 2024 r. nr  0112-KDIL1-1.4012.71.2024.2.AR). Konsekwentnie, z powodu braku prawa do wspomnianego odliczenia,  przekazanie tych prezentów pracownikom nie będzie podlegać opodatkowaniu VAT (na podstawie  art. 7 ust. 2  ustawy o VAT).

Przekazanie prezentów dla pracowników wywołuje skutki również na gruncie prawa bilansowego. Przekazanie paczek świątecznych pracownikom, które zostało sfinansowane ze środków obrotowych, należy odnieść w księgach rachunkowych w ciężar kosztów działalności operacyjnej. 

Z kolei w przypadku sfinansowania takich paczek ze środków ZFŚS ich zakup ewidencjonuje się na koncie 30 „Rozliczenie zakupu” (Wn) w nawiązaniu do konta 21 „Rozrachunki z dostawcami" (Ma). Samo zaś wydanie paczek pracownikom należy ująć jako obciążenie konta 85-0 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” (Wn).

Organizując spotkanie świąteczne ze środków obrotowych pracodawcy, można jako główny cel wskazać integrację i wzmocnienie więzi pracownik – firma. Wtedy pracownik nie uzyska przychodu do opodatkowania i na pracodawcy nie będą ciążyły obowiązki płatnika.

Przedsiębiorstwo, które prowadzi PKPiR, taki koszt ujmie w kolumnie 15 „Pozostałe wydatki” pod datą wystawienia faktury przez restaurację.

Wielkanocne paczki i spotkania świąteczne to miły gest wobec pracowników, ale niosą za sobą konkretne skutki podatkowe i księgowe. Kluczowe znaczenie ma to, z jakich środków zostały sfinansowane wydatki – inne zasady dotyczą funduszu socjalnego, a inne środków obrotowych. Jeśli chcesz zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu lub odliczyć VAT, musisz zadbać o spełnienie określonych warunków. Wydatki na Wielkanoc a podatki to temat, który wymaga nie tylko dobrej woli, ale i dobrej znajomości przepisów – dlatego warto je regularnie analizować w kontekście aktualnych interpretacji organów skarbowych.