Czy wspólnota mieszkaniowa powinna złożyć zawiadomienie ZAW-FA do KSeF?

Odpowiedź: Wspólnota mieszkaniowa może złożyć zawiadomienie ZAW-FA do KSeF, wskazując dowolną osobę – np. członka zarządu lub osobę zatrudnioną w spółce zarządzającej. Tylko jedna osoba może być zgłoszona w zawiadomieniu. To ona następnie nadaje uprawnienia kolejnym podmiotom, np. spółce lub jej pracownikom. ZAW-FA składa się pisemnie do właściwego urzędu skarbowego – nie ma formalnych przeciwwskazań do złożenia go zbiorczo z pismem przewodnim.

Z przepisów art. 106nb ustawy o VAT wynika, że z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) korzystać może sześć grup podmiotów. Są to:

• podmioty pierwotnie uprawnione do korzystania z tego systemu; do podmiotów takich należą między innymi podatnicy,
• podmioty wskazane (przez podmioty uprawnione pierwotnie lub przez podmioty wskazane przez podmioty uprawnione pierwotnie); do grupy tej należą między innymi podmioty (niekoniecznie osoby fizyczne) wskazane przez podatników, jak również inne podmioty (niekoniecznie osoby fizyczne) wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień określają przepisy § 3–5 rozporządzenia w sprawie KSeF. Z przepisów tych wynika, że nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane na dwa sposoby.

Pierwszy, podstawowy sposób polega na wykorzystaniu posiadającego taką funkcjonalność programu komercyjnego lub przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników. Przy czym sposób ten wymaga uwierzytelnienia oraz weryfikacji posiadanych uprawnień w sposób elektroniczny (na jeden ze sposobów określonych przepisami § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KSeF), a więc:

• w przypadku osób fizycznych – za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub za pomocą podpisu zaufanego,
• w przypadku podmiotów niebędących podatnikami – za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Drugi sposób jest dostępny dla podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w sposób elektroniczny (na jeden ze sposobów określonych przepisami § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KSeF). W takich przypadkach nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF może zostać dokonane poprzez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-FA. Wzór tego zawiadomienia stanowi załącznik do rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF (zob. § 4 rozporządzenia w sprawie KSeF).

Z przepisów nie wynika przy tym ograniczenie co do osoby, której nadane zostaną uprawnienia w drodze złożenia zawiadomienia ZAW-FA. A zatem w przedstawionej sytuacji wspólnota mieszkaniowa w zawiadomieniu ZAW-FA może wskazać dowolną osobę, w tym członka zarządu.

Osoba taka będzie uprawniona do nadawania dalszych uprawnień, w tym uprawnień do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Uprawnienia takie nadane będą mogły zostać np. zarówno wskazanej spółce, jak i osobie fizycznej zatrudnionej w tej spółce.

Na zakończenie wyjaśnić pragnę, że zawiadomienie ZAW-FA składane jest w formie pisemnej do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego. Jest to jedyny wynikający z przepisów wymóg (przy czym pamiętać należy, że w drodze złożenia zawiadomienia ZAW-FA uprawnienia mogą zostać nadane tylko jednej osobie; dalsze uprawnienia są już nadawane przez tę osobę elektronicznie).