Praca zdalna od 7 kwietnia 2023 r. Sprawdź, o czym powinien pamiętać pracodawca

Nowelizacja przepisów prawa pracy, dokonana mocą ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa nowelizująca) wprowadziła przepisy dotyczące pracy zdalnej do Kodeksu pracy (art. 67¹⁸–art. 67³⁴). Przy czym regulacje te obowiązują od 7 kwietnia 2023 r. Na ich podstawie miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie miejsce wskazane przez pracownika, jednak uzgodnione z pracodawcą (tj. zaakceptowane przez niego). Przy czym może to być miejsce zamieszkania tej osoby, ale nie musi. Wspomniana praca może zaś być w nim wykonywana całkowicie lub częściowo.

Jako zasadę przyjęto wykonywanie pracy zdalnej z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. Przy czym uzgodnienia w tym zakresie mogą nastąpić nie tylko przy zawieraniu umowy o pracę, ale również w trakcie zatrudnienia. W niektórych przypadkach pracodawca będzie obowiązany uwzględnić wniosek (np. pracownicy w ciąży czy wychowującej dziecko do 4 lat), chyba że nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Wówczas – tj. w przypadku odmowy uwzględnienia takiego wniosku – na poinformowanie pracownika o jej przyczynach pracodawca będzie miał 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Jednakże w pewnych sytuacjach dopuszczalne będzie wykonywanie pracy zdalnej także na podstawie służbowego polecenia pracodawcy. Pracodawca będzie miał prawo skorzystać z tego rozwiązania w okresie:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

• w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenia miejsca pracy na skutek pożaru, powodzi itp.).

Przed wydaniem polecenia pracy zdalnej pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy.

Nowością jest również okazjonalna praca zdalna, wykonywana na wniosek pracownika w incydentalnych okolicznościach uzasadnionych jego potrzebami (np. w celu doraźnej opieki nad członkiem rodziny). Wymiar okazjonalnej pracy zdalnej nie może przekraczać 24 dni w roku kalendarzowym (art. 67³³ Kodeksu pracy).

Warto także nadmienić, że praca zdalna zastąpi w Kodeksie pracy tzw. telepracę, która do tej pory była uregulowana w przepisach 67⁵–67¹⁷ tej ustawy. W przeciwieństwie do pracy zdalnej, która polega na wykonywaniu pracy „całkowicie lub częściowo” w miejscu wskazanym przez pracownika, telepraca wiąże się ze stałym wykonywaniem pracy poza zakładem pracy (z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej).

Dotychczasowe regulacje ustawowe w zakresie pracy zdalnej, obowiązujące w związku z pandemią COVID-19 jedynie ogólnikowo stanowiły, że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługę logistyczną zapewnia pracodawca. Tymczasem w nowych przepisach wprost zostało wyartykułowane, że obowiązkiem tego podmiotu jest pokrywanie szerokiego zakresu kosztów z nią związanych.

Pracownik będzie mógł wykorzystywać do pracy zdalnej własne narzędzia lub materiały. Jednakże w takim przypadku pracodawca będzie musiał wypłacać mu z tego tytułu stosowny ekwiwalent. Obowiązki w zakresie pokrywania wspomnianych wcześniej kosztów, względnie wypłaty ekwiwalentu, będzie można zrealizować poprzez wypłatę stałego ryczałtu (w wysokości odpowiadającej przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej).

Ustalając wysokość ekwiwalentu albo ryczałtu, pracodawca będzie musiał brać pod uwagę w szczególności:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
• ich udokumentowane ceny rynkowe oraz
• ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także
• normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Pracodawca będzie miał również obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.

Nowe przepisy o pracy zdalnej wprowadzone do Kodeksu pracy wprowadzają również korzystne rozwiązania podatkowe dla osób zajmujących się jej świadczeniem. Jak bowiem wynika z nowych regulacji w tym zakresie:

• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i
• wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu

– nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PIT.

Taki zapis art. 67²⁵ Kodeksu pracy, dodanego do tej ustawy z 7 kwietnia 2023 r. powoduje, że od wymienionych w tym przepisie świadczeń związanych z pracą zdalną pracownik nie musi płacić podatku dochodowego od osób fizycznych. Pracodawca nie ma zatem obowiązku doliczania ich wartości jako płatnik do pozostałych przychodów tej osoby ze stosunku pracy, w celu potrącenia zaliczki na PIT.

W treści powołanego przepisu ustawodawca posłużył się terminem „pracownik”. Przypomnijmy, że w świetle art. 12 ust. 4 ustawy o PIT, za pracownika w rozumieniu jej przepisów uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy. Przepis art. 67²⁵ Kodeksu pracy nie dotyczy więc wprost osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, np. zlecenia. Nie oznacza to jednak, że jeśli zleceniobiorca otrzyma takie świadczenie, to od jego wartości będzie musiał zapłacić PIT. Jak bowiem wskazano w art. 67³⁴ Kodeksu pracy po nowelizacji, przepisy niniejszego rozdziału (tj. nowego Rozdziału IIc poświęconego pracy zdalnej) stosuje się także do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę. Z tego nasuwa się wniosek, że regulacje te dotyczą także zleceniobiorców czy osób wykonujących umowy o dzieło na zasadzie pracy zdalnej.

Skutek wprowadzonych rozwiązań jest podobny jak w przypadku art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT. Na podstawie powołanej regulacji wolne od tego podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Przepis ten, który był stosowany m.in. pod kątem zwolnienia od PIT ekwiwalentów wypłacanych z tytułu pracy zdalnej na gruncie specustawy o COVID-19, zasadniczo nie musi być już jednak brany pod uwagę po wejściu w życie ww. nowelizacji Kodeksu pracy (7 kwietnia 2023 r.). Zgodnie bowiem z jej zapisami, wspomniane świadczenia w ogóle nie będą stanowić przychodu pracownika do celów PIT (który następnie mógłby podlegać zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13).

Przykład

Pracownik „X” jest zatrudniony na cały etat, na podstawie umowy o pracę. Do wykonywania pracy zdalnej na rzecz swojego pracodawcy korzysta z prywatnego laptopa. Jego wartość wyceniono na 3.000 zł. Wysokość należnego pracownikowi miesięcznego ryczałtu z tego tytułu została ustalona w oparciu o zasady amortyzacji takiego sprzętu, w następujący sposób:

• roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów (symbol KŚT 491): 30%,
• roczny odpis amortyzacyjny: 900 zł (tj. 3.000 zł × 30% = 900 zł),
• miesięczny odpis amortyzacyjny: 75 zł (tj. 900 zł / 12 miesięcy = 75 zł),
• wysokość miesięcznego ryczałtu za laptop: 75 zł.

Oprócz tego pracodawca obliczył, że wspomniany laptop o mocy 65W zużywa w ciągu 1 godziny 0,07 kWh energii elektrycznej. W przypadku wykorzystywania go przez 8 godzin dziennie całodniowe zużycie energii wynosi 0,56 kWh. Przy cenie energii 0,94 zł za 1 kWh daje to dzienny koszt 0,52 zł. Zakładając, że w miesiącu średnio przypada 21 dni roboczych, miesięczne koszty energii związane z pracą komputera do celów służbowych pracodawca oszacował na 10, 92 zł (tj. 21 × 0,52 zł. = 10, 92 zł). Miesięczna wysokość należnego pracownikowi ryczałtu za używanie prywatnego laptopa do celów służbowych (obejmująca również zużycie energii elektrycznej w związku z pracą urządzenia) wynosi więc łącznie 85,92 zł (tj. 75 zł + 10,92 zł = 85,92 zł). Od wypłacanego comiesięcznie ryczałtu w tej wysokości pracodawca nie pobiera zaliczek na PIT.

Pracodawca powinien dochować należytej staranności w kształtowaniu zasad wykonywania pracy zdalnej w firmie, w tym pod kątem ustalenia wysokości ryczałtu, o którym była mowa wcześniej, czy przysługujących pracownikom ekwiwalentów. Fiskus może bowiem uznać w razie ewentualnej kontroli, że ustalenie ich w wysokości wyższej niż wynikająca z obiektywnych przesłanek – w obliczu ustawowego, nieobjętego żadnym limitem zwolnienia tych świadczeń od PIT – miało na celu zaniżenie podatku i składek ZUS od wypłacanych tym osobom należności związanych z zatrudnieniem (np. jako ukryta podwyżka wynagrodzeń).

W przypadku świadczenia pracy zdalnej mogą pojawić się wątpliwości dotyczące wysokości pracowniczych kosztów uzyskania przychodów, zwłaszcza podwyższonych. Podwyższone koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy (i pokrewnych) należą się wówczas, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się jego zakład pracy. Wynoszą one 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 3.600 zł albo 5.400 zł – w zależności od tego, czy pracownik uzyskuje przychody tylko z jednego, czy równocześnie z tytułu dwóch lub więcej stosunków pracy.

Podwyższone koszty, o których mowa, nie przysługują, jeśli pracownikowi jest wypłacany dodatek za rozłąkę. Tak samo będzie w sytuacji gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem przypadków, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do jego przychodów podlegających opodatkowaniu. (art. 22 ust. 13 ustawy o PIT).

Czy wobec tego powyższe zasady znajdują również zastosowanie w przypadku pracy zdalnej. Nie ma większego problemu, gdy pracownik pracę zdalną świadczy z domu (mieszkania), który jest w tej samej miejscowości co jego zakład pracy. Wówczas pracownikowi należą się standardowe koszty uzyskania przychodów – w wysokości 250 zł miesięcznie (przy jednym stosunku pracy). Sytuacja komplikuje się, gdy miejsce zamieszkania pracownika wykonującego swoje obowiązki zdalnie i jego zakład pracy znajdują się w różnych miejscowościach. W takim przypadku wysokość kosztów uzyskania przychodów pracownika nie jest oczywista.

Wykonywanie pracy zdalnej nie pozbawia pracownika mieszkającego w innej miejscowości niż ta, w której jest zakład pracy, prawa do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów.

Takie wnioski nasuwają się również z informacji fiskusa. Co prawda większość z nich została wydana na gruncie wspomnianych wcześniej przepisów w zakresie pracy zdalnej, które obowiązywały w związku z epidemią COVID-19, jednakże ze względu na istotę problemu można założyć, że są one aktualne również na gruncie naszych rozważań. Na przykład Ministerstwo Finansów w wyjaśnieniach zatytułowanych „Pytania i odpowiedzi Twój e-PIT” (dostępnych w serwisie www.podatki.gov.pl) wypowiedziało się w następujący sposób: „Jeśli pracujesz zdalnie z domu na polecenie pracodawcy, w związku z COVID-19, a zakład pracy znajduje się poza miejscowością twojego zamieszkania, przysługują ci podwyższone koszty uzyskania przychodów”.

Ponoszenie wydatków związanych z pracą zdalną rodzi określone skutki podatkowe po stronie pracodawcy, w zakresie ich rozliczania w kosztach uzyskania przychodów. Przypomnijmy, że takimi kosztami są koszty poniesione w celu osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów enumeratywne wymienionych jak tzw. koszty niepotrącalne (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). W przypadku wydatków, o których mowa (dotyczących np. zapewnienia pracownikowi telefonu służbowego, komputera, drukarki, abonamentu na Internet, materiałów biurowych i eksploatacyjnych, np. papieru i tonerów do drukarek, długopisów itp.) niewątpliwie spełnione są przesłanki, o których mowa w tych przepisach. Dlatego, co do zasady – jako tzw. koszty pracownicze – mogą one pomniejszać przychody pracodawcy.

W zależności od charakteru oraz wysokości tych wydatków, pracodawcy wolno je będzie rozliczać w kosztach podatkowych bezpośrednio albo w sposób pośredni poprzez odpisy amortyzacyjne (w przypadku środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych).

W kontekście kosztów uzyskania przychodów pracodawcy warto również zwrócić uwagę na przepis art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 52 ustawy o CIT). Wyłącza on z tych kosztów wydatki poniesione na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku podatnika, niezaliczanych do środków trwałych. Chodzi o przypadek, gdy składniki te nie są wykorzystywane do celów działalności prowadzonej przez podatnika, lecz służą osobistym celom pracowników i innych osób albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą podatnika.

Fakt wykorzystywania sprzętu firmowego w domu (miejscu zamieszkania) pracownika wykonującego pracę zdalną nie pozbawia jego pracodawcy prawa do potrącania w kosztach związanych z nim wydatków. W takim przypadku trudno jest bowiem uznać, że sprzęt (np. biurko) znajduje się poza siedzibą podatnika „bez uzasadnienia”, skoro istotą pracy zdalnej jest powierzenie pracownikowi wykonywania obowiązków zawodowych poza zakładem pracy.

W takim duchu wypowiadał się w tej kwestii również fiskus. W nawiązaniu do treści powołanych regulacji (a konkretnie art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT) Ministerstwo Finansów wyjaśniło (w ww. pytaniach i odpowiedziach), że „W czasie epidemii koronawirusa wykorzystywanie firmowego majątku poza siedzibą przedsiębiorstwa jest uzasadnione. Wydatki na zakup składników majątku firmowego, jak komputery czy drukarki przekazane pracownikom do wykonywania pracy zdalnej, mogą być kosztem uzyskania przychodów. Wspominany przepis nie ma tu zastosowania”.

Inaczej jednak będzie w sytuacji gdy okaże się, że pracownik wykonujący pracę zdalną faktycznie używał sprzętu pracodawcy do swoich osobistych celów (względnie do prowadzenia działalności niezwiązanej z zatrudnieniem u tego pracodawcy). Wówczas znajdzie zastosowanie przepis, o którym była mowa wcześniej oraz wyłączenie określonych w nim wydatków z kosztów uzyskania przychodów.