Poznaj nowe wymogi wyposażenia stanowiska pracy

Nowe regulacje wprowadza rozporządzenie MRiPS z 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, które weszło w życie 17 listopada 2023 r, jednak przewidziane są w nim przepisy przejściowe dajce pracodawcy dodatkowe 6 miesięcy na dostosowanie dotychczasowych stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, które zostały utworzone przed 17 listopada 2023 r.

Zmianie uległa definicja stanowiska pracy. Obecnie jest to przestrzeń pracy wraz z:

• wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,

• krzesłem i stołem,

• opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Poprzednie przepisy wśród wyposażenia podstawowego wymieniały tylko monitor, klawiaturę lub inne urządzenia wejściowe, jednostkę centralną lub stację dyskietek.

Nowością jest określenie zasad bezpiecznego i ergonomicznego użytkowania laptopów na stanowisku pracy.

W przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Jeśli pracownik korzysta na danym stanowisku z laptopa przez okres krótszy niż połowę dobowego wymiaru czasu pracy, pracodawca nie musi zapewniać pracownikowi wspomnianego dodatkowego wyposażenia.

Obecnie pracodawca nadal jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi użytkującemu podczas pracy monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

Nowością jest jednak obowiązek zapewnienia przez pracodawcę pracownikowi (użytkującemu monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy) okularów korygujących wzrok lub szkieł kontaktowych zgodnych z zaleceniem lekarza profilaktyka, jeśli wyniki badań profilaktycznych wykazały potrzebę ich stosowania podczas pracy przy monitorze ekranowym (np. komputerze).

• Podstawą refundacji zakupu okularów lub szkieł kontaktowych są dwa dokumenty:

• skierowanie na badania profilaktyczne, z którego wynika, że pracownik wykonuje pracę przy monitorze ekranowym przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, oraz

orzeczenie z badań profilaktycznych z adnotacją o konieczności stosowania okularów lub szkieł korekcyjnych podczas pracy.

Jeżeli więc pracodawca wpisze w skierowaniu na badania profilaktyczne informację, że pracownik pracuje przy monitorze ekranowym przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, to lekarz profilaktyk powinien podczas badań profilaktycznych wykonać badanie wzroku w zakresie ostrości widzenia zgodnie ze wskazówkami metodycznymi w sprawie przeprowadzania badań profilaktycznych pracowników (z załącznika nr 1 do rozporządzenia MZiOS z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy).

Z nowych przepisów nie wynika jednak, czy to lekarz musi wpisywać informację o rodzaju tej korekty wzroku (tj. czy pracownik powinien użytkować okulary, czy szkła kontaktowe), czy też o wyborze rodzaju korekty decyduje sam pracownik.

Stanowisko pracy nie może być źródłem zagrożeń dla pracownika, z tego względu bardzo ważne jest odpowiednie ustawienie sprzętu, zapewnienie odpowiedniego krzesła oraz zapewnienie na życzenie pracownika opcjonalnych elementów takiego stanowiska, takich jak np. podnóżek.

Nowe przepisy dość szczegółowo normują kwestię monitora i wymieniają, jakie wymagania musi on spełnić. Wskazują także, w jaki sposób powinien on zostać ustawiony na stanowisku. Przede wszystkim:

• znaki na ekranie powinny być wyraźne i czytelne,

• obraz na ekranie powinien być stabilny, bez migotania lub innych form niestabilności,

• jaskrawość i kontrast znaku na ekranie powinny być łatwe do regulowania w zależności od warunków oświetlenia stanowiska pracy,

• regulacje ustawienia monitora powinny umożliwiać pochylenie ekranu.

Ustawienie monitora ekranowego oraz innych elementów wyposażenia nie powinno wymuszać niewygodnych ruchów głowy i szyi pracownika, a górna krawędź monitora powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika. Zasada ta obowiązywała także przed 17 listopada 2023 r. Nowe przepisy zrezygnowały z drobiazgowego określania m.in. odległości między sąsiadującymi monitorami czy odległości monitora od oczu pracownika. Obecnie trzeba zwrócić uwagę na ustawienie monitora ekranowego względem źródeł światła. Ustawienie monitora powinno ograniczać olśnienie i odbicia światła.

Ważne, aby klawiatura oraz mysz stanowiły osobne elementy wyposażenia podstawowego stanowiska pracy. Konstrukcja klawiatury powinna umożliwiać użytkownikowi przyjęcie pozycji, która nie powodowałaby zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy. Powierzchnia klawiatury powinna być matowa, a znaki na klawiaturze powinny być kontrastowe i czytelne. Nowe przepisy zrezygnowały ze szczegółowego określania kątów nachylenia klawiatury i jej wysokości.

Obecnie konstrukcja stołu powinna umożliwiać ergonomiczne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury. Powinna zapewniać:

• wystarczającą powierzchnię, gwarantującą łatwe posługiwanie się elementami wyposażenia stanowiska pracy i wykonywanie czynności związanych z pracą,

• ustawienie klawiatury z zachowaniem takiej odległości od przedniej krawędzi stołu, która umożliwia podparcie dla rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem (według poprzednich przepisów minimalna odległość między klawiaturą a przednią krawędzią stołu musiała być nie mniej sza niż 100 mm, obecnie przepisy nie określają już konkretnych odległości w tym zakresie),

• ustawienie elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji.

Pracownik powinien mieć zapewnioną odpowiednią przestrzeń do umieszczenia nóg pod blatem stołu oraz do przyjęcia wygodnej pozycji i możliwości jej zmiany podczas pracy. Powierzchnia blatu stołu powinna być matowa.

Obecnie krzesło stanowiące wyposażenie stanowiska pracy powinno posiadać:

• dostateczną stabilność przez wyposażenie go w podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami jezdnymi,

• regulację wysokości siedziska, regulację wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, regulację kąta pochylenia oparcia oraz odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów,

• wyprofilowanie siedziska i oparcia odpowiednie do naturalnego wygięcia kręgosłupa i ud,

• możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360°,

• regulowane podłokietniki.

Dotychczasowe przepisy wymagały zapewnienia uchwytu na dokumenty, jeśli podczas pracy istniała konieczność korzystania z dokumentów. Obecnie, po zmianie przepisów, taki uchwyt na dokumenty jest opcjonalny, co oznacza, że pracodawca ma obowiązek zapewnić go pracownikowi, o ile ten zgłosi taką potrzebę. Podobnie z podnóżkiem, który także przed zmianą przepisów był dostępny na życzenie pracownika. Poprzednie przepisy określały szczegółowo kąt pochylenia podnóżka i zawierały wskazówki co do powierzchni podnóżka. Obecnie przepisy ograniczają się jedynie do zapewnienia, że jeśli pracownik zwróci się o podnóżek do pracodawcy, ten musi go pracownikowi zapewnić.

Pracodawca nie ma obowiązku wyposażenia stanowiska pracy zdalnej w meble, np. krzesło czy stół ani pokrycia kosztów tego rodzaju wyposażenia. Chyba że obowiązek ten wynika z poczynionych, zgodnie z ww. przepisami Kodeksu pracy, ustaleń dotyczących wykonywania przez pracowników pracy zdalnej, tj. z zapisów porozumienia, regulaminu lub poleceń wydanych przez pracodawcę dotyczących pracy zdalnej.