Zgłoszenie identyfikacyjne i aktualizacyjne NIP – nowe wzory

W nowy rozporządzeniu określono wzory formularzy rejestracyjnych w wersjach (z dolnym indeksem):

• zgłoszenia identyfikacyjnego/zgłoszenia aktualizacyjnego osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem (NIP-2₍₁₃₎);
• zgłoszenia identyfikacyjnego/zgłoszenia aktualizacyjnego osoby fizycznej będącej podatnikiem lub płatnikiem (NIP-7₍₆₎);
• zgłoszenia aktualizacyjnego osoby fizycznej będącej podatnikiem (ZAP-3₍₆₎);
• zgłoszenia identyfikacyjnego/zgłoszenia aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających (NIP-8₍₄₎).

Warto dodać, że poprzednio obowiązujące wzory tych formularzy, tzn. określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 27 grudnia 2018 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających (Dz.U. z 2018 r. poz. 2496) można stosować nie dłużej niż do 31 grudnia 2021 r.

Organizacji pozarządowych dotyczy formularz NIP-8, który składają podmioty podlegające rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Podmioty podlegające obowiązkowi zgłoszenia identyfikacyjnego (m.in. na formularzu NIP-8) mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego (na takim samym formularzu) do naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. Przypominam istotne zastrzeżenie, że podmioty wpisane do KRS dokonują zgłoszenia aktualizacyjnego wyłącznie w zakresie danych uzupełniających wskazanych w art. 5 ust. 2b pkt 2 ustawy o ewidencji i identyfikacji podatników.

Dane uzupełniające, w przypadku osób prawnych, obejmują: skróconą nazwę (firmę), wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 ustawy o VAT, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe.

Organizacje powinny pamiętać o dopełnieniu obowiązku zgłoszenia aktualizacyjnego, jeżeli zmienią się dane podlegające zgłoszeniu, czyli wymienione wyżej dane uzupełniające. Konsekwencje niedopełnienia tego obowiązku mogą okazać się poważne, na co zwraca uwagę orzecznictwo To na podatniku spoczywa obowiązek stałej aktualizacji swoich danych (np. kontaktowych) w taki sposób, aby organom podatkowym nie sprawiało żadnego problemu ustalenie aktualnego adresu. Jeżeli podatnik nie poinformował właściwych organów podatkowych o zmianie danych kontaktowych, to nie może skutecznie podnosić, że nie z własnej winy nie brał udziału w postępowaniu podatkowym (patrz np. wyrok WSA w Krakowie z 6 grudnia 2017 r., sygn. akt I SA/Kr 1142/17).

Natomiast: „Organ podatkowy ma obowiązek dokonywania doręczeń na adres figurujący w rejestrze, także wtedy, gdy dysponuje nieformalnymi informacjami o jego nowym adresie, bowiem taki jest sens, istota, a także prawne znaczenie urzędowej ewidencji.” (wyrok NSA z 13 lipca 2018 r., sygn. akt II FSK 2019/16).