Jak wprowadzić do ewidencji wyposażenia przeoczony w zeszłym roku przedmiot

Pytanie: W ubiegłym roku nie zostały wprowadzone do ewidencji wyposażenia gaśnice. W tym roku okazało się, że mamy ich za dużo i chcieliśmy je wprowadzić do ewidencji, aby nie wykazywać nadwyżek w inwentaryzacji. Na podstawie jakiego dokumentu wprowadzić te gaśnice do ewidencji? Czy może być to np. protokół przyjęcia dołączone ksero rachunku z tego zakupu? Dodam, że gaśnice te zostaną przyjęte tylko na stan do ewidencji ilościowej, gdyż ich cena nie przekracza wartości wprowadzanych środków do ewidencji ilościowo-wartościowej.

Odpowiedź: Zakupione w ubiegłym roku gaśnice powinny zostać wprowadzone do ewidencji na podstawie kopii faktury/rachunku potwierdzającego dokonanie tego zakupu. Poza tym powinien zostać sporządzony protokół przyjęcia sprzętu, na podstawie którego jednostka będzie mogła przyjąć gaśnice do ewidencji.

Gaśnice mogą zostać wprowadzone do ewidencji ilościowej, jeśli ich wartość jednostkowa nie przekracza ustalonego progu dla środków trwałych w jednostce. W ewidencji należy wskazać datę zakupu oraz datę faktycznego wprowadzenia do ewidencji, zgodnie z zasadami wynikającymi z polityki rachunkowości jednostki.

Jeżeli gaśnice zostały zakupione w ubiegłym roku, nie trzeba księgować ich jako nowego wydatku, a jedynie dokonać korekty w dokumentacji, aby odzwierciedlić ich obecność w ewidencji.

Przed rozpoczęciem przeprowadzania inwentaryzacji trzeba się upewnić, że wszystkie gaśnice są poprawnie ujęte w ewidencji, aby uniknąć wykazywania nadwyżek podczas inwentaryzacji.

Podstawa prawna:

art. 20 ust. 1 oraz art. 54 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).