KSeF a płynność finansowa. Co się stanie, gdy klient nie pobierze faktury?

Wyobraźmy sobie przedsiębiorcę, który wykonał usługę, wystawił fakturę, przesłał ją do KSeF, a jego kontrahent nawet jej nie otworzył. Formalnie faktura istnieje i jest dostępna. Ale czy została doręczona? Czy biegnie czas terminu płatności? Czy ktoś może powiedzieć „nie zapłaciłem, bo jej nie widziałem”?

Tu zaczyna się problem, który będzie tematem dla kancelarii prawnych przez najbliższe lata. Bo prawo i praktyka biznesowa mogą iść w dwóch różnych kierunkach. Dla sprzedawcy najważniejsze jest, aby moment pojawienia się faktury w KSeF był równoznaczny z doręczeniem. Dla nabywcy niekoniecznie.

To prowadzi do kolejnej refleksji: czy w umowach handlowych zaczniemy wpisywać klauzule „moment doręczenia = moment odbioru w KSeF”? Prawdopodobnie tak. Umowy będą uszczelniane, a obie strony będą próbowały minimalizować ryzyko. Bo mówiąc brutalnie, nikt nie chce finansować cudzej działalności.

Jeśli zaś umowy nie nadążą, pojawią się spory. Jedni będą twierdzili, że termin płatności liczy się od dnia wystawienia, drudzy że od „zapoznania się”. Trzeci będą czekać, aż orzecznictwo coś w tej sprawie powie. A w tle będą realne koszty, opóźnienia w płatnościach, wzrost zatorów finansowych, kredytowanie kontrahentów, napięcia w relacjach handlowych.

Najbardziej paradoksalne jest to, że celem KSeF była standaryzacja i uporządkowanie obiegu faktur. A właśnie ten porządek może zostać zakłócony przez to, że faktura „jest, ale jej nie ma”. Bo jest w systemie, ale nie jest pobrana.

Czy jesteśmy na to gotowi? W większości – jeszcze nie. Przedsiębiorcy przyzwyczajeni do maili i PDF-ów będą musieli nauczyć się nowej dyscypliny: sprawdzania systemu, pilnowania terminów. Może to być największą zmianą, czyli pilnowanie tego również po stronie klienta.

KSeF sam z siebie problemów nie tworzy. To my, nasze przyzwyczajenia, tempo komunikacji, brak przygotowania mogą sprawić, że faktura w systemie będzie wisieć jak nieodebrane awizo. A w biznesie, jak wiadomo, finalnie nie o dokument chodzi, lecz o pieniądze.

Wszystko to odsłania jeszcze jeden, niedoceniany aspekt – relacje. W firmach, gdzie kontakt z klientem jest dobry, a faktury są od dawna regulowane „od ręki”, KSeF nie wprowadzi rewolucji. Ale tam, gdzie relacja biznesowa ma już w sobie drobne potknięcia, nowy system stanie się doskonałą wymówką. „Nie pobrałem, nie wiedziałem, nie miałem dostępu, księgowa była na urlopie”. System informatyczny nie rozwiąże problemu braku zaufania, raczej go uwidoczni.

I pojawia się jeszcze jeden wątek, bardziej operacyjny. Firmy, które szybko zrozumieją ryzyka, zaczną budować miniprocedury komunikacji. Kto sprawdza? Jak często? Jakie są alarmy? Co robimy, gdy klient nie reaguje? Bo w świecie szczególnie małych przedsiębiorców, w którym termin płatności potrafi decydować o być albo nie być projektu inwestycyjnego czy firmy, nie ma miejsca na niedopilnowanie.

W pewnym sensie KSeF przypomina lustro, odbije kulturę pracy firm, tempo reakcji, sposób komunikacji, poziom wzajemnej odpowiedzialności. Sam system nie „psuje płynności”, ale wymusi na przedsiębiorcach, by zaczęli myśleć o niej bardziej świadomie. A to być może najbardziej wartościowa zmiana ze wszystkich.