Pytanie: Zatrudniamy pracownika, który jest obywatelem Ukrainy. Chcemy wynająć mieszkanie dla niego wraz z rodziną. Czy koszt wynajmu będzie dla nas kosztem uzyskania przychodu? Jakie obciążenia podatkowe będą odnosiły się do pracownika? Co powinna zawierać umowa z właścicielem mieszkania i jakie dokumenty powinniśmy podpisać z naszym pracownikiem?

Odpowiedź: Pracodawca może zapewniać pracownikowi dodatkowe świadczenia w postaci mieszkania. Będą one jednak generowały u pracownika przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Nie stoi nic na przeszkodzie, by pracodawca, obok wynagrodzenia za pracę, zapewniał pracownikowi dodatkowe świadczenia. Tak jak pozostałe elementy wynagrodzenia za pracę będą one generowały u pracownika przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu (według wartości czynszowej – art. 11 ust. 2a pkt 3 i art. 12 ust. 1 ustawy o PIT).

Do kwoty 500 zł świadczenie to wolne będzie od podatku (art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT), jeśli ukraiński pracownik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu i zamieszkuje stale poza miejscowością zakładu pracy (np. w Ukrainie). Tak jak pozostałe składniki wynagrodzenia koszt zakwaterowania będzie kosztem pracodawcy w okresie. za który jest należny (art. 12 ust. 6ba ustawy o PIT).

Umowa z właścicielem lokalu powinna posiadać formę umowy najmu, jej treść będzie zależała od uzgodnień z wynajmujących.

Natomiast pracownikowi można świadczenie w postaci lokalu ująć jako element wynagrodzenia w umowie o pracę bądź w formie odrębnej umowy najmu. Tu warto rozważyć, czy zamiast przyznawać pracownikowi lokal, nie lepiej uprawnić go w przepisach zakładowych do nabycia najmu tego lokalu za symboliczny czynsz. Co prawda taki przychód z częściowo odpłatnego świadczenia też będzie opodatkowany, ale już wyłączony z oskładkowania (§ 2 pkt 26 rozporządzenia składkowego).

Taka umowa powinna być zgodna z przepisami o ochronie praw lokatorów, ale warto rozważyć wówczas, czy nie ująć najmu w zakresie działalności przedsiębiorcy, by móc skorzystać z preferencji wynikających z najmu instytucjonalnego, ułatwiających ewentualną eksmisję.

W wariancie z symbolicznym czynszem korzyść pracownika (wartość czynszowa lokalu w części, której nie uiszcza) będzie doliczana do jego przychodów i opodatkowana (poza ewentualnie wspomnianą kwotą 500 zł, objętą zwolnieniem z PIT).

O ile więc w zasadzie korzyść podatkowa nie występuje, to przychód taki jest wolny od oskładkowania.

Podstawa prawna:

art. 11 ust. 2a pkt 3, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 19, art. 22 ust. 6ba ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.),

§ 2 pkt 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728 z późn. zm.).

Autor: Krzysztof Klimek

Prawnik specjalizujący się w podatkach dochodowych, wieloletni pracownik administracji celnej i skarbowej, gdzie zajmował się egzekucją, postępowaniami karnoskarbowymi, ulgami i odpowiedzialnością podatkową. Obecnie współpracownik wielu znanych wydawnictw.