Jak ewidencjonować zwrot opakowań w systemie kaucyjnym?

Odpowiedź: W systemie kaucyjnym kaucja jest, co do zasady, przepływem neutralnym – nie jest składową ceny napoju. W związku z tym w księgach najlepiej prowadzić ewidencję kaucji na rozrachunkach, a nie na przychodach lub kosztach. Jest to szczególnie ważne w sytuacji gdy nie są przyjmowane opakowania i nie są wypłacane kaucje klientom.

Jeśli chodzi o faktury zakupu, to kaucja nie jest kosztem towaru i nie powinna zwiększać wartości zapasów – powinna być księgowana jako rozrachunek, tj. należność lub rozliczenie kaucji.

Przykładowa dekretacja może wyglądać następująco:

• Wn konto 330 „Towary” (wartość netto napojów)
• Wn konto 220 „VAT naliczony” (od towaru)
• Wn konto 24–1 „Pozostałe rozrachunki”, analityka: „Kaucje zapłacone w systemie kaucyjnym” (kwota kaucji z faktury)
• Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” (brutto towar + kaucja).

Z kolei jeśli chodzi o sprzedaż w systemie kaucyjnym, kaucja powinna być poza podstawą opodatkowania VAT na etapie sprzedaży napoju, co potwierdzają objaśnienia Ministerstwa Finansów.

Dodatkowo pobrana od klienta kaucja to zobowiązanie/rozrachunek, a nie przychód ze sprzedaży napojów.

Przykładowo dekretacja może być następująca:

• Wn konto 100/130 „Kasa/Bank” (cena napoju + kaucja)
• Ma konto 700 „Przychody ze sprzedaży” (cena netto napoju)
• Ma konto 220 „VAT należny” (od napoju)
• Ma konto 24–2 „Kaucje pobrane od klientów” (kwota kaucji)

W tej sytuacji na paragonie/fakturze kaucja powinna być wyodrębniona. Jak wskazaliśmy wyżej, na gruncie VAT kaucja w systemie kaucyjnym nie wchodzi do podstawy opodatkowania.

W uproszczeniu można stwierdzić, że ekonomicznie pobrana od klienta kaucja finansuje kaucję zapłaconą na etapie zakupu.

Zalecane jest prowadzenie dwóch analityk (24–1 i 24–2) i okresowe uzgadnianie:

• kaucje zapłacone będące składową zapasów (dotyczą napojów jeszcze niesprzedanych),
• kaucje pobrane dotyczą napojów sprzedanych.

W takiej sytuacji można dokonywać wewnętrznego rozliczenia (miesięcznej kompensaty) kwot kaucji przypadających na sprzedane sztuki: Wn 24–2 / Ma 24–1.Sama technika kompensaty rozrachunków jest powszechna, ale powinna wynikać z realnego mechanizmu rozliczeń.

Oczywiście przyjęty sposób rozliczania powinien także znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości jednostki.

Biorąc pod uwagę aspekty podatkowe należy stwierdzić, że zgodnie z ustawą o CIT do przychodów nie zalicza się zwróconych wpłaconych kaucji. Z kolei w odniesieniu do kosztów uzyskania przychodów należy zauważyć, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wpłaconych kaucji. W konsekwencji kaucja zapłacona dostawcy nie jest kosztem w momencie zapłaty. Natomiast kaucja pobrana od klienta nie jest przychodem w momencie pobrania.

Przychód lub odpowiednio koszt podatkowy powstają dopiero w momencie uznania kaucji za definitywnie nieodzyskaną/niezwróconą.

Zatem jeżeli jednak w pewnym momencie powstaje prawo do zatrzymania kaucji – bo na przykład stała się bezzwrotna na podstawie regulaminu albo została zaliczona na poczet ceny, to w tym momencie kwota przestaje być „zwrotna” i, co do zasady, staje się przychodem podatkowym (bo zmienia się w definitywne przysporzenie).

Natomiast kaucja kosztem może stać się dopiero, gdy straci swój zwrotny charakter (np. zgodnie z umową/przepisami staje się bezzwrotna albo zostaje potrącona na niekorzyść). Taki tok rozumowania potwierdzają interpretacje KIS – że kaucja może być kosztem w momencie, w którym stała się bezzwrotna.