Jak rozliczyć wykorzystywanie auta członka stowarzyszenia do działalności statutowej?

Odpowiedź: Jeśli stowarzyszenie korzysta z samochodów członków stowarzyszenia i członków zarządu, to powinny być podpisane umowy cywilnoprawne dotyczące wykorzystania w konkretnym celu takiego auta. Organa skarbowe niestety kwestionują możliwość rozliczania tak jak u wolontariuszy, czyli na zasadach podróży służbowych. Wskazują, iż art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U z 2023 r. poz. 2805 ze zm.) dotyczy tylko pracowników. Po drugie wskazują na art. 16 ust. 1 pkt 38 updop który zabrania zaliczać do kosztów podatkowych wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Zgodnie z powyższym przepisem, wypłacone wynagrodzenie z tytułu pełnionych funkcji na rzecz tych osób są zatem kosztem uzyskania przychodów. Inne wydatki, niebędące świadczeniami z odrębnego stosunku cywilnoprawnego, takie jak zwrot kosztów delegacji czy też wypłata ekwiwalentu za użytkowanie samochodu nienależącego do spółki (Stowarzyszenia), nie mogą być uznane za koszty podatkowe. Jedynie świadczeń, których zapłata wynika z zawartej umowy cywilnoprawnej pomiędzy spółką (Stowarzyszeniem) a członkiem jej organów nie obejmuje wskazany przepis art. 16 ust. 1 pkt 38a updop.

Najrozsądniej zatem każdorazowo podpisywać umowę zlecenia – może być bez wynagrodzenia, ale ze wskazaniem, na podstawie jakich dokumentów będzie zwrot kosztów przejazdu (por. pismo z 25 sierpnia 2020 r. dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej0114-KDIP2–1.4010.171.2020.3.KS).