Kiedy można stosować zastępcze dowody księgowe

Odpowiedź: Zgodnie z ustawą o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Powyższe nie może jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Jak wynika z tych regulacji, dowody zastępcze są szczególnym typem dowodów. Pozwalają one na wypełnienie obowiązku ujęcia w księgach każdego zdarzenia gospodarczego, w sytuacji gdy nie jest tymczasowo lub trwale dostępny „właściwy” dowód źródłowy.

Przyczyną wystawienia dowodu zastępczego jest „uzasadniony brak możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych”. Jednocześnie w ustawie nie sprecyzowano, jakie mogą być te uzasadnione powody nieposiadania dokumentu.

Szczegółowe wytyczne na temat stosowania dowodów zastępczych powinny zostać ustalone przez kierownika jednostka i zostać opisane w polityce rachunkowości. Możliwe jest również podjęcie przez kierownika jednostki decyzji o niestosowaniu dowodów zastępczych.

Jednocześnie w momencie pozyskania dowodu obcego należy porównać go z treścią dowodu zastępczego oraz sprawdzić, czy nie występują rozbieżności. W sytuacji stwierdzenia niezgodności konieczne jest dokonanie zapisów korygujących, tak aby dane były zgodne ze stanem wynikającym z dowodu obcego.

Jeżeli z polityki rachunkowości wynika, że podstawą ujęcia dowodu zastępczego jest oświadczenie prezesa zarządu, jak najbardziej będzie ono wystarczające. Należy przy tym nadmienić, że zgodnie z ustawą sporządzenie tego dowodu zastępczego należy do osoby dokonującej danej operacji.