Pytanie: W naszym programie księgowym przy księgowaniu dokumentów (delegacji służbowych) należy określić trzy daty: data księgowania, data dokumentu i data operacji gospodarczej. Które daty należy wpisać w konkretne pozycje? Data księgowania to data wystawienia delegacji, czy data przedłożenia do rozliczenia przez pracownika? Przy dacie operacji gospodarczej wpisałabym datę faktycznego pobytu w podróży służbowej. Data dokumentu to chyba data wystawienia delegacji. Jak powinno być ujęte prawidłowo? Zaznaczę, że jeśli chodzi o faktury, to datą księgowania jest data wpływu do jednostki potwierdzona w ewidencji zestawień dokumentów rozliczeniowych i płatności. Data operacji to data usługi lub dostawy, data dokumentu to oczywiście data wystawienia faktury.

Odpowiedź: Data księgowania to data, według której rozliczamy delegację. Najczęściej jest to data zakończenia podróży. Może być to data przedłożenia rozliczenia albo data ostatniego dnia miesiąca (jeżeli księguje się dane z poprzedniego miesiąca), jeśli taką zasadę wpisano w polityce rachunkowości.

Data dokumentu rozliczenia podróży to data zakończenia podróży albo data przedłożenia rozliczenia. W tym przypadku są różne praktyki.

Data operacji – to są daty z dokumentów rozliczeniowych, np. faktur za noclegi, paragony za parking. W przypadku kwot delegacji to data zakończenia podróży.

Podstawa prawna:

art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Autor: Katarzyna Trzpioła

Doktor nauk ekonomicznych w zakresie nauk o zarządzaniu, adiunkt na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, praktyk, wieloletni szkoleniowiec i dydaktyk, autorka wielu publikacji z zakresu rachunkowości finansowej podatkowej, MSSF i rachunkowości zarządczej. Współpracuje z następującymi redakcjami: Portal FK, Rachunkowości i Podatki dla praktyków, Nowe Standardy Sprawozdawczości