Jak zaksięgować wyjazd integracyjny pracowników i kontrahentów?

Wydatki dotyczące pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile wyjazd ma charakter integracyjny, motywacyjny lub związany z budowaniem relacji w zespole, co jest akceptowane jako działanie służące osiągnięciu lub zabezpieczeniu przychodów.

W takim przypadku do kosztów podatkowych można zaliczyć wydatki na przeloty, noclegi, wyżywienie oraz inne elementy organizacyjne. Wydatki te ujmuje się w kosztach w pełnej wysokości, przy czym usługi gastronomiczne i noclegowe nie dają prawa do odliczenia VAT. Jeżeli wyjazd ma charakter zbiorowy i integracyjny, nie powstaje po stronie pracowników przychód ze stosunku pracy.

Inaczej traktuje się wydatki poniesione na rzecz kontrahentów. Są one uznawane za koszty reprezentacji, ponieważ mają charakter okazały i służą budowaniu pozytywnego wizerunku.

Koszty reprezentacji – niezależnie od tego, czy dotyczą kolacji, noclegów, przelotów, czy innych świadczeń – nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. W księgach należy je ująć jako NKUP.

W przypadku faktur obejmujących świadczenia zarówno dla pracowników, jak i kontrahentów, konieczne jest dokonanie proporcjonalnego podziału kosztów, np. według liczby uczestników lub – najlepiej – na podstawie rozbitej faktury.

VAT od usług gastronomicznych i noclegowych nie podlega odliczeniu niezależnie od tego, czy dotyczy pracowników, czy kontrahentów.

W praktyce oznacza to, że koszty lotów, noclegów i kolacji przypadające na pracowników ujmuje się jako koszty podatkowe, natomiast koszty dotyczące kontrahentów – jako NKUP. Takie ujęcie jest zgodne z zasadami dotyczącymi kosztów reprezentacji oraz kosztów pracowniczych, a także z ograniczeniami w zakresie odliczenia VAT od usług gastronomicznych i noclegowych.