Pytanie: Otrzymaliśmy grant z MF na zakup komputerów. Jak to zaksięgować? W 2023 roku przekazano kwotę 128.000 zł, a 30.000 zł w 2024 roku. W 2023 zakupiono komputery i serwer za 158.000 zł. Przychody zostały zaksięgowane na koncie 760, a komputery na czwórki. Czy jest to prawidłowe księgowanie, czy powinno być zaksięgowane na koncie 761? Jak to wykazać w bilansie?

Odpowiedź: Biorąc pod uwagę, że komputery nie zostały zakwalifikowane do środków trwałych, kwota dotacji powinna zostać zaksięgowana na koncie pozostałych przychodów operacyjnych (760).

Pozostałe przychody operacyjne to w szczególności przychody związane z otrzymaniem środków pieniężnych na inne cele niż dopłaty do cen sprzedaży, nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych.

Z kolei środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych powinny zostać ujęte jako rozliczenia międzyokresowe przychodów.

Uwzględniając, że komputery i serwer zostały zaliczone jednorazowo do kosztów i nie zostały ujęte jako środki trwałe, dotacja otrzymana w celu ich zakupu powinna zostać ujęta w ramach pozostałych przychodów operacyjnych.

Koszt zakupu komputerów jako wyposażenia prawidłowo został wykazany w ramach kosztów operacyjnych podstawowej działalności. Katalog kosztów zaliczanych do pozostałej działalności operacyjnej nie obejmuje kosztów sfinansowanych dotacją. W związku z tym nie ma potrzeby uwzględniania w księgowaniach konta 761 (Pozostałe koszty operacyjne).

Jeśli chodzi o kwotę dotacji, jaka powinna zostać uwzględniona w ramach pozostałych przychodów operacyjnych, należy zwrócić uwagę na konieczność zachowania zasady ostrożności. W szczególności należy w tym celu w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, uwzględnić wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne.

Jeżeli kwota dotacji otrzymanej w 2024 roku była już na etapie sporządzania sprawozdania niewątpliwa, może ona zostać uwzględniona w przychodach roku 2023 (oraz jednocześnie w bilansie jako należność).

Jest to z kolei uzasadnione zasadą współmierności przychodów i kosztów. Zgodnie z tą zasadą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Zatem na dzień bilansowy kwoty ujęte w poszczególnych pozycjach bilansu oraz rachunku zysków i strat mogą kształtować się następująco:

Rachunek zysków i strat

koszty podstawowej działalności operacyjnej („4”): 158.000 zł

pozostałe przychody operacyjne (760): 158.000 zł.

Bilans

pozostałe rozrachunki (należność): 30.000 zł.

Zobacz także

Podstawa prawna:

art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. h, art. 6 ust. 1, art. 7 ust. 1 pkt 3, art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Autor: Monika Czekała

Doradca podatkowy nr wpisu 14485, księgowa z kilkunastoletnim doświadczeniem, posiada Certyfikat Księgowy Ministerstwa Finansów nr 66987/2014, biegły sądowy z zakresu finansów i rachunkowości, Księgowy Roku 2017 Województwa Śląskiego, oraz finalistka innych konkursów wiedzy podatkowej i księgowej o zasięgu ogólnopolskim, takich jak Moneta Aurea 2009, Lider Księgowości 2012, Księgowy Roku. Jest właścicielką biura rachunkowego Metis Finanse Sp. z o.o.